2014年大学毕业,从天津来到德州的一家汽车零配件企业上班。
每天面对着轰隆作响的设备,重复着单调而乏味的工作,开早会、下计划、追订单、抓现场,每天都是在忙碌中度过。
日子过得浑浑噩噩,每天拖着疲惫的身体下班。在小区门口买两个鸭头,要一份花生毛豆,再整一瓶啤酒,就开始微信摇人边吃边嗨的DOTA生活。
工作一年以后,我终于厌倦这种天天呆在厂房里,跟冰冷的设备谈恋爱的工作。辞职来到北京,做了一个穷困潦倒的小北漂。
当我站在北京金融街购物广场前面,看着往来衣着光鲜的都市白领,幻想自己穿着笔挺的西装穿梭其中的场景,我还是禁不住乐出声音来。
公司在北京二环里的金融街,紧邻着西单购物广场,抬眼望去全是一个个国字头的知名企业。
为了能节省租金,我在北京五环外一个叫黄村的地方租了一间七平米的阁楼。合租的还有六户,大家共用一个卫生间,有点大香港贫民窟的感觉。
每天早晨从黄村站坐地铁到灵境胡同,中间总共17站,每天的早晚高峰,仿佛是在日本的东京,总有人因为下车不及时而被挤回去。
当时我应聘的是一家品牌房企总裁办的工作,总裁办共有14个人,除去两个领导外,剩下的同事分别跟进几个部门和区域的对接工作,而我主要是负责对接投资拓展和一些新拓区域。
刚开始我是完全不适应总裁办的工作,不仅要求你的工作节奏快,还需要具备良好的全局观和优秀的人际沟通能力,而我一样都不具备。
我因为长期跟工人和设备打交道,耳濡目染的就变成了一个“糙老爷们”,突然让我拿起针来绣花,当时真的有些牵强。
在非常严肃的会议纪要中,经常会出现错别字、漏字的情况;与高管的沟通因为方法不当,造成场面领导很下不来台的情况也时有发生。
后来总裁办主任还专门组织业务能力提升的培训,说是培训会其实就是批评会。在会上,主任把最近出现的上百个低级问题全部拿出来讲了一遍,而出现这么多问题,我的贡献是不可磨灭的。
我的压力非常大,如果试用期不合格,很有可能被解除劳动合同。我一度开始怀疑自己是否适合这份工作,是离职还是咬着牙继续干下去,我很迷茫。
好在自己没有退缩,我也没有躲在角落里抱怨,而是专注于解决问题。在这个过程中,我不断地跟公司的前辈学习和交流,一边优化自己的工作方法,改进自己的不足之处。
所谓一路平顺,不过是日积月累的过程。在掌握一套有效的方法后,终于迎来职场上的突飞猛进。
一、做时间的朋友,坚持记录和复盘。
想要做时间的朋友,最重要的就是把时间记录下来。记录下来的时间又两个好处:
1)了解我们一天的时间花在哪里,学会给自己的生活留痕迹。
2)方便我们做复盘,哪些工作有价值,从而找到优化的方向。
做记录非常的简单,就是把你在什么时间,做了什么事情记录下来。不过闲扯、打游戏、撩妹统统都记下来。不要害怕领导看到,比如撩妹你就可以写成LM,学会给自己的笔记加密。
秘书的工作非常的繁杂,大到十几个亿的投资,小到老板家丢狗,都得你去上心。所以我每天都被一大堆事情搞的焦头烂额,甚至上厕所提裤子的时间都是靠挤出来的。
经常加班到半夜,干脆留在公司过夜。于是我就购买行军床,长期占用会议室。每天六点钟保洁阿姨准时过来推门,哪天忘了锁门就看到光着膀子趟在床上的我,跟拍片一样。
每天从早晨忙到半夜,披星戴月就是形容我的工作状态。但是一天下来躺在床上,仔细想想这一天,好像也没干什么有意义的工作,于是我决定记录我这一天的工作。
不记不要紧,一记吓一跳。即使是在效率最高的白天八小时中,我还在“百忙之中”拿出一个多小时来撩妹逗弟,有时候还偷偷地打一局游戏。很多简单低效低产出的工作,占据了日常50%以上的时间。
每天晚上睡前,我都会拿起今天的记录进行分析:
1)重点工作是否完成。
2)哪些工作完成的很漂亮,可以借鉴哪些经验。
3)哪些工作是无效动作,占用我多少时间。
通过复盘一天的工作,我自己真的就飞快地成长起来。就这样我一步一步的优化自己的服务能力,如何从远处判断董事长茶杯的水量,如何降低董事长阅读材料的难度,如何优化会议流程提高效率,甚至是呈阅董事长的表格的颜色、字体、大小都可以不断的优化。
虽然我走的很慢,但是每天都在进步,一天两天看不出来,等别人看出来的时候,肯定会为你的成长吓一跳。本来没把你这棵小树苗看在眼里,等他回过神来的时候,你已经长成大树。
二、学会给自己的工作定标准。
刚开始接手做秘书的时候,自己业务不熟悉,再加上工作量又很大,每天都在四处救火,心情也是极度的焦躁。
在做秘书期间,每天的工作量很繁杂,再加上自己刚去,业务和流出不熟悉,因此每天都在到处救火。
后来领导找到我说,我们能不能建立一套标准动作,用系统来降低工作的错误率。
我最开始非常的抵触,本来工作就完不成,你还让我做些不相干的事情,不过领导既然安排下来,事情总还是要有个交代。
我开始尝试用工业的逻辑来设定自己的工作流程,比如说把会议组织分为会前、会中、会后,每个阶段都有一系列的标准工作(包括完成标准),然后在自己的工作中不断的测试。后来发现错误率真的就降了下来。
标准动作管理给我带来至少三大好处:
1)通过梳理工作,建立岗位的系统思维。
秘书工作本来是很凌乱的,经过梳理以后,我们把凌乱的工作模块化,同时也明确工作的完成标准,这就像一张网一样起到提纲挈领的效果,有效的培养我的岗位全局观。
2)通过明确标准,知晓如何高质量完成任务。
自己梳理的工作,标准是自己制定的,我们能够清楚的知道如何完成才能达到标准,这样接下来的工作就变得从容起来。
3)有利于培养新人,形成知识沉淀。
岗位新人刚入职的时候不知道如何开展工作,只需要拿到标准指引就可以直接开展工作。
后来主任就发现我的工作效率和质量越来越高,私下沟通的时候,我就聊到系统梳理的标准,主任直接将文件转到微信群在全部门普及。
系统梳理工作的习惯,帮助我从职场新人到业务专家。
在总裁办工作两年以后,因为工作比较突出,我被董事长外派到保定负责区域拓展工作。
在集团虽然接触投资工作,但都是些皮毛,根本就没有实战,所以到了区域如何开展工作就成了老大难。
在工作过程中,总经理经常能提出非常有建设性的意见,而自己就像是一个小学生,根本就无从下手。同事们经常安慰我,你刚来对业务不熟悉,需要一个学习的过程,而领导不一样,毕竟从事多年的地产开发,经验肯定要丰富很多。
但是我并不这样认为,我坚信事在人为。于是我重新摆正心态,
把投资岗位的工作进行梳理,包括项目踏勘、拿地标准、测算模型等模块。一边找老领导学习,一边参加线上的培训。
用这种分模块学习的办法,我建立一套自己拿项目的标准化流程。在项目谈判、集团过会的过程中,做到忙中有序,终于落地人生中第一个项目。
三、做事区分优先级
每天忙到飞起是什么感觉,我在公司里每天的微信步数都得超过一万五,跑步去叫领导开会,找领导进行事项沟通都是一路小跑,好几次差点把迎面走来的高管撞飞。
当时我一个人对接集团超过50%的区域和事业部,每天的工作量远远超出自己的承受范围。
即使自己有三头六臂也很难完成这些工作,在高压高工作量的情况下,我的身体非常疲惫,晚上加班到半夜,凌晨还得早起赶地铁开会。
于是我开始有选择性的工作,秘书岗位最重要的是服务董事长。
董事长交办的、关注的工作,要优先处理完成。
我给自己定了个“123”原则,俗称事不过三。
1)重要紧急的事情当天必须完成。
工作当中一定是要事优先。公司的战略和文化是董事长最关注的,在推进企业文化落地和升级的时候,我这边咨询公司实行点对点的沟通,确保文化落地工作按时按期完成。
在一期企业文化落地的时候,咨询公司在董事长面前替我美言几句,在企业文化落地过程中,涉及到人员组织、办公室的筹备、启动资金的申请上,我这边都帮了很大的忙,要是没有我的协调,落地工作肯定要延期。
2)重要但不紧急的事情两天完成。
首先对工作还是要有重要性的判断,到底哪些事情重要哪些事情不重要,如果心中没数的话,即使再多的管理培训,也无法提升他的管理能力。
之前有个设计的领导,当时公司重大项目要推进需要完成很多的方案设计,在这个节骨眼上,他去参加供应商考察去了,一去就是两天,导致设计方案出图的滞后,很快这位领导就从公司的工位上消失了。
3)董事长交办的其它事情三天必须要有结论。
所有安排的工作都不能拖太久,拖太久的话领导对它的重视程度也会淡化。所以安排的工作三天之内必须要有答复。
这个答复可以是事情的结果,也可以是过程的小里程碑,甚至是遇到的过程和阻力。及时汇报工作,既能让领导对过程有了解,也能让我们赶着更安心。
另外琐碎的事情一定要合并做,比如要去找财务总监,你就要考虑还有什么事情要一起沟通,不能翻来覆去找他好几趟,工作不能溜腿玩。
经过自己的努力和伙伴的帮助,我终于赶上大家的脚步。后来董事长开始逐渐关注自己,越来越多重要的会议都让领导安排我来参加。
有一天陪董事长去深圳参会,路上董事长突然对我说:
能力不足可以通过后天培养,勤是能够补拙的;你只要在公司一天,我都会愿意去培养你。
听到这句话,坐在副驾驶的我突然有一种泪崩的冲动,即使是现在回想当时的场景,眼前总能浮现董事长那和蔼可亲的面孔,心底就会渗出一种湿乎乎的感觉。
董事长并不是发现我的伯乐,而我却成为努力奔跑的千里马。与其挤破脑袋让伯乐来赏识,何不努力奋斗做自己人生的贵人?