项目管理文档_项目管理做的好,这套免费模版少不了

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做好项目难,做好项目管理更难。

因为,项目的平稳推进从来不是件容易的事,涉及的人员越多,项目就会越难管理,只要其中任何一个环节出现了问题,都会导致整体进度的拖延。管理好一个项目,实则是调度好每一个参与者的完成进度与对项目关键节点的把控。所以,石墨相信,做好项目管理,并不是能花百万千万去采购复杂项目管理软件的大企业专属,中小企业也可以。为此,石墨开发了「项目管理模板」(实战版),适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用,项目 Leader 可一览全盘进度,项目成员可实时同步各阶段任务,项目团队可通过管理模版把控进度、定位问题、按时交付。

01 项目说明书——重要信息全员同步

项目来了,负责人先召集团队开一个启动会,这时,就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况,作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定,从而确定重要任务的时间节点。

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除此之外,「项目说明书」还可以填入以下内容:

  • 项目背景、难度评估信息
  • 交付标准
  • 项目主要联系人的联系方式

「说明书」作为项目的总策划,可以帮助团队同步各种重要信息。

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02 项目进度看板——细化团队任务分工

确定完项目中的重要节点(里程碑)后,就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。

看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。

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团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后,根据实际情况点选不同「完成情况」,任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。完成一项任务后,团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列,方便项目负责人随时查看。项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人、安排优先级等。对于整个团队来说,分工清晰。

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03 项目看板——实时查看最新动态

项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」录入完毕。至此,关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。

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无论是左上角的实时日历,还是右上角的预算比例、时间进度条都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况,则可以分清今日启动、完结和超时任务,是一种强时间控制的手段。像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中,方便团队查看。「项目看板」作为项目管理模版中的总览性看板,方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。

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04 项目总看板——多个项目,同时跟进

很多情况下,团队会同时推进多个项目,做好「多线作战」,需要一个更加总览性的「项目总看板」。

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「总看板」专为决策层设计,可以同时跟进多个项目,总览项目情况,包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。而你只需要复制、粘贴项目链接进去,所有项目情况就一目了然。团队只需掌握以上步骤,即可快速上手「项目管理模版」(实战版),接下来石墨会介绍一些进阶功能,帮助企业从预算、会议、复盘等角度更好地执行一个项目。

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05 费用报销申报——预算不超,明细不缺

「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节,无论是个人消费金额,还是总体的费用统计,都需要清晰明确地记录下来。

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「费用报销申报」表可以将项目过程中产生的所有报销费用记录下来,方便后期追踪、核算。

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06 会议看板——重要会议雁过留痕

一个项目从启动到结束会经历多次会议,保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。

在「会议看板」中,项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此,方便沉淀会议精华,同步团队间解决方案及回顾会议成果。

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每次会议的纪要文档链接均可附在看板中,方便项目组成员随时查看详细信息。

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07 项目总结——复盘,回顾得失

任何一个项目做完之后,复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键,哪些进度被额外拖延等。

通过「项目总结」,可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验,从而优化下次项目的执行。

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08 客户真实使用体验:物境建筑设计事务所(北京)有限公司

通过「项目管理模版」,企业可以简单把控时间节点,推进项目进度。物境建筑设计事务所(北京)有限公司就是这样的一家企业。

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物境是中国第一批专注养老建筑设计的知名事务所,物境总建筑师雷啸光和石墨分享了他和团队使用「项目管理模版」的一些感受。

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为什么物境会选择项目管理模版?

雷啸光表示:物境使用「项目管理模版」,主要看中模版满足了强时间节点的协同需求、解决了团队的分散度问题、以及为咨询顾问工作提供了有力抓手。

首先是对时间节点的有效控制。对于一家设计单位,很重要的一点是控制时间节点。往往很多设计师熬夜赶图不是因为灵感都在最后一天爆发出来,而是因为工作没有形成一个良好的秩序,当时间节点临近,业主来催了,才想起来做。「项目管理模板」中有强时间节点设置,除了「今日完结任务」,和「超时任务提醒」,还有「今日启动任务」,所有人能看到今天需要启动哪项任务。

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其次是保证工作信息足够透明和流动。建筑事务所管理相对扁平化,没有特别垂直的树形结构,团队信息要足够的流动和共享,没有负责这个项目的同事,也能通过「项目管理模板」了解,以后再遇到相同的问题,也会有答案,能参考经验和结论。

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最后是需要「协同」这样一个抓手。物境除了设计工作以外,还有大量的咨询工作,需要和天南海北的设计团队一起对接工作。如果没有一个整体的工作协同平台的话,大家就会非常的散,导致最后所有的信息还会汇总到负责人,增加了管理者的管理成本。「这种情况下有了一个协同平台,你不用 @ 我,这个事到底是谁的任务就 @ 谁,然后对方立刻给你反馈,我可以看到你们的讨论过程和结论,我可以不直接参与,这对团队自身的良性工作也很关键。」雷啸光告诉石墨文档。

项目管理模版的真实使用体验如何?

雷啸光:我举两个具体的例子。

第一,开会的方式改变了,之前是我临时安排人把投影仪连上,半小时后,我们去会议室开会。现在用「 项目管理模版」开晨会,安排一天的工作,使用一星期后,我们一共完成了 128 项工作任务,我突然发现其中有很多事是不需要之前那种开会模式的,之前开会模式效率非常低。

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通过石墨文档帮我们做的管理平台,我们把它叫协同平台,改变了我们的工作方法,这个是我真的是一点都没有想到。原来大家都会认为设计师会画图就可以了,画图解决一切,但没想到大家也是有办公软件需求的,尤其是石墨文档模板,变成了流程管理工具,我觉得还蛮神奇的。第二,我的合作方一开始很抵触使用新的办公产品,通过我对石墨模板功能的描述,伙伴们觉得也很有意思,之后尝试使用,也开始往里面添加内容,现在模板里面几乎全都是合作方伙伴自己填进去的。所以整个逻辑下来,我觉得这个故事特别有意思,一上来很抵触,最后认可成还真蛮好用的,石墨文档+模板的学习成本真的很低。任何一个工作工具都必须融入到场景,否则就一点用都没有,现在石墨的模板对于我来讲,它特别切合我的工作场景。离开场景谈产品,其实毫无用途,或者谈论产品不讨论适用场景,也会事倍功半。在这点上,我和石墨文档的于叶舟老师有同样的感受,他对于客户场景搭建、体验度的感受更像是另一个领域的建筑师。

物境为什么要推荐「项目管理模板」?

雷啸光:现在确确实实是让我感觉到了石墨模板的威力,我过段时间要去深圳工作一段时间,如果没有这样的一个协同工具,我不敢想象工作会怎么开展。模板搭建到现在也就一个星期不到,对我们而言,已经是一个非常熟练使用的工具了。

这个模板对我来讲,它不仅是协同工具,更是一个切实解决我工作场景的工具。我真的是从一个普通个人用户转化成一个付费企业客户,我不仅购买,还不遗余力推荐大家使用,这个不是因为石墨的协同功能,而是模板契合了我的工作场景以后,石墨的产品意义被放大。在目前疫情影响下,很多办公工具都在讨论协同、共享,但是石墨在这个定义下借助场景研究,深耕精研,我觉得这个很了不起,非常感谢你们。

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