企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你

编者按:企业知识如何传承,隐形知识如何挖掘?企业知识管理系统,可以很好地解决这些问题。本文阐述了企业知识传承的重要性,提出科学的传承方法——企业知识管理。

概要:

(1)企业知识传承的重要性

(2)传承方法——企业知识管理

(3)天翎KMS助力企业知识传承

牛顿说过“如果我看得更远一点的话,是因为我站在巨人的肩膀上。”可以理解为在前人的基础上研究可以取得更好的发展,蕴含着一种“知识传承”的思想,知识传承对于个人很重要,企业同样也需要知识传承。

企业知识传承包括显性知识和隐性知识的传承。显性知识,是指可以用文字、图形或其他方式清楚表达的知识。与之相对的是隐性知识,是指深植在个人的经验、判断、联想和潜意识的心智模式内,包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等,是属于个人经验与直觉的知识。它并不像显性知识那样清楚明确,如果管理不善,不仅造成“组织失忆”,还可能带来一些其他不利影响:

1.“重复发明轮子”造成的隐形浪费

企业内部很多事情其实已经有人做过了,有着宝贵的经验和技巧,但是由于这些经验与技巧没有被发掘或记录下来,新来的员工无法明确了解企业内部存在哪些知识,仍须重头再来,重复劳动现象严重。

2.知识非个性化造成积累利用难

企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别,很多企业的信息化系统往往是“千人一面”,组织内成员无法按需所取,知识和信息无法分类,知识不能有效积累和利用。

如何更好地进行企业知识传承,将企业隐性知识转化为显性知识,进行累积、分享和交流,对企业来说至关重要,而企业知识管理系统,可以很好地解决这个问题。

传承方法——企业知识管理

知识管理(Knowledge Management),一种最新管理思想与方法, 它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念。知识管理是企业管理的一项重要内容,主流商业管理课程如EMBA及MBA等均将“知识管理”作为一项管理者的必备技能要求包含在内。

知识管理通常用于将企业或组织中隐形知识显性化,完成知识的沉淀、加工、传播、利用,最终应用回企业或组织的生产活动中,比如国内的天翎知识管理系统就可以做到以下四个方面:

  1. 内容体系规划,包括知识分类、知识属性、关键词库、安全体系、知识评估、项目知识地图、知识协助体系;

  2. 知识流程规划,包括知识管控流程(知识规划、知识优化与创新等)和知识运营流程;

  3. 知识管控规划,包括组织、激励和绩效;

  4. 技术支持体系,包括平台架构和平台技术(内容管理技术、搜索技术等)

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第1张图片

天翎KMS助力企业知识传承

天翎以“知识沉淀化、协同共享化、知识应用化、知识赋能化”为设计理念,推出知识管理系统——天翎KMS,帮助企业快速提升团队内容协作与知识管理效率,有效将企业隐性知识转化为显性知识,系统沉淀企业数据资产。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第2张图片

(图释:天翎KMS主页)

  1. 文档分类,便于管理

(1)文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式,零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类:按部门的维度整理部门的知识体系,也可以按照团队,可在移动端查看部门KM,其中包含部门文件库分类管理,文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类:支持在批量上传的同时对文档批量做标签,同时支持一文档多标签的形式,支持标签的分类管理;如果在一定词频和词库基础上,继续添加文档,系统会自动匹配标签。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第3张图片

(图释:天翎KMS标签分类)

按文档类型分类:文件夹的文档、视频、音频几种分类:文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

(2)版本管理:始终显示最新版本,同时保留历史版本数据,告别版本混乱。

2. 数据权限,保证安全

(1)权限管理:细密的权限设置,灵活的权限组合,可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限,系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密,有效控制各种损失。

(2)可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

(3)按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

(4)文档查看、下载、打印自加动态水印,正文、附件都可以设置水印,有效防止文档外泄。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第4张图片

(图释:天翎权限管理界面)

3. 编辑共享,实现协同

(1)直接在线阅读、编辑文档,节约上传、下载时间,便于人员间协作编辑文档,与Office无缝集成,支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

(2)支持多媒体在线播放(MP3、MP4、wma)。

(3)支持文档资料分享。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第5张图片

(图释:天翎KMS在线编辑)

4. 知识地图与流程梳理

  1. 知识地图:知识地图作为知识管理系统的输出模块,输出的内容包括知识的来源,整合后的知识内容,知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第6张图片

(图释:天翎KMS知识地图)

(2)对于市场上普遍的文档管理系统,都缺乏流程审批功能,天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能,对项目流程中的文档进行审批归档,同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第7张图片

(图释:天翎KM可视化流程配置)

5. 学习培训,智能问答

(1)企业员工在微信(或企业微信)上收到培训课程提醒,点击即可学习,同时PC端也可进行课程培训学习;也可以通过考试自动参加一个靠评,还可以把自己的考学习的进度和考评的进度都做好对应的进度,跟绩效挂钩,提高自主学习的能力。

(2)智能问答机器人可以通过PC端,移动端进行系统问答,对查询资料或办理其他业务时起到指引。

企业知识、经验如何传承?知识管理系统告诉你_第8张图片

(图释:天翎KMS移动端培训课程)

你可能感兴趣的:(知识管理,paas,java,安全)