效率低下?如何有效管理时间

之前写过几篇文章,都谈到了时间管理相关的概念,比如拖延症相关的“道理我都懂,但我就是做不好”,比如如何利用好假期时间的“长假做什么才不会觉得虚度?”


那么今天这篇文章我们就来谈谈时间管理~


什么是时间管理?


相信大家都听过时间管理这个词,这个词经常和成功学挂钩,再加上之前被某个事件发酵了一次,出现了频率也随着高了很多。


那么,什么是时间管理呢?


在我看来,时间管理能力就是合理规划自己的时间,并坚决执行,实现高效完成待办事项的能力。


在规划时间时,最好要有一件事的一个deadline(截止日期),并且让自己在deadline前完成对应的事项


注意,一定要在deadline前完成,不要因为没人约束就觉得可以拖延,自律也是从这一步步开始,即使遇到突发事件了,可能无法完成地很好,也要在规定时间完成它,给deadline以“神圣性”。


比如我自己,写文章之前花时间确定自己的主题并梳理大概的文章架构,需要30min-60min;


写文章过程需要120min左右,那么以下两项我就规定在一个下午内完成。


你也可以尝试用自己的节奏去规划一下自己待办事项大概需要多久。


三种工作方法


时间管理中,有三种方法是比较有名的,分别是:四象限工作法、GTD工作法以及番茄工作法。


四象限工作法是指对自己手头的所有事项进行分类,分为以下四类:


图片来源为百度百科

重要紧急事件——马上着手开始做


重要不紧急事件——有计划地提前做


紧急不重要事件——尽量交给别人去做


不紧急不重要事件——尽量别做


这个方法适合拎得清自己手头事务重要性以及紧急性的同学,每个人界定重要以及紧急的标准不一样。


那如果拎不清的话怎么办呢?可以看看GTD工作法


图片来源为百度百科

GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情处理完”,是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。


通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,达到无压力高效工作的目的。


收集:把任何需要跟踪或者记住的东西都记下来,没错,是任何~每周进行一次清空的操作


整理:集中精力一件一件地处理,遵循“两分钟原则”,如果事情需要花费的时间少于两分钟,那么马上去做。


组织:下一步行动,在你做完了某些事项之后,可能会有下一步的操作,写下下一步操作,根据环境进行分类,比如在家、在公司、在学校等,以项目的形式去推进


举个例子,还是说写文章,第一步是确定框架,那么我的下一步行动就是开始写作,后续发表在公众号上,而写文章并发表在公众号上,就是一个项目;


等待,有一些需要和别人合作,需要时间反馈的,记下来进度,定期提醒跟进进度;


将来/可能,一些无法马上做或者需要长期跟进的事项,比如语言学习类,或者是度假计划;


回顾:一定要定期进行回顾检查,解决了哪些问题,还剩下哪些问题,如果自己有拖延的倾向,可以按照列表顺序做下来,而不是自己挑简单的先做,定期回顾,确保所有事项都在系统中,以及各个事项的进度。


执行:GTD的作用是尽量让自己无压力地专注于做一件事,高效完成,所以规划完成之后,也一定要动手去做


推荐GTD工作法的一本书,戴维·艾伦写的《搞定-无压工作的艺术》


提到高效工作,还有一个耳熟能详的方法:番茄工作法


图片来源为百度百科

也就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设定为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄闹钟响起,然后短暂休息5分钟,再开始下一个番茄(也就是另一个25分钟),每隔4个番茄时段就多休息一会。


其中,番茄时间可以根据自己的需要进行自由调整,最好可以形成规律。


番茄工作法的好处有:让自己在一段时间内尽可能地提高效率;避免了久坐的问题;每25分钟就可以给自己一次反馈,会让自己有意想不到的成就感。


番茄工作法也有推荐的书籍,名字就叫《番茄工作法图解 : 简单易行的时间管理方法》,有兴趣的同学也可以了解下…


以上就是三种时间管理方面比较常见的方法~大家可以根据自己需要选择方法,或者结合使用


两个提醒的点


误区:


很多人有一个误区:时间管理就是把自己一天的时间排的死死的,按照计划行事,但其实并不是的。


时间管理不是为了让你陷入束缚里,而是让你高效完成自己觉得该做的事,拥有更多时间可以做自己想做的事情。


提升:


时间管理提升的一个方向,如果按四象限工作法来说的话,就是让自己平时尽量做重要不紧急的事情,并养成每天都做的习惯。


对外就表现为:拥有多个优秀的习惯,并且拥有很强的自制力。


而自己一直在做自己认为重要紧急的事情,会让自己更有掌控感,培养出自信,进入正向循环。



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