企业工作流设计原则及多项目整合开发注意事项

在现代企业管理和运作中,规范化的企业信息系统工作流已经成为其重要核心和灵魂。越来越多企业与组织为了替代原本的纸质申请和审批,纷纷在公司管理和运转中引入审批工作流,用以提高公司的运转效率以及规范化相关管理制度。



一般来说,信息化工作流内所包含的内容基本都大同小异,但其内部逻辑数据的处理却有所区别,大致分为以下几点:


一.角色


每个人在组织或者企业中的岗位职责和层级都不同,需要完成的任务也不一样,所以与其相匹配的权限也有所不同。在审批流程中,大致划分为两类:


1. 发起人


发起人是一个流程的主要关系者,是最关心审批进展的人,发起人完成的主要是事务性、操作性的工作。从发起人的角度来说,在创建完审批事项后,还需要完善相关信息、催促审批人及时处理、跟进驳回修改意见、重新提交。


2. 审批人


审批人需要完成流程中的决策性工作,因此在审批人的视角,内容和操作都应该尽量精简:只展现出最重要的信息,避免过多信息影响判断,只进行必要操作,不能有过多选择或操作,且需要保留审批历史,以便追溯。


二. 内容:提炼最小集合


由于审批事项的不同,所以其流转内容也会有所不同。对于审批流程设计来说,需要在实际业务中提炼出最核心的内容,首先可帮助减轻发起人的工作负担,其次可提高决策的准确性和效率。


例如一个请假审批流程,核心就是请假时间、事由和请假类型;而一个立项投决的审批,则需要重点展示立项会的表决结果,同时还需要把会议记录作为附件带上,以便在必要时可以查看,在交互上,这里同样需要注意内容的归类、收纳。


设计要点在于尽可能精炼内容,要注意保留必要内容,但凡是系统可自动获取的数据,就尽量避免发起人手动输入预置的常用内容,用选择的方式替代输入的,同时也能提高内容规范性。


三. 流程


1. 自主选定审批人流程


这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式,适用没有标准化工作流程的小规模企业。当流程发起人发起审批事项时,需要自动选择下一个环节的审批人,而下一个环节的审批人审批通过后,可以选择继续流转到再下一人,也可结束这个流程。


2.串行流程


只有当每个环节的审批人通过流程后,才会进入到下一环节。每个环节的驳回,可以根据业务需要,设计成驳回到发起人、驳回到上一环节或回到指定环节重新审批,或兼而有之,作为选项供审批人选择。


3. 并行流程


并行流程是审批环节需要多人(角色)审批同意才算通过,有两种方式:任意一人审批通过即进入下一环节 & 必须所有人审批通过才进入下一环节。


上述第一个方式比较好理解,而后者和串行流程容易混淆,即同样是要多个人审批,但一种是同时,一种是分时。其具体区别是审批人是否为同一个级别,并行的方式其实类似于同级别的会签,而串行方式适合有上下层级关系的情况。


并行流程的驳回则相对简单,一般为只要有一个审批者驳回则该环节即算驳回。



4. 条件触发流程


条件触发流程在审批工作流中也比较常见,某个审批环节要由谁(角色)审批,需要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批通过后即结束,金额在1万元以上则由副总裁审批通过后即结束。



5. 混合流程


顾名思义,混合流程就是混合了以上几种流程,还是以上述金额审批为例,若金额低于1万元,由财务审批通过后即结束;金额在1万元到10万元的,需要先由财务审批,之后交由副总裁审批通过后即结束;金额高于10万元的,需要由董事长和总裁一同审批通过后才结束。


四. 动作


1. 通过


“通过”动作由审批人操作,是否需要输入通过原因、通过原因是否必填需要根据业务实际情况决定。要点在于:简单申请不需要手动填写通过原因,或者提供常用选项,复杂申请可选择手动添加详情。


2. 驳回修改


“驳回修改”动作由审批人操作,与通过不同,为了方便发起人修改与优化,驳回原因一般需要设定成必填项,否则发起人或前一审批环节的参与者将无法获取被驳回的理由、和修改建议。驳回修改可根据业务需要,可包含以下三个逻辑:

驳回到发起人 & 驳回上一环节 & 驳回到选定的之前的某个审批环节。


3. 重新提交


“重新提交”由发起人操作,和驳回修改是一一对应的。需要注意的是,审批人审批重新提交的内容时,需要附带上一次驳回的原因。


4.取消


取消动作可选,一般来说是发起人取消,而不是审批人取消,原因如下:

审批人只关心审批事务过是通过还是驳回,取消和驳回含义容易混淆,要注意区分。当然,发起人是否能取消,可由配置项进行设置。


五. 权限


权限的控制贯穿在审批流程的方方面面,上述的角色、内容、流程和动作都会涉及到权限的控制。权限体系的设计是一个大工程,在审批流程中,采用基于角色的访问控制体系(RBAC)是一个不错的选择:


“基于角色的访问控制体系,包括用户、角色、目标、操作、许可权五个基本数据元素,每个角色至少具备一个权限,每个用户至少扮演一个角色,可以对完全不同的角色分配完全相同的访问权限,用户和角色是多对多的关系。”


操作和许可权,其内容可区分为功能权限和数据权限,什么人可以发起什么审批,由功能权限控制相应角色在审批流程中可见的数据,由数据权限控制相应人/角色可以审批的环节。


六.配置和扩展性


审批工作流的配置灵活度和开发复杂度成反比,具体要灵活到什么程度,需要由业务需求决定。一般针对企业开发后台系统的灵活性相对较少,而面向多个企业的商业化的系统则灵活性要求高。配置的灵活性体现在以下方面:


审批流程的类型,可修改具体的审批环节,可增删改的各个环节审批人/角色,可配置的审批相关的权限。


七. 效率


工作流的核心目标是提高企业和组织的运行效率,如果线上审批流程效率还不如原来的纸质操作,那这个流程的设计就是失败的,也失去了意义。因此,在完成审批流程的设计后,还需要花精力对流程的效率进行审视和优化。提升审批流程效率,要注意尽可能精简审批的操作,做好流程操作的引导。


总结


审批流程是中后台工作流的基础应用,我们在设计的过程中,把握的核心要点是“提高效率,规范管理”,在设计过程中要时时回头审视,以免脱离了这个最重要的目标。


详情请参阅:https://www.xjrsoft.com



 

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