还在为管理ISO文档熬夜加班？资深体系人都在用这个信息化工具管理体系文件

文件管理，大到国家依法治国，所有公文都按标准发布实施，小到我们企业，依法治企是我们的根本发展之路，而企业文件的管理则关系到：凡事有人负责，凡事有章可循，凡事有据可查，凡事有人监督的管理境界。

如果质量管理体系没有章程，企业管理绩效无据可查，知识资源流失，甚至可能会带来百万甚至千万资产丢失的风险。

如今随着企业质量管理体系的深入发展，给ISO文件管理工作带来新的生机和挑战。

如何增强企业ISO体系文件管理意识和方法，结合实际，充分发挥ISO文件管理工作在质量管理体系运行和认证中的积极作用，是摆在企事业单位面前的紧迫任务。

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什么是ISO文控管理

ISO文控管理，就是一个已经通过ISO质量认证的公司专门设立一个对公司所有重要文件(ISO)程序文件等管理工作的部门。

实现合同评审、设计控制、不合格品控制、纠正预防措施等业务流程自动化，自动生成、保存质量记录、过程记录；实现合同管理、采购管理、员工培训、检验测量设备等松散过程管理，自动生成相关质量记录。

依据管理者权限的不同，分别对执行者、执行组别、整个企业的工作流程进行管理；对所有在办或结案工作流程进行管理；流程管理包括流程跟踪、监控、归档、统计、催办；通过流程统计分析，管理者可执行科学、客观的决策，实现业务流程重组（BPR）、完善质量体系。

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文控管理常见难题

随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，ISO 体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力，但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落地，多数企业都在这个过程中面临困扰：

文档审核效率低

质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。

纸质文档，浪费严重

现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95%的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。

无法及时发放

当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。

旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆

文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本认可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。

文件查询、调阅困难

随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难得事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。

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解决方案

根据ISO9001质量管理体系对文件控制的管理内容和控制要求，艾思欧IMS体系信息化管理系统实现了对ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，不仅能满足更多标准体系和认证机构的要求，也能提供强大的文档版本控制、文档审计记录、文件关联、权限管理、审批流程及流程操作历史等核心功能。

企业中的ISO程序文件、表单文件、质量手册、培训文件、技术图纸等文档资料，也都可通过艾思欧IMS文控管理系统有效地管理起来。

IMS为企业建立起的一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。