有效沟通是一门必修课

因为疫情的原因,很多的工作和沟通都改成了线上形式,从一开始用微信群发起多人语音,再到会议软件,或者随着实际需要多软件并用,懂技术的同事就成了红人,那些需要在线技术协助的事情,都要邀请IT方面参与进来。


在一次会议+直播的项目中,我请M协助合作方做好远程设备的准备,在项目群里,M发了这样一段话:


因为是两个平台直播,但是直播APP画面无法被获取,所以需要两台设备,手机用APP直播,电脑用会议软件连接,然后我也进会议间获取会议间的画面推流到另一个平台,直播时候两边的电脑的外放都关掉,只收音不放音,然后两台手机都需要用到耳机。


看到这一段我一下子有点儿慌,合作方也是一位女性。作为女性我自认为已经是一个技术控,但看到这段文字依然有点头大。我说,只说要准备什么,不要讲原理。于是得到的回复是:


手机一台,电脑一台,耳机一个。


我又回头看了一下前面的那段话,似乎明白那是一种IT语:Because…so…/if…so…

瞬间也就表示理解了。


工作中常常收到这样的邮件:


1、修改过的文件在附件里。


这样的邮件看着简单明了,但打开文档之后,所谓修改过的文件,字体字号颜色一样,没有批注,没有标示。对于接收邮件的人来说,如果想要查看修改之处,唯一的办法是把两份文件逐字比对,对于操作者,不得不说是一种困惑。


有时候我会电话过去询问具体改了什么,但由于对该文件经手的人比较多,等待回复也需要很长时间;这样的沟通是格外耗时的。


2、请看附件/请看往来邮件。


这种邮件出现在内部比较多,往往是发邮件的人希望沟通一件事情,为了全方位的呈现事情的来龙去脉,直接把过往的往来邮件转发给第三人。


这样的做法有利有弊。好处是详细周密,坏处是第三个人需要自行筛选哪些是有用的、无用的信息,增加额外的时间成本。


3、碎碎念


工作总结:昨天在某地发生了某事,A说了某事,B做了某事,C安排了某事。昨天在某地一共花费30元,吃饭10元,喝水10元,坐车10元。未来我们要和A保持沟通,下一步再商讨方案。


这样的内容只是一种碎碎念而已,事情描述没有逻辑,涉及到费用或数字也只是平铺直叙的描述,接收邮件的人如果核对,还需要按按计算器一一累加。想必发邮件的人也是自己按了好几遍计算器吧。


对于以上三种情况,如果想要提高沟通效率也很简单:


1、修改文件使用批注,或标注颜色等;

2、需要第三人协助,在邮件中写清自己的需求,必要时做备注说明;

3、有效使用办公软件;


以上的情况多数是自己图了方便,没有考虑对接人的感受。


有一次听到一通电话:

A:某某的内容我发给你,到时候我会如何如何,你如何如何就可以了,巴拉巴拉

B:什么?

A:关于某某某某事


这通电话不是打给我的,当时我在A旁边,他开口的第一句话我就知道B一定听不懂他在讲什么。其实,电话开始前加一句“关于某某事我需要和你沟通”,就会清晰很多,对方知道要说什么事情,对细节也就会理解的更加到位。


自己过于方便,别人就会过于不方便。自己稍微“不方便”一点,可能就给别人带来很多方便,从而提高沟通效率。


当然,除了以上现象,过度沟通也是不能有效沟通的原因之一,对于背景交代的过于啰嗦、铺垫冗长,也会给沟通对象带来过多无效信息。正如下图(网络图片):



懿铭,马拉松爱好者,终身阅读实践者,GTD和精益思想倡导者。秉持高效能和多维度的生活主张,用企业家精神,探索人生与财富自由之路。

你可能感兴趣的:(有效沟通是一门必修课)