WPS高级教程

WPS高级教程

  • WPS表格
    • 第一章 走进WPS2019表格软件的世界
      • 第一节 数据录入基础
      • 第二节 表格样式布局
      • 第三节 数据分析必备
      • 第四节 表格函数计算
      • 第五节 常用图表制作
      • 第六节 高效操作技巧
    • 第二章 走进WPS2019演示软件的世界
      • 第一节 幻灯片的基础操作
      • 第二节 幻灯片的段落排版
      • 第三节 幻灯片的页面布局
      • 第四节 音视频表格与图形
      • 第五节 配色、美化与动画
      • 第七节 常用操作技巧

WPS表格

第一章 走进WPS2019表格软件的世界

第一节 数据录入基础

  1. 数据隔行隔列输入
  • Enter 隔行输入;Tab隔列输入;
  1. 行列的插入、删除、隐藏和取消隐藏

  2. 填充柄快速录入

  3. 设置单元格格式批量转换数据

ctrl+1 进入单元格设置;

  • 单元格格式有:数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊。
  1. 设置录入条件和下拉菜单
    选中区域——数值——有效性;
  2. 妙用填充柄ctrl+D填充法
  • ctrl+shift+↑ :向上快速选择;
  • ctrl+D :快速向下复制粘贴;
  1. 智能填充Ctrl+E实用填充快捷键;
  • 提取字符:如果从身份证上提取生日,先在第一行输入正确的生日。【开始】——【填充】——【智能填充】、快捷键为【ctrl+E】
  • 替换字符:
  • 添加字符;
  • 合并字符;
  • 重组字符;
  1. 单元格内换行 自动换行
  • 单元格内换行:Alt+Enter
  • 自动换行:【开始】——【自动换行】

第二节 表格样式布局

  1. 内容布局基础
  • 添加序号
  • 添加边框:ctrl+1可以设置单元格格式
  • 添加标题:【开始】——【合并居中】
  • 设置对齐:对齐方式分为“居中”、“居右”、“居左”、“两端对齐”;
  • 调整字体:常用微软雅黑,正文字号常用12和14号字体;(列宽不够时会显示##字样,双击列标右下角)
  1. 一键调整 行高列宽表格大小
  • 点击一下单元格左上角三角形标志全选表格区域,此时任意的拖动一个行高和列宽,整个表格的行高和列宽都会进行同样的调整。
  • 调整好一个合适的行高列宽的单元格,然后在【开始】——【行和列】。
  • 如果超过打印范围,可以在【开始】——【自动换行】。
  1. 智能套用 表格样式设计
  • 设置表格样式的基础操作是:【开始】——【颜色填充】(字体颜色设置也相同)
  • 套用表格样式:【开始】——【表格样式】,选择一个表格样式套用即可。
  • 选中表格区域,快捷键CTRL+T也可进行设置。
  • 隐藏网络线:【视图】点击取消勾选“显示网络线”。
  1. 格式刷 批量调整样式
  • 格式刷基础的使用方法是:按住鼠标左键选中已经设置好样式的单元格,【开始】——【格式刷】,点击另一个单元格区域,发现格式马上复制过去了
  • 双击格式刷可以固定格式刷,可以无限次套用格式至其他单元格,按Enter取消格式刷;
  • 快速隔行填充:复制两行单元格,单击格式刷,框架套用格式单元格区域。
  1. 冻结行列窗格 看数据必备
  • 冻结首行首列:【开始】——【冻结窗口】——【冻结首行】。
  • 取消冻结的方法是点击【开始】——【冻结窗口】——【取消冻结窗口】。
  • 冻结多行多列:选中某个单元格,此时冻结窗口就可以看到“冻结至某行某列”。
  1. 斜线表头 展示项目名称
  • 设置斜线表头:单击右键【单元格格式】——【边框】,用空格键调整位置;
  1. 快速分列 数据妙整理
  • 分列:【数据】——【分列】;
  1. 横排转竖排 数据更清晰
  • 横排转竖排:CTRL+A复制单元格内容。再单击右键——【选择性粘贴】——【内容转置】;
  1. 如何批量删除 表格空白行
  • 使用定位工具:第一步:【开始】——【查找】——【定位】;可以使用组合键【CTRL+G】;第二步:在定位框中,选择条件为空值,右键——删除——整行即可。
  • 当表格既有空行又有空白单元格时,可以使用COUNTA函数:第一步,在表格右侧新建一列辅助列,选中名称框。第二步,在公式栏中输入“=COUNTA(X,Y)”然后按“ctrl+Enter”键全部填充。第三步,点击【开始】——【筛选】按钮,将数值为零的行筛选出来,删除即可。

第三节 数据分析必备

  1. 如何快速 查找与替换数据
  • 查找:【CTRL+F】
  • 替换:【CTRL+H]
  1. 快速定位 查阅数据
  • 第一种方法:【Ctrl+home】定位到第一个单元格。【Ctrl+↑】【Ctrl+←】也可以;
  • 第二种方法:【Ctrl+end】定位到最后一个单元格。【Ctrl+↓】【Ctrl+→】也可以;
  1. 数字按大小排序 文字首字母排序
  • 首先框选需要排序的数据,单击【单击】——【排序】下拉选择【降序】,在排序编辑框中可选择【扩展选定区域】或【以当前选定区域】,【以当前选定区域】的意思是只对当前列的数据排序,选择【扩展选定区域】。
  • 单击【自定义排序】,主要关键字选择需要的列。
  1. 快速筛选分类数据
  • 选中“测试项目”单元格,在菜单栏【开始】——【筛选】或使用【Ctrl+shift+L】设置。
  1. 巧用重复项 快速去重
  • 第一步:选中表格,点击【数据】——【重复项】点击设置重复高亮项。第二步:再次选择【重复项】——【删除重复项】
  • 如何避免重复录入:第一步,鼠标选中要防止数据重复输入的单元格,点击【数据】——【重复项】,选择“拒绝录入重复项”。
  1. 智能汇总 自动分类汇总
  • 首先,要先对测试项目进行排序,这一步是必要的,否则分类汇总可能出错,点击【数据】——【升序】,对表格进行排序,这一步是必要的。
  • 然后【Ctrl+A】全选表格数据区域,【开始】——【分类汇总】;
  1. 求和快捷点 ALT+=
  • 选中需要求和的数据列的下一行,输入【ALT + =】,马上求和完成了。
  1. 超快捷的数据核对法 找差项
  • 【Ctrl+A】全选第一个表格,【Ctrl+c】。
  • 【Ctrl+A]全选另一个表格,【右键】——【选择性粘贴】,选择减。如果两个相减为非零的值。

第四节 表格函数计算

  1. 表格计算入门 函数加减乘除
  • 函数的输入方式有三种:在编辑栏输入、在单元格输入、点击插入函数。
  • 函数的类别分为:财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程。
  • 计算总分:加法 sum(单元格:单元格);减法:IMSUB(单元格:单元格);
  • 乘法对应PRODUCT(单元格,单元格);除法:PRODUCT(单元格,1/单元格);
  1. 函数基础知识 相对绝对混合引用
  • 相对引用:复制单元格公式时,公式随着引用单元格的变化而变化。
  • 绝对引用:复制公式随着引用单元格的位置变化而不会变化,用F4添加绝对引用;
  • 混合引用:以上两种引用都使用叫绝对引用。
  1. 工作中常用的三个函数
  • VLOOKUP函数是一个查找函数:语法结构是=VLOOKUP(查找值,数据表,列序数,匹配条件)
    eg:查找“张小敬”,数据表是整个表格区域,列序数是成绩所在的列序数。匹配条件,精确查找为FALSE,模糊查找为TRUE。
    最后一个关键步骤,选中数据表区域,按下F4添加绝对引用。
  • IF函数是一个判断函数,可以判断值是否满足给定条件。语法结构是=IF(测试条件,真值,假值)。
  • SUMIF函数是一个求和函数,可以根据条件求和。语法结构是=SUMIF(区域,条件,求和区域);
    eg:区域我们选择“张小敬”这个条件区域,填入姓名列;条件是我们定义的条件,求的是张小敬的勋章数,条件为张小敬。求和区域填入勋章列,最后选中区域、求和区域,按下F4添加绝对引用。
  1. 函数快速求和 平均数最值
  • 平均数:输入=AVERAGE(),选择数据区域,计算完成!
  • 最大值:=MAX();
  • 最小值:=MIN();
  1. 实用统计函数 实现高效统计
  • COUNT函数是一个计数函数,输入=COUNT(),选中数据区域,就能快速计数了。但COUNT()函数只能统计文字和其他格式的都不能统计。
  • COUNTIF函数是一个条件计数函数,语法结构=CIOUNTIF(区域,条件);条件记得加英文双引号;
  1. 制作函数日历 实时日期时间表
  • 若要在表格中插入当前日期,输入=TODAY(),按回车键。每次重新打开表格,都会刷新当前日期,也可按F9刷新。
  • 若要输入当前日期和时间,输入=NOW(),按回车即可。每次重新打开表格,都会刷新当前日期,也可按F9刷新。
  • 要计算当前日期距离国庆多少天。在开始日期输入=TODAY(),终止日期输入2019年10月1日。
    输入=DAYEDIF(开始日期,终止日期,比较单位),比较单位可选三项:Y代表年,M代表月,D代表天。
    输入比较单位D时,记得加上英文双引号。
  1. 实用文本函数 高效整理数据
  • RIGHT函数是从右往左计算字符个数来截取字符。eg:截取手机号后四位。输入=RIGHT(数据区,字符个数)。
  • LEFT函数是从左往右计算字符个数截取字符,如地址信息前三位字符,输入=LEFT(数据区,字符个数)。
  • MID()函数可以从中间某一个值开始,截取任意字符。如提取身份证信息的生日,从第七位开始,截取后面八位数字。
    输入=MID(数据区,开始位置7,字符个数8)。

第五节 常用图表制作

  1. 图标自动生成
  • 柱状图用于表示数据的对比和比较;
  • 折线图用于表示数据的变化及趋势;
  • 饼形图用于表示数据的占比;
  • 条形图用于表示数据的排名。

方法:【插入】——【图表】;

  1. 常用图表 线柱图
  • 首先准备好表格数据,
  • 第一步,选中数据区域,点击【插入】——【图表】,选择组合图;
  • 第二步,选择簇状柱形图-折线图;
  • 第三步,勾选折线图后面的“次坐标轴”,将折线图的坐标设置在右边。
  • 要自定义坐标轴刻度,双击坐标刻度,在右侧的任务窗格中选择“坐标轴选项”,修改坐标轴最大值。
  1. 常用图表 目标与实际对比图
  • 首先准备好表格数据
  • 第一步,选中数据区域,点击【插入】——【图表】——【簇状柱形图】;
  • 第二步,双击图表中“实际”的图形,在右侧出现的任务窗格中设置“次坐标轴”。调整系列重叠为100%,调整合适的分类间距。
  • 第三步,统一坐标轴刻度,调整最大刻度为两坐标轴中的最大数字。双击左侧坐标轴,在任务窗格中设置最大值为200,然后删除右侧的次要坐标轴。
  1. 更改图表数据源 快速套用图表
  • 第一步,选中图表,单击图表工具选项卡,选中选择数据。
  • 第二步,在图表数据区域输入框内重新选定区域,更改数据源。
  1. 如何制作 动态图表
  • 第一步,准备好数据。
  • 第二步,添加下拉框。单击插入选项卡,选择组合框。
  • 第三步,设置控件,右键——【控件】——【设置对象格式】。
  • 第四步,设置控制选项。在数据源区域填入下拉框显示的内容,在单元格链接输入控件控制单元格。
  • 第五步,通过INDEX函数进行匹配。输入公式=INDEX(sAs2:sHs4,sAs7,COLUMN())s:表示绝对引用。
  • 行列数,表示要引用的行的序数。行列数,可使用COLUMN返回当前单元格所在的列序数。区域序数,对一个或多个单元格区域的引用。
  1. 如何制作 动态对比图表
  • 在此表中,增加一个控件和一组函数返回的数据。具体看5操作。

第六节 高效操作技巧

  1. 巧用分列 快速整理数据
  2. WPS表格 数据对比功能
  3. 巧用条件格式 让数据更直观
  4. WPS表格常用快捷键
  5. 快速拆分表格
  6. 合并表格

常用颜色RGB:
- 银白:233,231,239;

  • 靛蓝:6,82,121;
  • 茶色:179,92,68;
  • 黛紫:87,66,102;
  • 黛绿:66,102,102;
  • 黯:65,85,93;
  • 竹青:120,146,98;

殷红:190,0,47;
藤黄:255,182,30;


第二章 走进WPS2019演示软件的世界

第一节 幻灯片的基础操作

  1. 制作PPT时 常用的快捷技巧
  1. PPT的正确制作步骤
  2. 认识PPT界面布局
  3. PPT基础操作 快捷键
  • 【Ctrl+M】或【Enter】新建幻灯片
  • 【CTRL+A]全选幻灯片
  • 按住【shift】点选一张幻灯片,再选择另一张幻灯片,它们之间的幻灯片都会被选中;
  • 按住【CTRL】键点选幻灯片,批量选中所需幻灯片;
  • 【delete】删除选中页;

  • 【CTRL+C】复制;
  • 【CTRL+V】粘贴;
  • 【CTRL+X】剪切;
  • 【CTRL+Z】撤销上一步操作;
  • 【CTRL+Y】还原撤销操作;

  • 【CTRL+G】组合
  • 【CTRL+Shift+G】取消组合
  • 上下左右箭头 微调对象位置
  • 【CTRL+B】文本加粗
  • 【CTRL+U】文本添加下划线
  • 【CTRL+E】居中对齐
  • 【CTRL+L】左对齐
  • 【CTRL+R】右对齐

  • 【F5】从头开始放映;
  • 【Shift+F5】从当前幻灯片开始放映;
  • 播放时,单击鼠标或滚动鼠标跳转上下页;
  • 按一下B显示黑屏或W显示白屏;
  • 再按一下B或W取消;
  • Alt+F5显示演讲者视图;

  • 【CTRL+S】保存;
  • F12 另存为;
  • 【CTRL+P】打印;
  • 【CTRL+O】打开WPS文件;
  • 【CTRL+W】关闭当前文件;
  1. 快速替换PPT的 文本字体
  2. 快速替换PPT 指定文本内容
  3. 如何将文本大纲 转为PPT

第二节 幻灯片的段落排版

  1. PPT中格式统一 小技巧
  2. PPT如何设置 背景与颜色填充效果
  3. PPT排版原则 少即是多
  • 提炼关键字,找到内容的焦点;
  • 将一页内容分解成多页,让每一页只有一个观点。

  1. PPT排版 多文字的处理
  • 调整文本框:避免横向距离太宽;
  • 文字对齐方式:选择两端对齐,适当增加行距(一般使用1.5倍行距);
  • 字体:微软雅黑;
  • 使用图片或者符号来点缀文本。
  • 你也可以使用WPS的【一键速排】功能,在此选择图标添加,对文字快速进行排版。

  1. 让文字表达更形象的 图示
  • 点击一下文本框,在出现的【文本工具】中点击【转换成图示】,或点击文本框右侧的【文本转图示】按钮。
  • 点击【插入】——【关系图】,也能找到非常多的图示模板。

  1. 演示文件如何设置 缩进合间距
  2. 如何快速设置字体样式
  3. 如何设置制表位 使内容更整齐
  4. PPT如何给形状 设置填充与轮廓
  5. 巧用“节”功能 整理演示文稿框架


  1. PPT如何给形状 设置填充与模块
  • 选中形状,点击【绘图工具】选项卡。若我们需要设置形状的填充效果,点击【填充】按钮。
  • 我们可以选择为你推荐的颜色,也可以使用取色器取一样的颜色。或者采用图片或纹理、图案等进行填充。
  • 设置完形状的填充效果,还可以设置形状的轮廓,点击【轮廓】按钮,我们可以选择为你设计的轮廓颜色,也可以使用取色器取一样的颜色。
  • 若轮廓要设置成线型,可以在“线型”、“虚线线型”中进行选择。

第三节 幻灯片的页面布局

  1. 如何设置PPT页面尺寸
  • 在菜单栏中的【设计】——【幻灯片大小】,可快速调整幻灯片尺寸。
  • 点击下拉按钮,可将幻灯片设置为常用的标准尺寸4:3或宽屏尺寸16:9。
  • 如果需要其他尺寸,可点击【自定义大小】;点击【页面设置】也可进入设置窗口。
  • 页面设置可选择多种幻灯片大小预设尺寸,也可手动输入长度修改。幻灯片起始编号为1。若要修改可在此处输入数字,点击确定,此时可以在右侧看到幻灯片的起始编号值已经发生更改。
  • 纸张大小,是幻灯片用于打印时所用的纸张页面大小。此处还可调整幻灯片的方向为纵向或横向,备注、讲义和大纲的方向可在此处设置。

  1. 如何自定义设置PPT大小
  • 【设计】——【幻灯片大小】;

  1. PPT母版如何使用
  • 母版在幻灯片制作之初就要设置,它决定着幻灯片的“背景”。
  • 点击【设计】——【编辑母版】。母版分为“主母版”和“版式母版”,更改主母版,则所有页面都会发生改变。
  • 在新建幻灯片时,母版设置还有其他的作用。若常常要新建一个同样的幻灯片样式,可以在母板内存储这个设计,方便我们新建幻灯片,相当于制作一个属于自己的模板。
  • 点击【设计】——【编辑母板】,选择一个合适的位置“插入版式”,这样就新建了一个母版版式了。

  1. 巧用PPT母版统一修改 字体颜色
  2. 如何快速更改应用 幻灯片中的
  3. 如何在幻灯片中 插入日期编号
  4. 快速对纯文本内容 进行排版
  • 在WPS中,点击幻灯片右下角加号,在【正文】——【纯文本】,可以快速对纯文本内容进行排版。

  1. PPT快速制作图表
  • 点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片,选择【演示图表】,这里有大量设计师精心设计的图表样式。有数据展示常用的【柱状图】、【条形图】、【形象图表】、【地图】。
  • 这些演示图表的使用方式非常简单,选择所需模板,点击一下即可快速套用此模板。
  • 比如编辑数据;
  • 标注重点可快捷调整突出单项。
  • 对比两项可以让对比更突出。
  • 添加图表贴纸可以让图表更为形象化。
  • 也可以更改图表颜色。

  1. PPT如何剪辑视频
  • 首先,点击【插入】——【视频】,插入一段视频至PPT内。按住【Shift】保持视频长宽比,拖动调整合适大小、位置。
  • 在【视频工具】里点击【裁剪视频】,即可剪辑一段视频。
  • 在视频播放时,点击【视频封面】——【视频当前画面】,即可将视频内的某一段画面设置为封面。
  • 你还可以在幻灯片右下角点击加号,在【案例】——【特效】——【视频版式】,插入一个免费的视频页面模板。
  • 插入视频,按住【Shift】键保持视频长宽比,拖动调整合适大小、位置。

第四节 音视频表格与图形

  1. 如何在PPT中 插入表格
  2. PPT表格的基础操作
  3. 怎样选择合适的 PPT数据图表
  • 在WPS演示中支持一键插入数据图表,点击【插入】——【图表】,选择一个图表即可。
  • 插入图表后,点击【编辑数据】,WPS会打开WPS表格,在此修改数据,图表内容会进行同步。

  1. 如何在PPT中插入图表 并编辑
  2. PPT中如何 插入视频和音频
  3. PPT中如何插入剪辑视频
  4. PPT背景音乐如何设置
  • 首先,准备好音频文件,保存在电脑内。然后打开WPS的PPT,点击【插入音频】——【嵌入音频】。选择本地文件插入至PPT内,拖动调整播放器位置。
  • 点击【裁剪音频】即可剪辑音频文件。
  • 设置【当前页播放】即音频只在放映时播放,切换下一页自动停止。
  • 若要设置音频在特定几张幻灯片放映时继续播放。在【音频工具】——【跨幻灯片播放】,选择要播放的页面即可。
  • 若要将此音频设置为在放映整个幻灯片时播放,点击【设为背景音乐】

插入音频的几个选项:

  • 【嵌入】可以将文件保存在PPT内;
  • 【链接】是一个地址,如果电脑不是同一台,会出现链接失败的情况,建议使用嵌入;
  • 【音频】是指在当前页面添加音乐;
  • 【背景音乐】是指整个PPT的背景音乐,在切换下一张幻灯片时会持续播放

  1. PPT如何使用图标
  2. 妙用图片让PPT排版高大上
  3. PPT图片的 四种裁剪方法
  4. 如何压缩 幻灯片中的图片
  5. PPT的创意图片玩法
  6. 演示文件中 如何插入形状
  7. 如何设置形状 对齐方式
  8. 如何使用 合并形状功能
  9. 智能对齐 拯救强迫症
  • 选中内容,点击【智能对齐】工具,可见系统推荐了这几个对齐方案,点击一下应用即可。

  1. 如何快速制作 PPT封页面
  • 新建一个PPT,点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片。点击【主题页】,可选择封面页、目录页、章节页、结束页并快速插入。
  • 更改标题内容,对模板内容进行修改,就能快速制作一个封面。
  • 若想要更改某个页面设计,可以在【智能排版】更改当前页面的版式设计;
  • 在【设计】——【更多设计】,可以成套更改当前设置的版式。

  1. 图文AI排版 布局设计一秒搞定
  • 在PPT内,点击加号新建幻灯片,点击【正文】——【图文】。选择图片数量,版式布局,选择一个模板,点击插入。
  • 点击下方【智能排版】,智能推荐其他版式,一件更换。
  • 双击图片,在图片工具中,使用【图片拼图】,快速完成多图排版。
  • 你还可以在【正文】——【图文】找到带有多图拼图的图文模板。

第五节 配色、美化与动画

  1. 配色基础颜色语言
  2. 如何使用配色方案
  3. 如何更改PPT的颜色
  4. WPS智能美化 单页美化
  5. WPS智能美化 全文美化
  6. PPT动画添加的原则
  7. PPT绘图工具
  8. 如何自定义设置动l
  9. 演讲备注的添加和隐藏
  10. 如何在PPT中 开启多人线上会议
  11. 如何在PPT中插入附件 并放映
  12. 如何隐藏幻灯片 不被放映和打印
  13. 幻灯片视图设置 显示窗格

第七节 常用操作技巧

  1. 如何将多张幻灯片 打印在一张纸
  2. 所有页面 一键添加公司LOGO

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