SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑

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导读

 

本篇,我们结合采购订单的审批功能,分析一下SAP审批策略的实现逻辑。

 

很多朋友在学习审批策略初期,有时候很难理解审批策略中的一些关键名词,比如“审批组”“批准代码”“发布标识”等。从而,难以理解SAP审批策略的实现逻辑。

 

我们将从业务分析到系统功能设计的角度,分享一下SAP审批策略。

 

 

正文

 

业务分析

 

SAP审批策略就是为了实现对SAP中相关单据的审批。那么,要实现单据的审批,系统功能要满足哪些业务要求呢?

 

  1. 能筛选出需要被审批的单据

 

企业中的业务单据量很大,并非所有单据都需要被审批,比如,针对采购订单的审批,大于一定金额才要求被审批,金额小的订单,就不需要审批。

 

类似上述的业务需求,系统要允许企业定制一些筛选条件,保证需要被审批的订单,必须被审批,不需要审批的订单,不用被审批。

 

SAP系统通过“分类和特性”这一基本功能,实现订单的筛选。

 

SAP系统通过预先设置“分类和特性”的特征值,当业务订单符合特征值的要求时,系统就会触发审批策略,也就是说,系统将保证此类订单必须被审批。

 

  1. 定义审批的层级

 

当我们筛选出来哪些订单要被审批后,下一个问题是:这些订单需要进行采购几级审批。

 

比如,采购订单的金额大于1000,需要部门经理和部门总监进行审批,那么,我们就需要针对此种业务定义二级审批。

 

SAP通过定义不同的“批准代码”,从而实现对审批层级的定义的。

 

  1. 定义审批后的订单状态

 

我们要审批单据,一旦单据被审批了,原则上,单据在一定程度上就不能被修改了。这个很好理解,我们要采购10台电脑,部门经理同意了,审批通过了,我们不可能把采购数量改成11台;同样,未经过审批的订单,是不能收货的。

 

SAP中通过定义不同的“发布标识”,实现对不同状态的管控。

 

最后,会把“发布标识”分配给不同的审批层级,进而保证,当订单经过审批后,其订单状态是符合业务要求的。

 

 

总的来说,对于订单审批业务的基本逻辑,我们可以抽象为三层:

 

  1. 先得能筛选需要审批的订单,并且保证该审批的订单要被审批;
  2. 其次,要能够设置符合企业需求的审批层级;
  3. 再者,审批后,订单的状态要符合审批后的要求;

 

为了满足上述三层基本业务逻辑,SAP系统设计了以下三个系统功能,如下图所示:

SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑_第1张图片

审批策略的系统功能介绍

 

  1. 创建“特性”

 

在实际业务中,企业会设定哪些订单需要被审批,也就是当订单符合某些特征时,就需要被审批。

 

创建“特性”,就是创建审批的筛选条件。

 

假定某企业,需要以“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”为维度,设定筛选条件。

 

那么,我们就需要分别以“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”,在SAP系统中设置4个特性。

 

创建特性的T-Code CT04

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在上图中,需要注意两点:

 

a.建议选择“多值”,选择“多值”的话,可以满足当企业需要多个订单类型都能触发审批时,可以在该特性中维护多个特征值。

 

b.由于该特性的建立,是源于系统中的标准字段,所以,我们需要在结构CEKKO中,找出相应字段名,维护此处。

注意:如果是设定采购申请的审批特性的话,此处应该维护结构名“CEBAN”。

 

注意如下图,带有数值,类似“订单净总额”这种特性时,建议勾选允许“间隔”,勾选上,意味着我们可以输入一些带间隔的选项,比如100-1000,>1000,<1000等。

 

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通过上述方法,我们可以分别创建“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”的四个特性。如下所示:

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2.创建“分类”,并将所创建的“特性”分配给“分类”

 

         T-Code  CL02

 

如下图,分类的创建需要注意两点:

a.类类型需要选择032

b.将“特性”准确地分配给该分类。

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我们创建好了分类,并将所创建的特性分配给了分类,如下图所示。

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到这里,我们已经成功地将筛选订单的特性创建完毕,并将特性分配给了相应分类。

3.创建“批准组”

 

这里,我们先简单“批准组”的作用。

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如上图所示:SAP定义了一个“批准组”的概念。

 

a.我们需要将前面所创建的“分类”分配给“批准组”;

b.我们需要在后面,在特定的“批准组”下创建“批准代码”,即就是审批的层级。

 

换句话说,SAP通过“批准组”,将“分类、特性”和“批准代码”关联在一起,为我们创建审批策略,做好基础工作。

 

后台路径:

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准组

 

我们创建批准组Z2,并将分类“FRG_EKKO”,分配给批准组“Z2”;

 

如下图,我们创建一个Z2的审批组,在类别中维护之前创建的分类代码“FRG_EKKO”,其中“Rel.obj=2”是默认生成的,这个指的是“订单”,这个我们可以不管。

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注意:整个系统中,针对订单的分类只能是一个,在上图中,我们能看到虽然不同的批准组,但是对应的分类都是“FRG_EKKO”。

 

4.创建“批准代码”

 

“批准代码”实际上就是审批的层级,而且,根据我们在3中的介绍,“批准代码”是在“批准组”下创建的。

 

后台路径:

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准代码

 

如下图,我们在批准组Z2下创建了两个批准代码:“Manger 01”,“Manger 02”。

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5.创建“批准代码”

 

后台路径:

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 发布标识

SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑_第12张图片

这里需要说明两点:

 

“核发”这个对勾是否勾上决定了该状态下是否允许收货,如果勾上了,意味着该状态下可以收货,如果不勾,意味着不能收货;

 

“可变性”,如下图所示,有如下多种可能性。

1:该状态下,审批之后,不允许修改; 

 

2:该状态下,审批之后,可以修改,而且不管改什么,都不需要重新审批;

 

3:该状态下,审批之后,可以修改,但不管改什么,都需要重新审批;

 

4:该状态下,审批之后,可以修改,如果修改的地方是审批条件里面定义的,则需要重新审批;不是审批条件定义的,则不需要重新审批;

 

5:该状态下,审批之后,可以修改,不管改什么都需要重新审批,打印之后再修改也需要重新审批; 

 

6:该状态下,审批之后,可以修改,如果修改的地方是审批条件里面定义的,则需要重新审批;如果打印过,不管修改过什么都需要审批;

 

空:与“3”相同。

 

上述内容,我没有详细测试,源于资料介绍,大家可以测试看看。

6.创建“批准策略”

 

我们完成了“分类和特性”的创建,并将分类分配给了“批准组”;

 

我们在“批准组”下创建了“批准代码”;

 

我们定义好了“批准状态”

 

做好了所有准备工作,我们可以开始创建“批准策略”了。

 

首先,我们得明确,“批准策略”的创建,必须在某个“批准组”下面。

 

这样系统才知道,你这个“批准策略”将引用哪个“分类和特性”作为筛选条件,以及你将准备用哪些“批准代码”作为审批层级。

 

因为,在前面的系统操作中,我们已经给“批准组”分配了“分类”和“批准代码”了。

 

后台路径:

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准策略

 

如下图,我们在“批准组Z2”下,创建一个批准策略Z2,并选择相应的批准代码。

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接着,我们点击“批准前提”,如下图选择,意味着01的审批是02的先决条件,也就是01批完了,02才能审批

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接着,我们点击“批准状态”,给每种情况分配之前所定义的批准状态;

如下图,三种情况分别是:01、02都未批准的情况,01审批了,02还未审批,以及01、02都审批了的情况。

SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑_第15张图片

批准状态分配完毕后,点击“分类”,这里的分类是什么作用呢?

 

我们在前面创建好了“分类和特性”,并未给特性赋予具体的特征值。

 

换句话说,我们要以订单类型作为筛选条件,并未说明当订单类型为什么时,才触发审批。

 

在这里,就是我们维护具体条件的地方。如下图,当订单类型=NB,采购组织=1000,采购组=001,且订单净总额>1000EUR时,才触发审批功能。

 

注意1:下图中四个条件是and的关系,也就是采购订单必须同时满足,才能触发审批。

注意2:下图中的功能,除了后台进入,也可以使用事务码CL20N进入。

SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑_第16张图片

最后还有一个模拟审批,这里我们就不演示了,大家可以自行操作,如果模拟审批没问题,意味着此审批策略有效。

 

最后,我们再用一张图总结一下:

SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑_第17张图片

 

 

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