那些工作厉害的人,都在偷偷使用的3个高效工作法!

大家好,这里是笑薇读书,今天继续和大家共读《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》。在上一节中,我们讲到了职场新人必须具备的三项基础技能,今天,我们将一起学习提高工作效率的三种秘诀。


通过今天的阅读,我主要带领大家了解三个问题:

1. 如何提高处理信息的能力?

2. 如何快速理清并掌握工作重点?

3. 如何借助工具进行项目管理?


每天工作忙忙碌碌,却总感觉收效甚微;

计划本月读10本书,到了月底却只看了不到三本;

领导想让你带项目,而你却根本无从下手……

每个职场新人在刚进入职场时,往往都雄心勃勃,希望能尽快得到领导赏识,继而升职加薪,却苦于缺乏技巧和经验,导致工作效率难以提升,能力也无法得到展现。

高效,是每一个职场人都孜孜以求的目标。可是如何才能更高效?很多人都不得其法。

大石哲之在《靠谱》中就分享了三种提高工作效率的工作秘诀:

01.检索型阅读法

现代职场的工作压力越来越大,知识更新的速度也越来越快。因此,能否在短时间内通过自我学习,快速了解并掌握一个未知领域的知识就显得尤其重要。

比如说,上司交给你一大摞资料,让你汇总出要点后,给出自己的思考和建议,并要求明天中午之前交给他。

面对这么多纷繁复杂的信息,你是不是有些无从下手的感觉呢?

这就需要职场人掌握检索型阅读法,简单来说,就是快速收集信息,能够从一大堆的材料中快速整理出所需要内容的能力。具体来说,有三个重点:

1. 明确并紧扣阅读目的。工作中的阅读通常都是为了解决特定的问题,可能一开始,我们很清楚自己为了什么而阅读,但当接收到的信息越来越多,甚至快要被信息淹没之时,很容易就忘记阅读的初衷。

因此,在阅读过程中,一定要时刻谨记阅读的目的和期望解决的问题。让自己关注的焦点集中在想要了解的内容方面。

2.阅读目录,找出重点。目录是一本书的框架,也是作者的写作思路,通过阅读目录,我们能够很快找出书籍的重点。当然,这种类型的书多为致用类的书,小说不在讨论范围,致用类的书籍也是职场人经常需要阅读的书籍。

3.多方面、浅层次的接触大量文献。一般来说,掌握的信息越多,就越有可能筛选出真正有价值的信息。想把某个问题了解透彻,就要多接触一些资料和文献,古今中外都可以涉猎。这有点类似于主题阅读的概念,就某个特定主题有针对性地阅读多本书,大概就是这个意思。

举个例子,我之前学习快速阅读的时候,就阅读了多本同一主题的书籍,比如《快速阅读训练法》《洋葱阅读法》《超级阅读术》《如何高效阅读》《 如何阅读一本书》等多本书籍。

当我读完了这些书之后,对于快速阅读,我已经能够整理出一套比较完整的方法和技巧,也找到了适合自己的阅读方式。

此外,因为积累了大量的知识和经验,我甚至还为20多个小伙伴做了快速阅读的辅导。可以说受益匪浅。


02.二八法则抓重点

二八法则也叫帕累托定律,是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托发现的。他认为,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%,尽管是多数,却是次要的。

比如说,80%的销售额是由20%的客户带来的,组织的运作取决于20%处于领导层的人。

二八法则要求我们在工作时,要能够抓住能够决定80%的那20%的部分,把时间和精力花在最重要的工作上面,减少在不必要的工作上的消耗。

举个例子。从今年1月开始,每天早上我都会列一个详细的工作日清单,通常达到10多项。尽管工作内容具体明确,但依然效率不高,常常忙到晚上十二点,不是有任务没完成,就是因为着急忙慌地抢着在截止期限内完成,导致工作质量比较低。

意识到这个问题之后,我稍微调做了一些调整。清单列出后,我不是马不停蹄地急着去执行,而是先挑选出3~4个我认为最重要的工作,用红色笔标注清楚。

然后集中一段时间,优先完成这几项最重要的工作,坚持一段时间之后,我发现,虽然依然存在少数任务没有完成的情况,但最重要的工作完成度都很高。工作成效明显更好了。

再比如,作者就阅读法这一问题进行采访时,秋山女士就分享了自己学习俄语时用到的方法。

很多人在学习外语习惯把所有的单词都背下来,但秋山女士并没有这样做,而是重点找出分析出了俄语的报纸和杂志,按照出现频率列出了最常用的1000个单词,然后重点学习这1000个单词。

掌握了常用的1000个单词,基本就能理解日常生活中的大部分对话。虽然方法依然还是需要死记硬背,但是效率会高很多。

把更多的时间用在更重要的工作上,这就是抓重点的学习法。

工作同样也是如此,学会用正确的方法和技巧,才能事半功倍!


03.项目管理法之课题管理表

一般来说,在职场中历练了一两年之后,领导开始会刻意安排下属去完成一些技术含量更高,更锻炼能力的工作,比如,带领同事一起完成一个项目。

这时候,如果自己是作为项目负责人,你应该怎么做呢?

与完成单一工作相比,项目工作通常更复杂,需要的时间更长,涉及的工作人员也更多。这就是需要用项目管理法。

所谓项目管理法,其实是指多个人参与工作时,管理工作进度、课题制作、作决策等,为了确保项目整体推进的管理办法。

其中,项目管理原型的核心方法是课题管理表。

课题管理表听起来似乎很高大上,其实很简单。具体步骤如下:

首先,在Excel表中罗列出在项目中运行的课题支撑,让相关人员可以相互确认进度和状态的图标。

其次,尽量填入较多的课题。不必思考太多,把自己能想到的都填进去,比如首先需要对谈话内容做录音和文字整理,确定编辑方针,委托封面设计。

最后,要确保课题管理表能真正发挥效果,需要确定项目负责人、完成期限,完成课题要采用的方法。明确了这三个要素之后,才能确保项目能够得到有效的推进。

现代职场的工作很多都不是简单的重复性的工作,所以,比苦干、蛮干更重要的,是巧干!只有掌握正确的工作方法和技能,我们才有可能成为一个高效达人。

好了,今天的内容就是这些,我将继续为大家解读这本书的精彩内容。如果喜欢我的文章,请关注''笑薇读书''或分享给您的朋友。私信我还有礼包可赠送哦!

私信回复“投稿”,即可获得一份100家公众号投稿资源;

回复“提升”,即可获得50本个人成长电子书。

你可能感兴趣的:(那些工作厉害的人,都在偷偷使用的3个高效工作法!)