我是恒之馨,
初心恒葆、欣馨向荣,
愿与你共享人生的美好时光!
完成了一项工作,我们往往会感觉松一口气,好不容易做成了一件事情,应该好好放松休息一下。但这样你恰恰犯了知识管理最大的一个错误,那就是没有完成复盘萃取。
这是个人知识管理的最后一步,同时也是形成知识管理闭环的关键一步。你获得的所有知识,如果不通过复盘萃取,很可能都会因为时间推移而慢慢流逝了。
这是一个笨功夫,但只要你形成习惯,长久的做下去,积累到一定程度,你将会迎来指数级的成长。
复盘萃取有什么用
你有复盘的习惯吗?据观察,凡是把工作干得非常好的人,他们在工作结束后,一般都会对工作进行回顾反思,用专业的说法就是复盘。
复盘是一个围棋术语,就是在下完一盘棋后,对弈者把下棋的过程重新摆一遍,看看哪里下得好?哪里下得不好?凡围棋高手,都有复盘的习惯。
把失败或成功重新演练一遍,大到战略,小到具体问题,原来目标是什么?当时怎么做?边界条件是什么?回过头来做完了,看做的正确不正确,边界条件是否有变化?重新演练一遍,这就是一种复盘的学习方式。
复盘不同于总结
简单来说,总结是对整个工作结果的分析梳理。复盘则更加关注过程的每一个步骤,对其中关键的问题进行深入的分析,有研究表明,有效减肥而且长期保持不反弹的人并不是那些煅练的最刻苦的人,而是善于跟踪监控自己吃了多少、体重多少的人。
这说明有效的自我反馈,对于减肥非常重要。反馈有两种,一种是外部反馈,一种是自我反馈。我们不可能经常得到外部反馈,真正可以做到的是经常自我反馈,而复盘就是最有效的自我反馈。
复盘的主要作用
第一,提升认知能力。
对个人知识管理来说,复盘的价值在于能够对自己的知识获取情况进行深入分析,让你对自己的知识掌握程度有更加深入地把握。
人的认识水平,可以划分为四个层次。第一层次是:不知道自己知道;第二层次是:知道自己不知道;第三层次是:知道自己知道;第四层次是:不知道自己知道。
你可以自己衡量一下,你处于哪个层次?绝大多数人处在第一个层次。正因为如此,才有绝大多数人都处在愚昧的顶端,知道的很少,却非常自信,以为自己无所不知,认识到这一点是非常痛苦的。当你知道自己不知道进入第二个层次的时候,你才有向更高层次进发的可能性。
复盘就是让你明确,你知道什么不知道什么,同时清楚你所知道的东西在整体的知识版图的什么位置,在自身知识体系的什么位置。养成复盘的习惯,对我们提升认知能力有着非常高的价值。
第二,萃取经验知识。
具体来说,复盘主要用于萃取经验,知识经验不是你干完事情就会有的,而是你干完事情后通过恰当的复盘形成的。
通过复盘可以形成解决问题的模型框架,下次遇到同类问题,可以迅速的调取使用,能极大地节约认知资源,提高工作效率。
通过复盘还可以积累大量的案例,为开展工作提供参考案例。这不是简单的故事,而是有详细的背景描述,周密的情况分析,良好的解决方案等具体内容的知识成果。
复盘得到的知识成果是知识管理要达成创新目标的最重要的条件,也是个人知识管理最终应该实现的目标。
复盘的基本思路
这是对一项任务的专业性讨论,着重于体现标准,是参加者自行检视发生了什么,为何发生以及如何维持优点并改掉缺点。
复盘有以下四个要求:
一是在任完成之后,尽可能快地进行。趁着记忆还比较清晰,能够回忆起较多的细节。
二是不拘泥于形式,注重实际效果。有的时候会在行动刚刚结束的现场进行。
三是时间不要长。这是由任务特点决定的,任务进行时没有那么多时间,关键是要找到问题所在。
四是所有的人要放下等级观念,平等的讨论,没有人能确定标准答案。
复盘注重回答四个问题:
行动的目的是什么?
实际发生了什么?
为什么不一样?
从中可以学到什么?
这非常简单的四个问题,但如果能够认真深入客观的分析得出有效的可操作性的结论,尤其是把目标与结果进行对比,找出其中的差异并分析原因,然后提出改进的方法,并且尽可能的及时保证复盘的准确性,对于后续的任务完成,将有很好的借鉴作用。
个人复盘萃取方法
个人知识复盘萃取不同于企业团队的知识复盘萃取,是自己与自己的对话,没有外界监督,没有引导者,需要你自己对自己负责,尽可能深入地反思剖析自己。
对于每个人来说,最难的就是自我剖析,要做好个人知识复盘,需要有一套标准化的流程,强制自己按照这一套方法进行复盘萃取。
复盘萃取时机
复盘与总结不同的地方,在于总结可以每天进行,也可以每周每月每季度反思总结。而复盘则是以行动和任务作为时间节点,这是由复盘的定义和内涵决定的。
一是及时复盘萃取。
及时复盘是于每一个步骤完成之后都可以进行的简易复盘。复盘每一个行动步骤,为下一步行动开展提供一定的参考依据。
及时复盘,可以及时矫正行动方向,相当于给系统提供一个反馈信号,这需要非常及时才行,时间未必要多长,几分钟就可以开展一次。
二是项目复盘萃取。
如果把我们要解决的每一个问题都视为一个项目,在问题解决后,要对以问题为导向建档的知识库进行分析梳理。
项目复盘萃取类似于一些大型企业的工程复盘,相对来说比较复杂一些,取得的成果也会更加丰富。
复盘萃取内容
就是我们知识管理的两个方面,分为显性知识和隐性知识。
显性知识的复盘萃取,侧重于对掌握的知识量、知识的体系、结构等显性方面进行分析梳理,从而了解在获取这些显性知识的过程中,哪些方面做得比较到位,提高了知识的吸收获取效率。显性知识复盘萃取可以应用的材料,主要是我们的笔记、书籍、文章等有形知识载体。
隐性知识的复盘萃取,重点是对解决问题过程中取得的检验成果进行成果比较和原因分析,从中提炼出能够显性化并记录在文本中的内容,隐性知识的复盘萃取难度大,需要较强的自我认知能力和总结分析能力。特别是隐性知识,没有特别明确的载体储存在我们的头脑中,需要不断反思挖掘,才能够显现出来,这就非常考验知识挖掘能力的。
复盘萃取的流程
第一,回顾目的与目标。回顾一下当初定下的任务目标与目标是什么?这里需要注意的是,区分目的与目标比较抽象,目的更加贴近你要追求的本质,而目标则比较具体,用于支撑你实现的目的。在回顾目的与目标的过程中,要区分显性知识与隐性知识。
第二,回顾实际行为。在这个环节,需要对自己在整个知识管理过程中所做的事情进行深入梳理分析。比如,在完成与一次客户的沟通后,把当时的情况用简易复盘的方式记录下来,这样在进行项目整体复盘的时候,才有具体的依据,这是确保复盘准确性的关键。
第三,目标与实际对比。梳理完实际做的事情,就要把目标和实际情况进行对比,这个环节要找到好的方面,即差距和不足。最困难的是对差距和不足的分析,因为人往往会倾向于夸大自己的知识和能力,而忽略自己存在的不足。
第四,分析成败原因。对照亮点和不足,我们要把原因找出来,以便下一步更好地改进。成功的原因是什么,失败的原因是什么,这两点都要搞清楚。
第五,萃取经验成果。这是复盘萃取非常重要的一个环节,是形成成果的重要步骤。通常我们萃取的成果有笔记、清单、模型和案例。
笔记。比如我们在学习中记大量笔记,然后每隔一段时间,就把记下来的几本笔记提炼合成一本留存下来,把其他的笔记本烧毁。过上一段时间,当这样的浓缩笔记积攒了几本之后,再次提炼成一本笔记,留下最后一本,其他的烧掉。这种不断提存的方式,实际上就确保了我们最终拥有的笔记内容,高度精炼是我们需要学习的精华,剔除了那些我们不需要留存的知识,避免它们占据我们头脑的空间。
清单。清单是做一件事情之前的核查表单。要想做好一件事,需要关注很多细节,这些细节都可以作为清单条目固化到纸面上,便于我们展开行动之前进行核查,确保没有漏项。比如,与客户沟通前需要核对的问题清单,沟通时的话术清单,沟通结束后的回访清单等。
模型。模型就是我们思考的框架,这并不是数学建模,也不是科学研究,只要能把行动步骤流程用简洁的词语总结出来,就是模型从自身经验中总结模型,需要遵循以下标准,简明易懂,解释力强,迭代调整,既然是我们自己提出的模型,可以随着实践深入而不断的进行迭代和调整,进一步完善提高模型的科学性和有效性。
案例。每一次具体的行动之后都可以总结,就可以把每一次沟通结束之后的简易复盘记录成案例。案例具备四个要素:
第一,是面对的情境是怎么样的?把当时的情景描述清楚,包括是什么原因导致这种情景出现?其中涉及到哪些人?
第二,当时我聚焦的目标是什么?希望达成什么效果?
第三,我采取了怎样的行动方法?最好能把具体行动的方法途径,特别是做了什么和说了什么详细记录下来,要注意细节,这是案例的关键。
第四,结果是什么?取得了什么样的效果?产生了什么影响?
走完以上五个步骤,一次完整的复盘萃取就完成了。特别要注意的是,对于显性知识和隐性知识要同步复盘同步萃取。显性知识复盘萃取相对比较容易,能看得到的是读了多少书、看了多少文章,而看不到的是隐性知识的增加、技能的提升。所以很多人会把主要的注意力投入到显性知识复盘,而忽略了隐性知识。
复盘萃取结果存储
对于复盘萃取取得的成果,要把它存进个人知识库。针对每个问题建立的知识档案中,都要建立一个专门的复盘笔记本,里面记录针对这个问题的相关复盘萃取的结果,结合我们对每一个问题的复盘萃取结果,在年底的时候,可以进行年度个人知识总复盘,根据实际问题复盘情况进行汇总分析,可以得到个人年度知识管理情况的总报告。