番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法。使用番茄工作法,需要选择一个待完成的任务,设定一个番茄时间,在番茄时间内专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄钟响起,然后在纸上画一个记号,记录下来;然后设定一个番茄休息时间,短暂休息一下。结束一天的工作后,根据记录对当日的工作学习情况进行复盘,同时可以对第二天的时间进行规划。
简单来说,就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分:25分钟的工作学习和5分钟的休息。
番茄工作法用到的工具
首先介绍一下番茄工作法需要用到的工具:三张白纸,一支笔和一个计时器(不一定是番茄计时器)。 三张纸的用途分别是:
1) “活动清单”(Activity Inventory):列出最近需要完成的任务,言简意赅即可。
2) “今日待办”(To Do Today):从活动清单中挑选出今天需要完成的任务,并计划好 完成任务需要的番茄钟个数。
3) “记录表格”(Records):记录每天完成了多少个番茄钟,多少个任务等信息
番茄工作流程的简单介绍
按书中的介绍,一个番茄工作者一天的流程大致分5个阶段:
1) 计划(Plan):从活动清单中合理挑选任务到今日待办中。
2) 跟踪(Track):确定当天活动后从第一项开始工作,开始 25 分钟的番茄钟,并记 录中断的次数(后面介绍)和过程指标。“番茄钟+短暂休息”如此循环工作下去。
3) 记录(Record):一天结束后把当天的记录都统一归档到记录表格,方便以后回顾、 反思个人工作流程。
4) 处理(Process):每隔一段时间都要从记录的数据中分析自身工作的特点,如每天 能够完成多少个番茄钟,有多少次工作时遇到了中断等等。
5) 可视化(Visualize):最终将你得到的信息以某种方式组织起来(如思维导图),从中找出改进工作流程的方法。
再浓缩一下就是以下三点:
1) 合理计划每天的任务;
2) 有节奏和条理地完成任务;
3) 及时回顾和反思工作流程。
作用
1、减轻时间焦虑
· 2、提升集中力和注意力,减少中断
3、增强决策意识
4、唤醒激励和持久激励
5、巩固达成目标的决心
6、完善预估流程,精确地保质保量
7、改进工作学习流程
8、强化决断力,快刀斩乱麻
番茄工作法不仅能够提高工作的效率,还会有意想不到的成就感。
原则:
1)一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。
2) 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。
3)永远不要在非工作时间内使用"番茄工作法"。(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)
4)不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
5)番茄的数量不可能决定任务最终的成败。
6)必须有一份适合自己的作息时间表。
操作方法:
1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里(或记在软件的清单里)
切记:不要把工作项目制定过大,一定要清晰明确
2、设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟等都可以),时间是25分钟。
3、开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。
4、停止工作,并在列表里该项任务后画个×。
5、休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。
6、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。
7、每四个番茄钟后,休息25分钟。
在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——
a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;
b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。
休息时的要求
1) 站起来,离开办公椅至少两步远,做一些肩部运动。总之要尽量放下工作,休息期 间决不能思考上一个或下一个番茄钟的工作。
2) 不要打重要的电话或写重要的邮件,让大脑充分吸收过去 25 分钟的脑力激荡。
3) 休息后需要决定继续同一项任务,还是切换到另一项。
工作时的要求
1) 在闹铃响了之后,顶多写个速记纸条来标志当时任务的思路,千万不要多花5分钟继续工作,否则会影响下一个番茄钟。
2) 如果番茄钟进行了一半,但任务已经完成了,这时不要切换的另外一项活动,而是 用剩下的时间进行“过度学习”。因为番茄钟具有原子性,用剩下的时间来进行另一项任务也得不偿失,它跟踪的数据也无法跟其他番茄钟匹配比较。
3) 一个番茄钟因为某些原因而终止或没有完成,也千万不要在任务那里打“×”。1 个番茄钟等于25分钟的努力,是不可分割的单位,是一段“一视同仁”的时间。 基本的承诺是,花上25分钟,尽可能努力地做好,这里的关键是这一刻你尽了全力。不要为了多打几个“×”而自欺欺人,要学会作废一个番茄钟。