我们要弄清楚两个问题为什么要向上管理呢,向上管理主要是要做什么呢?
首先,第一个问题为什么要向上管理?向上管理的本质是为了同时给公司、上司和自己带来最好的结果,并有意识地配合和改变工作方法,最终让个人或团队达到公司企业预设的目标,取得既定的效益。
其次,我们要去考虑向上管理主要是要做些什么呢?其中最重要的沟通,就是要与直属领导建立有效的沟通。主要要做一下几个重要内容,首先,对齐目标,我们要与上级建立有效的沟通,对目标理解一致,这样员工才能将目标充分融入到工作中,确保个人和团队的工作与公司/领导要求的目标是一致的。要不然,做的越快错的越多,这会给公司带来非常大的损失。第二,协调资源,在明确目标之后,我们要对达成目标需要的资源进行评估,充分发挥资源的效用,让资源可以被充分利用,并且要确保达到目标所需要的资源得到充分准备。在需要某个资源的时候,能够及时保量的提供给项目组。第三,跟踪进度,任务分配给某人,以及任务下达下去,作为领导需要对整个工作进度的掌握。第四,反馈问题,在项目推进过程中出了问题要及时反馈,避免问题进一步对项目造成更大的影响。
所以向上管理在我们的工作中非常重要,因为它涉及到我们工作开展的目标,以及人财物等核心方面进行开展的,我们要顺利达到目标,我们就需要借助上级的力量帮助我们获得资源,解决问题等工作。
向上管理不仅仅是一种工作方式,更是一种人际关系的构建。通过诚实可靠的配合、协作和依赖关系,我们可以建立与上级之间的信任,成为他们值得信赖的人。
要求我们将上级当成我们的VIP客户,首先需要我们准确的了解客户需求,即与客户建立统一的目标,目标确认了我们才能顺利开展接下来的工作,其次,优先处理,对工作要进行重要紧急等级划分,在面对上级的工作不能“胡子眉毛一把抓”,需要分清主次。然后,及时沟通对项目工作的进展,出现的问题及时反馈和沟通,争取领导的帮助和协调,以及在出现问题的时候及时纠偏,不要让误差变成失误。
之前我看到一个段子,说00后怎么整治了职场,80后的特色是在接收到上级安排的工作的时候,直接回复“收到”信息,90后在收到上级安排的任务的时候,回复“ok”,然后就是00后,在收到任务,他们会找一大堆理由搪塞,然后回复“这事我干不了”,然后这个段子的主题说终于00后整治了职场。
上面是我看到的一个段子,我对这个段子持中立态度,我不认可80后,90后工作做的有多好,我也不认可00后就多么的不靠谱,我认为在我们接收到领导安排的任务,有可能就根本没有理解领导要干嘛,他的目标是什么。在接收到领导安排的任务,作为员工应该首先问一个问题,“为什么要做这件事?”,其实就是问出领导作者一件事的核心需求,比如:张总:“小王帮我准备一台电脑”。小王:“收到”,然后小王就去忙去了,他费大劲,到设备部门找其领导协调,然后找网络部门开通网络,忙活了几天将一台台式机安装在领导办公桌上,布上了线,开通了网络,然后就去告诉领导了。然而同事小李在遇到同样的安排的时候,他是这样做的小李:“请问领导时用电脑干什么?”,然后张总:“最近有一个招商会议,需要一台笔记本方便到时候演示PPT”,然后小李问:“张总,明天早会之后将这台笔记本,放在您的办公室,您看可以不?”,然后张总:“可以”。然后小李去忙去了,小李协调各个部门,并未找到合适的笔记本,只有空余的会议室可以手机投影的投影仪,然后他想到张总之前说的话,他去找了张总,小李:“张总,周三的PPT演示可否直接使用xxx会议室的手机投影的投影仪,目前协调了xx部门,由于目前公司业务繁忙,所有笔记本已被借出去。我立即通知各位参会人员将周三的会议调整到xxx会议室,我周三早上将您需要演示的PPT投放到预定会议室,并准备好演示所需要的激光笔,您看这样可以不?”张总:“很好”。
从上面小故事,我们可以总结几点,接收到任务第一件要做的事情,是问出核心需求,也许你的上级只需要演示一下PPT,而不需要一台完整的台式机,如果因为上级的疏忽没有完整讲出背后的需求,我们就按照表面理解去工作,我们的产出就会与预期的方面南辕北辙了,了解要做什么(What)的之前,最重要就是问出(Why)。其次,就是对要做什么(what),在哪里做(Where),以及何时做(When)都要有充分的掌握,这个时候,我们其实就与领导对齐了目标。当然也有做的更好的就是“进一步确认”,也就是接收到上级安排的工作,我们也可以简短的与上级当面口述核心能容,以确保理解到位了。
及时汇报工作,对于上级掌握工作进度,对于工作偏差进行纠正,以及在项目出现问题的时候可以帮助我们进行解决,其实是非常重要的。我们工作中强调要做得好,但往往我们也要求,做得好且要说得好,才能得到最好的结果。在我们工作中,按照正常的工作汇报树进行汇报,我们的汇报对象应该是直属领导,但是也避免不了越级汇报,这种越级汇报,在我们的工作中应该尽量避免,接下来我们聊一下汇报工作的技巧:
4.1.汇报工作我们要遵循什么原则?
此时一个思维方式很重要,就是换位思考,如果你是领导,你在听下属的汇报的时候,你希望最先听到什么呢?当然是结论啰,所以第一个原则是结论先行,观点前置,第二是以上统下每一层都是对下一层的总结加概括。第三,归类分组每一组的内容必须属于同一逻辑范畴。第四,逻辑递进,每一组中的内容必须按照逻辑顺序排列。以上也符合麦肯锡公司在经常咨询过程中总结出来的金字塔表达法。
4.2 汇报工作我们应该考虑那些因素呢?
汇报的时机比如:在工作有了里程碑的时候,在工作有了变动(资源增加,工作量增加,目标发生变化,或者工作出现了查错)需要及时汇报。
我认为可以按照戴明环PDCA各个环节进行汇报,在P(plan)即明确了目标,并且制定了达到目标的计划的时候,要进行汇报,这样可以让上级对整个工作整体有把控,比如整体完成时间,关键性里程碑节点有掌握。在D(do)的节点,即完成了里程碑的时候进行汇报,以及工作中需要协调资源的时候汇报,此时是请求上级为你协调资源。在C(check)检查阶段,我认为这个工作是贯穿整个工作的始终,要做到随时检查和随时总结,这样当工作出现了问题的时候需要及时汇报。最后就是在A(Act)执行,对总结结果进行处理,对工作完成阶段的改善和提高阶段,即完成工作,我们要进行汇报,让上级知道工作已经结束了,最好我们还能进行总结,总结规律和方法,工作中的优点和不足,这样可以持续改进工作方法,提升工作效率。
以上就是我认为的汇报内容,以及汇报时机和汇报时间的选择,其实已经涵盖了大部分场景,足以应付职场80%的场景,但是另外一种场景我们可能会遇见,就是 越级汇报,虽然职场中我们要避免越级汇报,但某些情况下会出现这类情况。
我们在汇报工作的时候,也可能汇报中需要寻求领导的帮助,但你认真想过没,我们是不是合理的提出了自己的需求?
在汇报的时候通常至少有以下两点需要汇报,首先,会将工作成果进行汇报,其次,我们也需要工作推进中的问题一并汇报,但是在汇报问题的时候我们需要得到领导的支持,也就是明确的提出我们的需求。但是我们真的能够合适的提出需求吗?我总结了以下几点在提出需求的时候需要注意的点。
表达的时候要抛掉负面情绪,客观准确的描述出具体的需求,运用“我需要”句式
比如原话:“经理,我没有时间领设备,太多工作了,我还有多个项目的开发和维护工作,你找别人吧?”
如果我是经理,我从这里面听出了几点内容,首先是“情绪”感觉是抱怨工作太多,其次才能get到这句话的点,就是让别人来做。如果我们使用如下表述方式可以让对方更能理解你的需要。
调整后的表述:“经理,我需要1个认识这些设备的同事跟我一起把设备找出来并核对清楚,因为这次需要借用的设备比较多,而且全部堆放在一起,而我只能在开发空余时间去领用设备,时间紧,任务重,请你理解并支持。”
从这个表述中经理也更可能接受我们的请求,从这个请求表述中,我们可以抽离一个模式,运用好“我需要”句式。
如上回答,也可能遭受经理的回绝,因为他认为这是你的事,与经理无关,所以他很可能会回绝掉你的请求,如果我们将这件事产生的利弊与上级进行表述,也就是产生了利益要分享给上级,产生的弊让上级提前知道(这两点最好是与他切身相关),我们还可以如下进行语言的调整:“经理,我需要1个认识这些设备的同事跟我一起把设备找出来并核对清楚,因为这次需要借用的设备比较多,而且全部堆放在一起,而我只能在开发空余时间去领用设备,时间紧,任务重,如果有一位同事帮忙的话,这样就能在今天的下班之前,顺利找出所有的设备,确保本周的业务考核顺利开展。”
我们的所有工作都涉及到“人财物和时间”的使用,接下来分享一个经典的模式,这也是项目管理三角
任何工作唯一不能退缩的就是质量,质量是不能降低的,如果一个成本低质量差和一个成本高质量好的产品同台竞争,如果时间足够长,随着技术迭代高质量企业也会因为生产过程中的边际成本逐渐降低,我相信最终高质量会打败低质量的企业。这也是这几年国家工业转型的原因,我们不能再以低价低质的产品赢得市场了。所以,质量是不能降低的。
在面对领导分配的任务,既然质量不能降低,那么为了达到目标,有如下几个公式可以套用:
成本固定:那么要么消减范围,要么增加时间
范围固定:要么增加成本,要么增加时间
时间固定:要么消减范围,要么增加成本
以上就是我总结出来可以合理提出需求的点。
首先我们要明确,我们提出的都是请求,那么请求就有可能被拒绝的可能。没有什么请求不能被拒绝的,所以调整期待心态很重要,我们期待的不是一定能被接受,那么即使被拒绝我们也不会因为心里落差而感到沮丧。其次,提出请求的时候也不要期待一次性满足,需要循序渐进的,一次不要提出一个巨大的,上级根本无法满足的需求,我们可以一点一点的小需求循序渐进的提出。或者我们采用备选方案,也就是退而求其次,为了达到目标A,我们提出一个更大的需求B,当B不能被满足的时候,这时退步到A,这样也可能更可能的需求被接受。
总之一句话,无论我们的请求是被接受了还是被拒绝了,我们面对工作都要保持积极的状态,不能因为被拒绝而消极怠工。
今天我们分享了向上管理中的沟通技巧,从其意义触发,我们认识到其重要性,然后我们分享了如何合理的接收任务,如何正确的进行任务汇报,以及如何合理的提出需求等角度提供了一些参考的方法,希望这些方法能给你的工作带来显著的成效。我们今天的分享就到这里,期待我们共同进步。