如何提升工作的效率?你可以试着“拆一拆”

在我上初中的时候,在晚上做作业的时候,我和我爸隔三差五就会因为做作业产生冲突。我们的冲突只有一个主题——做作业的时候能不能听歌。我爸认为一心不可二用,我则认为听歌有助于活跃思维。我俩关于这件事各自引经据典,摆事实讲道理,终于在有一天我爸拿起随身听一把摔成了碎片,为这场旷日持久的论战画下了句号。

虽然我坚持写作业听歌并不会影响我写作业的思路,但是我也承认在做类似背诵、英语阅读等功课的时候听歌确实会减慢速度、加大出错的概率。那么人究竟能不能同时处理多件事情呢?我们又应该怎么样提升自己的工作效率呢?

并行工作的诱惑

可以同时处理很多件事情,甚至是一边工作一边休息,这种存在于史书上的工作状态总是让我感到很向往。不幸的是无论在电脑程序还是个人工作,并行处理是一个“理想很丰满,现实很骨感”的存在。电脑芯片虽然早已经能够造出多核的结构,但现实中基本上还是“一核有难,n核围观”。而人在工作中使用多任务并行处理的方式,甚至会有更糟的结果。

这只是一种理想状态

现在脑科学的研究结果已经表明,人的大脑是不支持多任务并行的,表面上的并行处理实际上注意力在多个任务之间切换的结果。糟糕的是每一次注意力的切换都会带来“转换损耗”,简单来说就是前一个任务会在脑中留有印记,而处理新的任务大脑需要时间进入状态。因此频繁切换当前任务只会降低工作效率。

所以就踏踏实实的用按部就班,一件一件地做工作?别忙,也许你可以试试《精进》里介绍的三明治模型和分层工作法实现变相的并行处理。


三明治工作法

如果细心观察,在工作中会发现这样的现象。一部分工作充满挑战,走出了个人的舒适区。需要大脑高度集中,避免中途打断,但这种工作实际上占比很少。工作中更多的部分是有着成熟的套路或是事务性工作,这一部分工作即使中途被打断,也不会对工作质量产生影响。

越是复杂的工作越不可能三拳两脚间就轻松搞定,从这个角度来说工作被主动或被动地打断是一件不可避免的事情。所以将工作分解为“挑战性工作”和“事务性工作”,将断点主动地设置在两种工作的间隙或是设置在“事务性工作”的时间段里,就能够适当地进行并行工作又不会影响工作质量和效率了。

三明治模型就是在工作分解的基础上,将最核心、最困难的“挑战性工作”看做“肉”。将衔接、修饰性的部分看做“面包”。对于“肉”需要集中注意力,避免打断,进入“心流”模式全力解决。而“面包”的部分就可以采用多任务处理的方式解决,甚至边听音乐边做。

将工作内容进行拆解,区分独占任务和并行任务是更高效的工作之道。毕竟人的精力是有限的,好钢需要用在刀刃上。

图层工作法

除了对单个任务进行分解,我们还可以对工作模式进行分解。在工作中,我们进行文字写作、文字排版、图片处理、数据分析等工作时,所运用的能力和所需要的状态是不同的。而在某一个工作状态内,类似的工作进行切换所遭受的“转换损耗”就会减少。

比如说当我在做一次汇报准备时,需要设计写报告、做ppt和写汇报词。这个时候就可以利用图层工作法,把撰写报告文字、填写ppt文字和撰写汇报词归纳为文字写作。把报告排版、ppt设计、汇报词排版归纳为文字排版。把报告插图和ppt插图修饰归纳为图像处理,分别在三个时间段完成。

这种工作法的关键在于尽量减少工作状态切换所造成的“转换损耗”,集中使用某种技能以产生“心流”,通过“心流模式”提升工作效率和工作质量。将打断主动设计在不同工作状态切换的空档,尽量减小“转换损耗”。

分解的力量

有一个古老的段子:把大象放进冰箱需要几步?看似是玩笑的方法其实已经显示了分解任务的力量。让我们再说一个段子:人类要殖民火星需要分几步?靠着对这个问题的分解,马斯克已经造出了畅销世界的电动车和发射后可以返回地面重复利用的火箭。

在我看来,对任务进行分解有两个优点:促进行动、有利创新

在困难的任务面前感到胆怯和信心不足?别羞于承认,这很正常。很多人在困难面前踌躇不前,与其说是缺乏能力还不如说是缺乏胆量。但是如果从一开始就将任务拆解成相对独立的小模块,再对每个模块分别攻坚,内心中的恐惧感就没有那么强烈了,更容易鼓起勇气迈出第一步。

将任务拆解成模块还可以降低任务的复杂程度,使得模块之间的关系变得清晰。我们在工作时能够将模块内部问题和模块之间的协调问题分开处理,增加了对任务把控的信心。拥有了对任务进度的确定性,也能够给我们立刻行动完成任务的动力。

我虽然也向往能够像大师一样几笔就勾勒出整个工作的蓝图,通过设计一个跨越式的创新将工作一次性解决。但是作为一个凡人,将任务分解为模块后,对每一个模块的具体问题进行聚焦研究无疑更加可行。任务中的技术难点就像切片面包,如果从任务整体的角度来看,难点就像包装好的面包,层层叠叠地摞起老高,让人无从下嘴。但是将任务拆解后,技术难点就像面包一片一片地从包装袋里取出平铺开来。工作重点会变得清晰,更容易产生创新。

这种通过解决任务模块难点产生的创新有着另外的一个好处,就是更容易被移植和组合。因为任务模块的相对独立,所以创新对于周边条件要求就比较少,即使任务的最终目的没有达成,这种创新也能够独立存在,继续发展。就算日后人类没能实现殖民火星的计划,但是现在我们已经能够开特斯拉的电动车,spacex的火箭也已经发射了很多的卫星上天。这些创新成果已经能够独立地改变世界了。



无论是三明治模型还是图层工作法,核心就是一个“拆”字。现在的世界太复杂,能够拆到自己需要施力的位置,拆到自己急需学习的知识,这就是提升自己工作和学习效率的有效方法。难怪罗胖多次强调会拆解工作是一个高手的标志。所以,不如在工作生活中有意的“拆”一下吧。

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