4.6 审阅与共享演示文稿

本节主要学习了审阅与共享演示文稿的方法，让用户学会审查制作好的演示文稿，并分享给其他人。

4.6.1 审阅演示文稿

当需要对其他人制作的演示文稿进行修改时，可使用添加批注功能，这样能在不改动原有幻灯片的情况下，使制作者了解需要修改的地方。

1. 插入批注

以给幻灯片中的图片插入批注为例，具体的操作方法如下：

选中幻灯片中的图片，单击【审阅】选项卡下【插入批注】按钮，如图4-146所示。

 图4-146

此时在图片右侧会出现批注编辑框，可直接在编辑框中输入内容，如图4-147所示。长按鼠标左键拖动批注，可将批注拖动至幻灯片中的任意位置。

 图4-147

2. 编辑批注

若要对插入的批注进行修改，可使用以下两种方法：

方法一：选中插入的批注，单击【审阅】选项卡中【编辑批注】按钮，可以对批注进行编辑，如图4-148所示。

 图4-148

方法二：选中插入的批注，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【编辑批注】命令，即可对插入的批注进行编辑，如图4-149所示。

 图4-149

3. 删除批注

若要删除幻灯片中的批注，可使用以下两种方法：

方法一：选中插入的批注，单击【审阅】选项卡中【删除批注】按钮，在下拉菜单中选择相应的命令，即可将插入的批注删除，如图4-150所示。

 图4-150

方法二：选中插入的批注，按“Delete”键可直接删除批注。

4.6.2 保护演示文稿

在进行会议报告、产品展示演讲时，常使用演示文稿来呈现。为了避免在传阅过程中被其他人修改，需要对演示文稿设置权限，对演示文稿加以保护。

1. 设置文档权限

给文档设置权限，可使特定的人查看和修改演示文稿，而其他人则无法打开。

登录WPS个人账户，单击【审阅】选项卡下【文档权限】按钮，弹出【文档权限】对话框，如图4-151所示。打开私密文档保护，仅登录个人账户时，才能打开演示文稿。添加指定人时，可添加多人，并为指定人员设置文档权限，如阅读、编辑、复制、打印等。

 图4-151

2. 文档定稿

文档定稿是将文档标记为最终稿状态，可邀他人参与认定。

单击【审阅】选项卡下【文档定稿】按钮，自动打开【文档定稿】任务窗格，如图4-152所示。

 图4-152

单击【立即定稿】按钮，弹出【邀请定稿】对话框，可对确认定稿的人员进行设置，如图4-153所示。

 图4-153

当文档被定稿后，在任务窗格中会显示出“文档已定稿”字样，单击右侧的下拉列表，也可取消定稿，如图4-154所示。

 图4-154

4.6.3 共享演示文稿

WPS文字、WPS表格、WPS演示三者并不是孤立存在的，而是相互联系的，例如，可以把文字文档直接导入到幻灯片中，也可以把电子表格中的图表等内容同步到幻灯片中。

以把电子表格“某班成绩表.xlsx”的内容同步到幻灯片中为例，演示WPS Office的功能联动，具体操作方法如下：

打开“某班成绩表.xlsx”，复制需要的表格内容，如图4-155所示。

 图4-155

打开需要同步的幻灯片，单击【开始】选项卡下【粘贴】下拉按钮，在下拉菜单中选择【选择性粘贴】命令，弹出【选择性粘贴】对话框，单击【粘贴链接】单选按钮，选择【WPS表格对象】命令，如图4-156所示。

 图4-156

最后单击【确定】按钮，即可将表格中复制的内容同步到幻灯片中，如图4-157所示。

 图4-157

值得一提的是，设置电子表格与演示文稿的联动，可实现数据的同步更新，当修改电子表格中的数据后，幻灯片中的数据也会同步修改。但当电子表格的存储路径发生变化或者对电子表格重命名时，在幻灯片中的数据将无法同步更新。

4.6.4 输出演示文稿

制作完成的演示文稿，可以直接输出为视频、图片或转为文字文档。

1. 输出为视频

将演示文稿输出为视频，可以避免因办公软件的兼容问题，导致演示文稿不能播放的情况。那么如何将演示文稿输出为视频格式呢？

单击【文件】下拉菜单中的【另存为】命令，在其子菜单中选择【输出为视频】命令，如图4-158所示。

 图4-158

弹出【另存文件】对话框，在该对话框中可以修改文件名或将文件保存在指定的文件夹中，最后单击【保存】按钮，如图4-159所示。

 图4-159

弹出【下载与安装WebM视频解码器插件】对话框，勾选【我已阅读】复选框，最后单击【下载并安装】按钮，如图4-160所示。

 图4-160

下载并安装完成后，根据弹出的对话框进行操作，即可将演示文稿输出视频，单击【打开视频】按钮或【打开所在文件夹】按钮，如图4-161所示，可看到被转化为视频的内容。

 图4-161

2. 输出为图片

如果想把制作好的演示文稿在社交软件上进行分享，可以直接把它转化为图片格式，一方面便于上传，一方面也可以防止被人盗用。那么如何将其输出为图片呢？

单击【文件】菜单中【输出为图片】命令，弹出【输出为图片】对话框，在该对话框中，可以对输出图片的方式、水印、格式、尺寸、颜色等进行设置，如图4-162所示，最后单击【输出】按钮，就能将演示文稿输出为图片格式。

 图4-162

3. 转为WPS文字文档

演示文稿除了可以输出为视频、图片格式外，还可以直接转为文字文档。单击【文件】下拉菜单中【另存为】命令，选择【转为WPS文字文档】命令，如图4-163所示。

 图4-163

弹出【转为WPS文字文档】对话框，在该对话框中，可以对转为文字文档的幻灯片进行选择，如图4-164所示。

 图4-164

设置完成之后，单击【确定】按钮，即可将演示文稿转为文字文档。

4. 文件打包

当演示文稿中含有音频、视频等多媒体文件时，可以将演示文稿打包成文件夹或压缩文件，以保证再次打开演示文稿时多媒体文件还可以正常使用。

（1）将演示文档打包成文件夹

单击【文件】下拉菜单中【文件打包】命令，在其子菜单中单击【将演示文档打包成文件夹】命令，如图4-165所示。

 图4-165

弹出【演示文件打包】对话框，在该对话框中，可以对文件夹名称和存储路径进行设置，如图4-166所示，最后单击【确定】按钮，即可将演示文档打包成文件夹。

 图4-166

（2）将演示文档打包成压缩文件

单击【文件】下拉菜单【文件打包】命令，在其子菜单中选择【将演示文档打包成压缩文件】命令，如图4-167所示。

 图4-167

弹出【演示文件打包】对话框，在该对话框中，可以对压缩文件名和存储路径进行设置，最后单击【确定】按钮，即可将演示文档打包成压缩文件，如图4-168所示。

 图4-168