部门统一业务平台规划方案

部门统一业务平台规划方案

1，           目的

部门目前没有统一的业务平台，没有对文档、成果、项目形成规范、有效的管理。主要表现为：

²      文档撰写随意。表现为格式随意、风格随意、内容随意。格式随意，如目录、页码、公司LOGO等内容时有时无，项目符号和项目层级不统一。‚风格随意，如使用的字体、字号、缩进、颜色不统一。ƒ内容随意，如整体缺乏逻辑条理、该有的部分没有、该统一的材料（如公司简介）各不相同等。文档随意撰写导致的后果就是难以整合（如分工协作撰写项目方案），难以交流理解（如程序代码维护）。

²      成果管理待改进。研发成果是公司的无形资产，是公司永续发展的基础，对成果的妥善保存和有效利用必须上升到战略高度。目前有成果归档制度，但不够完善，执行也不到位。

²      项目管理缺乏有效监督。项目从需求、分析，到立项、执行，到结项、归档，缺乏系统化的管理。特别是项目的执行，缺乏有效监督机制，严重依赖项目负责人的个人主观能动性，进度延误时常发生。

 

部门统一业务平台是有关部门内部的文档、成果、项目的信息管理平台，起到规范文档格式、保护开发成果、跟进项目进展、改善信息交流的作用。

部门统一业务平台由部门所有成员使用和遵守。

 

2，           内容

2.1 规范文档格式

各部门要对各自需要提交的、对内对外的文档，进行规范。各部门公用的文档，格式统一制定。文档格式应包括但不限于对以下内容的规定：

²      整体结构：封面、章节

²      页面布局：页眉页脚、页边距、纸张大小、纸张方向

²      项目：项目层级、项目符号、项目编号

²      排版：字型、字号、颜色、插图、缩进等

²      输出格式：采用DOC、PPT、XLS、PDF的哪一种

2.1.1 需规范的文档

各部门公用文档包括但不限于：

²      立项申请书

²      项目任务书

²      项目预算/决算表

²      项目进度跟踪表

²      项目验收计划书

 

销售部文档包括但不限于：

²      项目方案建议书

²      项目报价单

²      项目合同

 

工程部文档包括但不限于：

²      项目实施计划书

 

测试部门文档包括但不限于：

²      测试方案

²      测试案例

²      测试计划

²      测试报告

 

研发部门文档包括但不限于：

²      编码规范

²      项目需求说明书

²      项目初步设计方案

²      项目详细设计方案

²      产品说明书

²      系统使用手册

2.1.2 文档格式一般规范

2.1.2.1 整体结构

²      正式文档或超过10页纸的文档，应该设置封面和目录。目录应由可系统自动生成。目录一般显示到第三级标题。

²      页数太多（如超过50页纸）或层级太多（如超过4层）的文档，应该分章撰写。

 

 

2.1.2.2 页面布局

²      页眉显示公司名称、LOGO、项目名称；页脚显示当前页面和总页码。

²      页边距一般按默认边距。

²      纸张大小设置为A4、纸张方向为竖向。

 

2.1.2.3 项目符号和项目编号

²      项目符号在同一篇文档中应统一，一般不宜超过2种（2级），推荐使用“¢、P、²、l“四种符号。

²      项目编号一般按1,  1.1,  1.1.1，……顺序逐级细化，也可按 一、（一）、1、（1）、a，……顺序逐级细化。

²      项目层级在整篇文档中不宜超过4级。

 

2.1.2.4 排版

²      字型一般采用宋体或仿宋。整篇文档中字型应保持一致，或不超过2种。

²      对外文档字号一般采用小四，对内文档字号一般采用五号。

²      整篇文档中颜色不宜超过3种。标题一般要加粗。

²      插入图表要居中，要有标题文字说明。图表多的话（如大于15幅），应编号并编制图表索引。

²      粘贴插入的Excel数据或Visio图形，如果不需要后续编辑的话，应转换成JPG图形，以保护数据并减小文件大小。

²      应按级别进行等距缩进，也可全部左对齐、不缩进。

 

²      一般文档标题格式化为“标题1“，以下子标题逐级格式化为“ 标题2”、“ 标题3 ”、“ 标题4”、“ 标题5 ”。一般不宜设置“标题6”格式。标题化格式化的优点之一是可以自动生成和更新目录。

 

 

2.1.2.5 输出格式：

²      对内发布的文档可采用DOC、PPT、XLS、PDF中的任何一种

²      对外提供的文档一般仅提供PPT转化而成的PDF格式文档，可禁止复制，以保护知识产权不被滥用。

 

2.2 保护开发成果

成果是从广义上来说包括一切工作过程的产出，包括中间阶段性成果和最终成果两部分。从狭义上来讲只包括项目完成后的最终成果。基于目前的现状，部门重点保护最终有效成果。

保护成果的主要方式是及时归档，定期备份。其次，保护的目的是为了有效利用，因此要在保护成果的同时，挖掘成果，积极开发利用成果，提升科技成果转化为经济效益的能力。

2.2.1 成果保护

需及时归档保护的成果包括：

²      项目任务书中规定的产出，以及为产出提供有效保障的所有资料。

²      文控中心归档制度中列举的文档。

²      “2.1.1 需规范的文档”中列举的文档。

²      资质、证书、第三方报告等与政府项目申报相关的文档。

 

成果保护措施包括：

²      及时编制、更新、发布文控中心成果版本列表。

²      各部门对各自提交的成果进行重要性确认，凡属重要成果的，列入定期刻录成果目录。

²      电子资料除在服务器上存档以外，要定期刻录DVD光盘（一般为一个月一次，最迟不超过一个季度一次）、定期检查DVD光盘刻录碟（一般1年一次）。

²      纸质资料应扫描后存档。纸质原件和光盘应由专人保管。

 

2.2.2 成果利用

按权限开放成果查阅，逐步实现系统化管理，网上查阅。

 

2.3 跟进项目进展

逐步实现项目从需求、分析，到立项、执行，到结项、归档的全过程、透明化、网络化管理。其中的重点是执行环节，对项目节点（阶段性成果目标）、项目需要的外协（请款、采购、生产）进行重点控制。

先采用专人跟踪、邮件通知的模式进行，逐步过渡到软件网络化自动跟进、告警、通知。

 

3，           分工和计划

任务		内容	部门
文档管理	参照“2.1.2 文档格式一般规范”编制文档基础模板	²        立项申请书 ²        项目任务书 ²        项目预算/决算表 ²        项目进度跟踪表 ²        项目验收计划书	部门公用
		²        项目方案建议书 ²        项目报价单 ²        项目合同	销售部
		²        项目实施计划书	工程部
		²        测试方案 ²        测试案例 ²        测试计划 ²        测试报告	测试部门
		²        编码规范 ²        项目需求说明书 ²        项目初步设计方案 ²        项目详细设计方案 ²        产品说明书 ²        系统使用手册	研发部门
	编制文档内容模板	²        整理提供标准化的内容资料库，可供方案编写时直接引用	各部门
	软件开发	²        文档模板系统软件开发，提供查询、下载功能	软件研发部
项目管理		专人跟踪、Excel汇总、邮件通知	文员
		项目管理系统软件开发	软件研发部
成果管理		文控	配置管理员
		定期备份	项目工程师
		档案管理系统软件开发	软件研发部