学生或导师,员工或老板,基层干部或领导,子女或家长,有人的地方就有交流。包括面对面的交流,也有文字书面的交流,例如,实验报告,工作报告,进展报告,年度总结。从学生时代开始,就让我们头疼,怎么和老师沟通?怎么写报告?,除了标题XX报告,报告内容具体需要是什么?写完了,还得考虑是不是别人看得懂?老板为啥撇了一眼就甩我脸上叫我重写??报告策划都不会还想不想干了?
别人看不懂自己写的是什么,有人会可能告诉你表达方面有问题,知道又该怎么办?很多时候我们是知道自己在表达方面有点不足,但是这么多年语言词藻说法,每个人都差不多了,一时间又该怎么在这方面迎头赶上,让老板看好,升职加薪呢?
我给一个句话的建议:
基于人类的特点(或称为缺点),讨论自己表达的逻辑,再给出对逻辑方面进一步的建议。
先解释一下这句话,再讨论是否这个建议对读者是否有用。
第一,这里“人类的特点”,主要引用在《金字塔原理》这本书中提到的人类特点,并且这个特点主要是在思维习惯上的特点。(这篇文章没有溜须拍马彩虹屁方面的技巧,真喜欢我再出一个拍彩虹屁的实用操作-攻略篇)举几个例子:
1.大脑的短期记忆无法一次容纳约7个以上思想、概念或项目。
2.大脑会自发将发现的所有事物以某种秩序组织起来。
3.受众(读者、听众)的脑力活动主要有两个:一个是识别和解读词语,另一个是找出表达者的逻辑,发现你想表达的意思。
4.人通常会对自己不认识,不了解或者不知道的事物,事实或观点感兴趣。
这些“特点”在生活中都有实际的体现。比如,老婆喊你买菜,给我买个红豆番茄大萝卜,地瓜鸡蛋油条醋,还要一包大白兔。你的反应“what?”黑人脸。啥啥啥?老婆你再说一遍?除了大白兔奶糖还要啥?
(黑人脸插图)
这里体现的就是人的记忆问题,在没外加辅助时候,怎么去记忆事物?分类!把蔬菜分一类,调味料分一类,零食分一类,记得就快多了。这样,不仅你可以快速记得总量,还可再检查快速查漏补缺,而且你的听众读者更快的了解你想表达的东西。
这一部分让你知道人类是什么水平。即使是智商和情商足够高的人,他在理解和接受你观点的时候,也是需要一段时间的思考过程。而且,很多人说话、写作的习惯,并不是一上来就亮观点。这更要命,上来先是一堆举例,一堆事迹,导致别人知道你观点的时间越拖越久。这种做法,和闺蜜基友还没事,老板顶头上司可没这种时间听你瞎逼逼。上来看你写了一堆他已知道的事,还没看完已经没有耐心,恨不得把你写的东西撕掉。需要强求别人去耐心听你完整的看完或者听完你说的东西,你可能在表达的逻辑方面已经失败了一半。(不排除为了戏剧效果那种文风)
就像医生给病人诊断完才能开始下药,知道听众读者的尿性你才可以修改自己的作品(工作计划,实验报告等)。
那么接下来,就是第二,关于“讨论自己表达的逻辑”。每个人都有自己对逻辑的认识。尽管各种表达不尽一样,现有的表达顺序也就是逻辑顺序,也就4种:时间,空间,重要性和演绎顺序。
我也不清楚这4个逻辑顺序的分类,究竟是按什么分类来的?这4个,可能就是经验公式,不像一些公式可以由其他公式推导或得到。
抛开这个不说,4个逻辑顺序都是可以用在同一件事上。比如,老板想问问你公司内耗的问题,甲乙两个人调研得到的事实一样,但是:
甲的报告:
一、事实1,2,3,公司在这方面亏损多少,得出结论公司存在A问题。
二、事实4,5,6,公司在这方面亏损多少,得出结论,公司存在B问题。
……
乙的报告:
一、公司A问题很严重,亏损多少,体现在事实1,2,3,急需解决。我个人建议xxx
二、虽然B问题也很严重,亏损多少,体现在事实4,5,6,但是相对问题一,是决定公司存亡的问题,因此建议先解决问题一。
……
两份报告,差别是甲的逻辑顺序主要是归纳演绎顺序,乙的逻辑顺序主要是重要性顺序。这个时候你是老板,会喜欢哪一份呢?感觉乙的报告会好一点,因为是急老板之所需。
另外一点,是乙在报告中还提出了建议。这一点就涉及到逻辑中的一个问题:怎么算完成一件事?
我认为每个人做事成效不同,本质上就是因为每个人对完成一件事的定义不同。
在上述的例子,甲认为完成报告,就是调研事实,得出结论,完成报告。而乙认为除了相同于甲的步骤,还得提出建议这才算是完成报告。这一点,体现的就是差别,也是差距。
那么,问题来了,怎么给自己的逻辑顺序,给自己的做事内容,或者怎么定义一件事呢?
这也就是第三步,建议和改进。每个人对怎么才算完成一件事都有认识,比如:
怎么才算到过北京?
怎么才算恋爱了?
怎么才算读完一本书了?
怎么才算认真学习了?
等等等,开放式的题目,这些可能就需要你我思考和重新定义或者大家一起定义了。
2019年8月26日于星海湾