项目管理文档_项目管理做的好，这套免费模版少不了
做好项目难，做好项目管理更难。
因为，项目的平稳推进从来不是件容易的事，涉及的人员越多，项目就会越难管理，只要其中任何一个环节出现了问题，都会导致整体进度的拖延。管理好一个项目，实则是调度好每一个参与者的完成进度与对项目关键节点的把控。所以，石墨相信，做好项目管理，并不是能花百万千万去采购复杂项目管理软件的大企业专属，中小企业也可以。为此，石墨开发了「项目管理模板」（实战版），适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用，项目 Leader 可一览全盘进度，项目成员可实时同步各阶段任务，项目团队可通过管理模版把控进度、定位问题、按时交付。
01 项目说明书——重要信息全员同步
项目来了，负责人先召集团队开一个启动会，这时，就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况，作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定，从而确定重要任务的时间节点。
除此之外，「项目说明书」还可以填入以下内容：
- 项目背景、难度评估信息
- 交付标准
- 项目主要联系人的联系方式
「说明书」作为项目的总策划，可以帮助团队同步各种重要信息。
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02 项目进度看板——细化团队任务分工
确定完项目中的重要节点（里程碑）后，就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。
看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。
团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后，根据实际情况点选不同「完成情况」，任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。完成一项任务后，团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列，方便项目负责人随时查看。项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人、安排优先级等。对于整个团队来说，分工清晰。
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03 项目看板——实时查看最新动态
项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」录入完毕。至此，关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。
无论是左上角的实时日历，还是右上角的预算比例、时间进度条都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况，则可以分清今日启动、完结和超时任务，是一种强时间控制的手段。像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中，方便团队查看。「项目看板」作为项目管理模版中的总览性看板，方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。
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04 项目总看板——多个项目，同时跟进
很多情况下，团队会同时推进多个项目，做好「多线作战」，需要一个更加总览性的「项目总看板」。
「总看板」专为决策层设计，可以同时跟进多个项目，总览项目情况，包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。而你只需要复制、粘贴项目链接进去，所有项目情况就一目了然。团队只需掌握以上步骤，即可快速上手「项目管理模版」（实战版），接下来石墨会介绍一些进阶功能，帮助企业从预算、会议、复盘等角度更好地执行一个项目。
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05 费用报销申报——预算不超，明细不缺
「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节，无论是个人消费金额，还是总体的费用统计，都需要清晰明确地记录下来。
「费用报销申报」表可以将项目过程中产生的所有报销费用记录下来，方便后期追踪、核算。
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06 会议看板——重要会议雁过留痕
一个项目从启动到结束会经历多次会议，保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。
在「会议看板」中，项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此，方便沉淀会议精华，同步团队间解决方案及回顾会议成果。
每次会议的纪要文档链接均可附在看板中，方便项目组成员随时查看详细信息。
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07 项目总结——复盘，回顾得失
任何一个项目做完之后，复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键，哪些进度被额外拖延等。
通过「项目总结」，可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验，从而优化下次项目的执行。
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08 客户真实使用体验：物境建筑设计事务所（北京）有限公司
通过「项目管理模版」，企业可以简单把控时间节点，推进项目进度。物境建筑设计事务所（北京）有限公司就是这样的一家企业。
物境是中国第一批专注养老建筑设计的知名事务所，物境总建筑师雷啸光和石墨分享了他和团队使用「项目管理模版」的一些感受。
为什么物境会选择项目管理模版？
雷啸光表示：物境使用「项目管理模版」，主要看中模版满足了强时间节点的协同需求、解决了团队的分散度问题、以及为咨询顾问工作提供了有力抓手。
首先是对时间节点的有效控制。对于一家设计单位，很重要的一点是控制时间节点。往往很多设计师熬夜赶图不是因为灵感都在最后一天爆发出来，而是因为工作没有形成一个良好的秩序，当时间节点临近，业主来催了，才想起来做。「项目管理模板」中有强时间节点设置，除了「今日完结任务」，和「超时任务提醒」，还有「今日启动任务」，所有人能看到今天需要启动哪项任务。
其次是保证工作信息足够透明和流动。建筑事务所管理相对扁平化，没有特别垂直的树形结构，团队信息要足够的流动和共享，没有负责这个项目的同事，也能通过「项目管理模板」了解，以后再遇到相同的问题，也会有答案，能参考经验和结论。
最后是需要「协同」这样一个抓手。物境除了设计工作以外，还有大量的咨询工作，需要和天南海北的设计团队一起对接工作。如果没有一个整体的工作协同平台的话，大家就会非常的散，导致最后所有的信息还会汇总到负责人，增加了管理者的管理成本。「这种情况下有了一个协同平台，你不用 @ 我，这个事到底是谁的任务就 @ 谁，然后对方立刻给你反馈，我可以看到你们的讨论过程和结论，我可以不直接参与，这对团队自身的良性工作也很关键。」雷啸光告诉石墨文档。
项目管理模版的真实使用体验如何？
雷啸光：我举两个具体的例子。
第一，开会的方式改变了，之前是我临时安排人把投影仪连上，半小时后，我们去会议室开会。现在用「 项目管理模版」开晨会，安排一天的工作，使用一星期后，我们一共完成了 128 项工作任务，我突然发现其中有很多事是不需要之前那种开会模式的，之前开会模式效率非常低。
通过石墨文档帮我们做的管理平台，我们把它叫协同平台，改变了我们的工作方法，这个是我真的是一点都没有想到。原来大家都会认为设计师会画图就可以了，画图解决一切，但没想到大家也是有办公软件需求的，尤其是石墨文档模板，变成了流程管理工具，我觉得还蛮神奇的。第二，我的合作方一开始很抵触使用新的办公产品，通过我对石墨模板功能的描述，伙伴们觉得也很有意思，之后尝试使用，也开始往里面添加内容，现在模板里面几乎全都是合作方伙伴自己填进去的。所以整个逻辑下来，我觉得这个故事特别有意思，一上来很抵触，最后认可成还真蛮好用的，石墨文档+模板的学习成本真的很低。任何一个工作工具都必须融入到场景，否则就一点用都没有，现在石墨的模板对于我来讲，它特别切合我的工作场景。离开场景谈产品，其实毫无用途，或者谈论产品不讨论适用场景，也会事倍功半。在这点上，我和石墨文档的于叶舟老师有同样的感受，他对于客户场景搭建、体验度的感受更像是另一个领域的建筑师。
物境为什么要推荐「项目管理模板」？
雷啸光：现在确确实实是让我感觉到了石墨模板的威力，我过段时间要去深圳工作一段时间，如果没有这样的一个协同工具，我不敢想象工作会怎么开展。模板搭建到现在也就一个星期不到，对我们而言，已经是一个非常熟练使用的工具了。
这个模板对我来讲，它不仅是协同工具，更是一个切实解决我工作场景的工具。我真的是从一个普通个人用户转化成一个付费企业客户，我不仅购买，还不遗余力推荐大家使用，这个不是因为石墨的协同功能，而是模板契合了我的工作场景以后，石墨的产品意义被放大。在目前疫情影响下，很多办公工具都在讨论协同、共享，但是石墨在这个定义下借助场景研究，深耕精研，我觉得这个很了不起，非常感谢你们。
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