14-工具—对于管理时间不可或缺（重温叶武滨时间管理100讲）

工具——对于管理时间不可或缺

前言：我会根据自己的理解把音频的大概内容做一个分解，然后在后面围绕本节写自己的感悟，文中斜体字为引用的音频内容（斜体字中的“我”指易效能创始人叶武滨老师）。

本音频主要讲述了：用工具思维来解决时间管理的问题，有了工具，就相当于配备了秘书

用工具来管理时间

时间自由，我们才能获得人生的自由。

今天我们来继续上一节课所谈到的工具的问题。孔子说过，工欲善其事，必先利其器。同样管理时间我们也要运用工具，有了工具才能让我们做事，事半功倍。没有工具，其实我们在当今的社会寸步难行，工具其实在重新定义时间和成本，我们可以把工具运用在很多的工作中和生活中，让他为我们提高效率。

工具思维

选择工具的原则

当然管理效率本身也必须用到工具，工具我们从短期管理的需求以及方便的需求，这两个维度来选择。如果越方便，然后管理的事件越短期，因为我们说过管理时间，核心是管理事件，我们大脑不能够去做记忆的事情，我们要去思考，因为大脑是 CPU不是硬盘，所以我们需要有一个外在的可靠的工具系统，让我们来管理大脑里的事件，做到收集，以便于能够更好的排程，以便于我们能更好的运用4D来对事件进行处理。

工具推荐——纸笔

我是按照方便性和管理管理事件的时效性来进行推荐。首先当然是纸和笔了，大家都很熟悉，好记性不如烂笔头。纸笔。我们既能够很方便的找到，当然也有可能很不容易找到，这一切都是习惯的问题，但是相对来说还是比较容易，他的缺点是什么？你虽然容易找到，也容易丢弃。对于有些朋友来讲，我不知道你的桌面是不是有个笔桶，虽然有很多笔，但是没有一个能够出水，所以对于许多人来讲，即使找到纸笔也不方便，他还是用大脑来管理。我想如果你还在用大脑管理的话，那就说明活在原始社会。纸笔是用来管控一天两天，当然你有本子，管控长期也可以，不过携带就不方便了。

工具推荐——手机

我今天隆重的向您推荐，一定要利用手机，利用移动设备，建议你用手机。当然如果你有手机或者有电脑，甚至有iPad，平板电脑，更好，因为现在许多的APP它都是同步的，手机它很方便，随时带在手边，这个平板的屏幕会大一点，也可以带在手边。电脑，可能不是太方便。所以我们要考虑方便性，就请你带上手机。但是同时手机又会带来一个问题，因为它是我们的沟通工具、社交工具，它装了大量的各种各样的程序和APP，会干扰你，所以这有它的一个弊端。当然了没有最好的只有相对很好的，或者没有最好，只有更好，在未来。

手机和纸笔的对比

现阶段我就推荐你用手机为主，来管理短期、中期和长期，用纸和笔来管理短期。接下来我就要来推荐 ，如果你要用纸笔的话，我建议你带一个小本子，带一个笔，在你的公文包里面，始终放着，这样会比较好，因为你这样才能做到收集、排程以及记录、检视，这样会更好。如果你是纸张，我认为它已经完全过时了。如果你就临时记一记，我相信你不会把时间管理做好的，因为第一，它会丢，第二，你不容易记录，也不可能把它做得更好。如果你能用手机非常好，现在主流的手机有什么呢？有苹果，有安卓系统的三星，还有小米、华为。

手机和纸笔

手机软件推荐——omnifocus

其实我是没有太多的倾向性，无论你用苹果手机还是用安卓手机，我都ok。不过相对而言来讲，APP也就是苹果上面的APP会做的更优秀，更卓越一点。你也可能会告诉我，现在有很多APP是全文平台的，不过有些特别优秀的，他很专注，他不做全平台。比如今天我要给你推荐的这一款，是我们在易效能所有线下课，都会推荐大家使用的，叫omnifocus。

这个软件非常有意思，首先它只做苹果的平台，我用它了很久，我向每个学员都推荐，当然他卖的很贵，今天我要告诉你好贵，真的是好贵，因为它每一个版本都要收钱，更新也要收钱，电脑要收钱。不过我今天想告诉你，好贵就是好的才是贵的。……

当然其他平台也不错，你甚至可以不用付费的，你可以用一个备忘录来记，但是它不能完全执行GTD的思想，也不能完全去执行整个我们所谈到课程的架构。不过我们可以从此笔开始，然后慢慢的扩展到高科技的部分。

※以上斜体字为文字转述，与音频内容有差别，如果想了解更多内容，可以在喜马拉雅收听完整版语音。

我的感悟（以下内容中的“我”指作者“今晨慕寒”）：

本节音频主要是做时间管理工具的推荐。同时我们也要树立一个用工具来解决问题、提高效率的思维。这么多年，我通过这个思维，给自己积累了几个高效办公的软件。软件要有，但不要太多。

好记性不如烂笔头，只有把事件记录下来，才能做分类排程，完全靠大脑是不容易做到对多个事物进行排序的。

如果用纸笔，不能做到随身携带，不能做到自动按截止日期排序，也不能定期提醒。所以既然在这个时代，我们就要充分利用这个时代的智能App来实现事件管理。

那么什么样的App才符合时间管理的软件？

要多平台同步，简单易操作，可以实现或变通的实现GTD思想。

我曾经在2013年开始用excel软件做记录排程，通过自定义的公式，可以实现对录入的事件进行自动的颜色区分，可以实现自动排序，但是不方便随时随地处理，我当时的解决办法是每天早晨打印一份排序好的当天的计划，随身携带，有新事件就记录在里面，有完成事件就打钩，然后下班时更新一下电子版。

在2016年听到本节音频后，开始使用omnifocus软件做收集和排程。但这个软件的问题是，出了新版本后，必须升级苹果系统到最新版，才能更新新版本的omnifocus。

在2020年的4月份的易效能21天训练营中，叶老师推荐了一款免费的软件——微软todo，他是由微软公司收购奇妙清单后推出的，这个软件免费，全平台，可以多端同步。用手机端做随时随地收集（和排程），也可以用电脑端做排程。

同时还可以很方便的把事件添加到“我的一天”，然后通过设置重要性，就可以实现每天的青蛙和普通事件分类。

对于情境清单虽不如omnifocus方便，但是也可以通过“#备注”的方式变通的实现。

微软Todo

做到随时收集，记录在软件里面需要通过刻意练习，我现在已经可以做到随时收集，无论工作还是生活，统统记录。借用语音输入法，更加方便。

记录随时随地做，排程每天早晨做。这样就做到了一日之计在于晨。

当然在使用中，要对清单做好分类，这样才能高效的使用这个软件。后续我会简单的介绍，当然最好还是通过线下课的学习，让自己能更熟练的使用软件。当时间管理变成了软件来实现自动管理，就相当于自己有了一个随时在身边的秘书。