什么是进销存系统？有哪些流程？

这篇给大家详细介绍一下，到底什么是进销存系统，它的发展历程如何？企业该如何利用进销存系统获得竞争优势？

至于为什么越来越多的企业都选择进销存系统，让我们先来看一下这个实例。

假设有一家零售超市，他们销售各种食品和日用品。在没有进销存系统的情况下，他们可能会遇到以下问题：

• 库存管理：没有进销存系统，超市员工需要手动记录商品的库存量，这容易导致错误和遗漏。由于缺少库存可见性，超市可能会经常遇到缺货或过剩库存的问题，过多的库存会增加库存成本，而缺货则可能导致失去客户；
• 采购管理：没有系统来跟踪销售趋势和库存水平，采购人员将难以预测何时需要重新订购商品。这可能会导致采购过多或过少，浪费资金或丧失销售机会；
• 销售和客户服务：员工无法迅速查找产品信息和库存状态，客户需要等待更长时间，影响客户满意度；
• 数据分析：缺乏数据分析工具，超市将无法了解哪些产品最畅销，哪些需要促销，以及如何价格和库存调整策略；
• ……

但是，如果这家超市引入了进销存系统，情况将大不相同。进销存系统可以大幅提高企业的效率、降低成本、增加客户满意度，从而实现更好的盈利和竞争力。这种系统无论是对于零售业，还是其他各种行业都具有非常重要的价值。

那么，这样一个优秀的系统到底是什么呢？它有哪些流程？又该如何实施？我将从以下几个方面剖析，包括——

• 什么是进销存和进销存系统？
• 进销存发展历程
• 进销存管理系统的实施流程？
• 使用进销存系统有什么好处？

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一、进销存简述

首先，在了解进销存流程之前，我们必须对进销存本身有个基本的认识。

1、什么是进销存？

进销存是一个重要的管理概念，它在商业和制造业中扮演着至关重要的角色。随着生产和供应链的发展和成熟，进销存管理也变得更加复杂，在不同历史时期和文化中，它有着不同的名称和方法。

• 供应链与进销存系统息息相关，进销存系统是供应链管理的重要组成部分。这一紧密关联的关系反映在进销存系统有助于实现供应链的协调和优化。通过管理采购活动，进销存系统确保供应链中所需的原材料和产品能够有效供应。它也监控库存水平，以确保在需求高峰时能够满足客户的需求，同时减少库存积压，有助于资金的有效运用。
• 进销存管理不仅关注库存和采购，还与销售紧密相连。它能提供销售数据和趋势分析，有助于预测需求，以便在供应链中作出相应的调整，避免库存过剩或缺货的问题，提高客户满意度。
• 此外，进销存系统的数据分析功能日益成为企业决策的有力工具。它可以协助企业更好地了解市场趋势，制定策略，降低成本，并最终实现盈利最大化。

2、进销存发展历程

进销存是企业管理中至关重要的一部分，负责跟踪、管理和优化库存、采购和销售等过程。随着时间的推移，进销存系统在不断发展和演变，以适应不断变化的商业环境和技术进步。以下是对进销存发展历程的详细介绍：

（1）萌芽时期：在1980年代初期，电算化技术的普及引发了对进销存管理的需求。企业意识到需要更有效地管理货品库存，但当时的信息技术并不成熟。许多商家仍然采用传统的人工管理方法，如手工记录、表格和文件，这种管理方法效率低下，且数据不准确。

（2）正式诞生：1990年代，进销存系统逐渐从简单的库存数量管理发展为更综合的流程管理工具。这一时期，企业开始记录货品的来源、存放地点、运输和销售渠道等详细信息，以提高库存控制和供应链管理的效率。

（3）快速发展：2000年以后，进销存系统迅速演化，从纯粹的仓库管理扩展到包括财务、客户关系管理（CRM）、业务管理等多方面内容。一体化的进销存系统在这一阶段崭露头角，国内的多家财务软件公司竞相推出进销存财务一体化系统，以满足企业对全面管理的需求。

（4）逐步成熟：自2009年以来，随着3G、4G和5G网络的普及，进销存管理系统开始迁移到移动设备上。业务人员可以随时随地访问公司的进销存系统，从而提高了管理效率和反应速度。这使得远程办公和移动办公变得普遍，对企业的管理效能有着显著影响。

总的来说，进销存系统的发展历程反映了技术和商业环境的演变。从最初的简单库存管理到今天的一体化系统，进销存不断适应新的需求和技术，成为不可或缺的一部分，不仅提高了效率、降低了成本，还增加了企业对业务的洞察力。

二、进销存系统如何实施？

1、Excel表格的局限性

传统的进销存管理方式使用Excel表格虽然在某些情况下是可行的，但也存在一些明显的缺点，包括：

• 人工错误：手动输入和计算数据容易引发人工错误，如拼写错误、数据录入错误、公式错误等，这可能导致不准确的库存、采购和销售记录。
• 缺乏实时性：Excel表格通常需要手动更新，因此数据通常不是实时的。这可能导致库存不匹配，难以及时了解商品的实际库存情况。
• 有限的多用户协作：如果多个员工需要同时访问和编辑Excel表格，可能会出现协作问题。Excel在多用户环境下协作能力有限，容易导致版本混乱和数据冲突。
• 有限的数据分析功能：Excel虽然具有数据分析功能，但对于大规模数据分析和高级业务智能的需求来说，功能有限。企业可能无法轻松进行高级的数据挖掘和趋势分析。
• 复杂性和学习难度：使用Excel来进行进销存管理可能需要员工具备较高的技能水平，包括公式编写、数据表建设等。这对于不熟悉Excel的员工来说可能具有较高的学习难度。

目前最好的选择就是——进销存管理系统。很多人又要问了，进销存管理系统是什么？

进销存系统是一种典型的数据库应用程序，借助先进的计算机技术，解决企业在账目管理、库存控制和信息反馈方面所面临的问题。它集成了进货、销售、和库存管理的多个环节。

具体来说，进销存系统包括以下几个主要方面——

• 进货：指企业从供应商处购进产品或商品的过程。
• 销售：指企业向客户销售产品或商品的过程。
• 库存：指企业在某一时刻所持有的产品或商品数量。

下面以一个我们公司在用的进销存系统为例，给大家介绍下进销存系统有哪些流程，又是如何实施的。

2、进销存系统流程介绍

（1）采购管理——流程统一管理，操作便捷简单

在企业采购管理中，涉及到一系列步骤。首先，在需要采购物品的情况下，相关部门会提交采购订单申请；这个申请一旦获得上级领导的批准，就会自动生成相应的采购订单，以保证后续采购流程的顺利执行；此后，采购订单生效后，会执行一系列的货品检查，并将货品入库。同时，还需要处理不良货品的退货流程。这一系列操作的目的是确保采购流程的合规性和效率。

①供应商管理

在供应商信息部分，详细记录了所有供应商的相关数据；使用供应商价格表，对具体的采购价格进行记录和维护；借助供应商价格表中的数据，可以在仪表板中轻松查询具体产品的采购价格，并进行产品采购价格波动的分析。

②采购申请

记录采购的基础信息和产品详细数据，然后将采购请求流程提交至采购主管进行审批。一旦审批获得通过，流程将流转至采购员以执行采购操作。

③采购入库

在录入入库细节后，执行入库前的基础检查。

④采购统计分析

• 采购需求统计：采购申请需求汇总统计，产品出库需求统计
• 采购订单统计：采购经营统计（订单、数量……），产品采购价格波动分析
• 采购执行跟踪看板：订单执行跟踪（入库-退换货-对账-付款），待入库、待对账、待付款管理看板，入库统计/明细、退货统计/明细

（2）销售管理——流程清清楚楚，细节一目了然

销售管理是进销存系统的重要组成部分，主要包括销售订单管理、客户管理、销售报表分析等功能。 销售管理模块由报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货、销售订单统计以及销售执行跟踪看板组成。

①客户管理模块

在这个模块可以记录客户的数据信息，以及所有客户的跟进相关信息，客户表支持自动填充数据和查看历史相关数据。

②报价

报价单支持直接关联客户表数据，支持一次录入多条产品报价，可以根据业务需要，选择是否使用报价模块。

③销售订单

一键查询销售订单执行跟踪情况，确认订单销售合同无误后，可以打印或者下载合同模板进行签署。

④销售数据统计

销售订单统计包括销售订单数据、销售毛利分析、产品销售价格波动以及销售排行相关统计。

（3）库存管理——全局自动化管控货品出入

库存管理模块由其他入库单、其他出库单、库存调拨、库存盘点以及产品出入库/调拨、盘点数据分析等内容组成。

①出入库单

除采购出入库外，所有出入库单据都需要从该表进行数据录入，支持批量导入初始化数据。

②库存调拨

库存调拨表包括调拨产品基本信息，调拨的过程中需要调出方与调入方相互确认，调拨申请提交后先后经由调拨审批、出库执行、入库执行等流程环节

③库存盘点

盘点时，可以查询产品实时库存，自动计算盘盈盘亏数量、售价金额和成本金额等数据。

④产品出入库统计

主要展示产品出入库数据的分析与汇总以及产品出入库明细。

（4）财务管理——随时随地提报，账单一清二楚

①应付账款统计

采购订单若是现结清，系统自动生成付款单待办，由财务去结款；若是月结，则会在固定时间提醒财务去付款。

②应收账款统计

销售发货若是现结清，系统会自动生成回款单待办，由财务去核对入账账目；若是月结，固定时间提醒财务收款。

③发票

在线发起开票申请，自动对应合同金额。

三、企业使用进销存系统的优势

当企业使用进销存系统时，他们可以获得多方面的优势，包括：

1、优化库存管理

• 通过实时库存追踪，企业可以避免出现过剩库存和库存积压的情况；
• 可以设置库存阈值和自动补货系统，确保产品始终可用，规避缺货风险。

2、提高效率

• 进销存系统的智能化减少了手动数据输入和处理，加速了订单处理和发货流程；
• 供应链的自动化和协调性有助于减少错误和提高工作效率。

3、数据可视性

• 进销存系统提供了实时数据，企业可以更好地了解库存、销售和采购情况，做出科学的决策；
• 可视性有助于迅速识别问题，采取措施，提高企业的应变能力。

4、供应链优化

• 进销存系统协助企业更好地管理供应链，确保原材料和产品的流畅运转；
• 优化供应链可以减少成本、提高质量，并提供更好的客户服务。

4、提高客户满意度

• 准确的库存信息和及时交货有助于提高客户满意度，保持客户忠诚度；
• 高水平的客户满意度有助于企业吸引新客户并提高客户保留率。

5、节省成本

• 进销存系统帮助企业降低库存成本，避免库存积压，减少过度采购；
• 自动化流程和减少错误也可以降低人工和时间成本。

6、数据分析

• 进销存系统提供高级数据分析工具，帮助企业了解销售趋势、客户需求和产品性能；
• 数据分析帮助企业管理者制定更好的市场战略、优化产品组合和定价策略。

7、适应性

• 进销存系统可根据企业的规模和需求进行定制，以满足不同行业和业务模型的要求；
• 从小型企业到大型跨国公司，都能根据其具体需求获得系统的定制配置，确保系统与其日常运营相适应。

这些优势使进销存系统成为企业管理和运营中的不可或缺工具，有助于企业实现长期成功。

以上内容，希望对您有帮助。