今天是GTD工作法的第二个步骤《处理阶段》:清空收集箱
今天的内容是整个GTD理论模型里的重中之重。
过去我们被很多事情围绕,信息严重过载,总觉得记不住所有的事情,或者是有些事情安排的不是最佳状态。
其实你没必要记住所有的事情,我们今天要说的这个处理方法,就是用来清空你的大脑的。
永远记住一点:人的大脑是用来思考的,不是用来记忆的。
也就是说,你的大脑其实是个CPU,而不是一块硬盘。
思考是什么?思考是大脑中各种信息之间的『联系』
也就你的逻辑、框架、概念、抽象思考
等等,这些思维能力。
具备了这些思维能力,牛逼的人,根据一个主题可以延伸讲三天。
意思是说这种能力不靠记忆背诵,而是靠信息之间的联系:
- 这玩意是什么?为什么?怎么做?
- 它和什么很像?但和它的不同在哪里?
- 和这个东西相反的是什么?又为什么?怎么做?
- 等等等…… 这就是通常意义上的思考能力。
懂得了这些,就能理解为什么这套工作方法要清空大脑。
因为信息过载,过度的记忆负担往往会给我们带来压力。
这个时候就需要外部系统来协助我们处理这些信息。
让它有组织有结构
,在我们需要使用的时候随时调取
。
而我们的大脑,只负责思考和处理当前这些信息。
这样才能产生专注力。
(1)处理阶段的关键原则
我们开始说整个处理过程。
这一步的核心在于『集中时间·清空你的收集箱』
结合上面的一点,处理阶段的简单原则总共四条:
- 集中时间处理
- 依次处理,不要跳,不要挑
- 聚焦:一次只同时处理一个
- 永远不要再次放回来
我们依次说一下这个过程:
a.集中时间处理
集中处理是高效率的,这点我相信没人会否认。
在这里尤其重要的原因是:处理这些信息,需要大脑进入一个“处理流程”状态。
在这个流程里思考的状态下,可以对每一条信息都做出尽可能正确的判断。
这个流程是这样的:
用“写一篇GTD相关的文章”这个任务信息来走下面的流程。
首先,这是什么?能不能不做?这可能是一个我想完成的任务。
需要采取行动吗?
不需要采取行动的话:
1.这是一个无用的信息。应该丢掉,我根本不想写这个东西。
2.这个放以后有空再写。列入将来/也许清单,每月回顾。
3.这是一个参考资料。收纳进我的资料库,随时调取。
需要采取行动的话:下一步行动是什么?也许我应该现在就开始查找资料了,为了晚上不要写到太晚。
这个行动两分钟能不能完成?如果两分钟能执行,现在就马上完成。我这个任务大概是不能,我需要一两个个小时来收集这个主题的资料。
是否需要多个步骤?是的,我需要在周日之前找好主题,备好材料,并且列出提纲。然后从这周日到下周六,共七天完成这个主题的写作。
此处需要一个项目列表。列出这个任务下,所有的待办事项,以及相关的参考资料。
我是否是这些任务的最佳人选?对啊,只能我来写。如果我不是这些任务的最佳人选,那么我会把相关任务交给其他合适的人来做,然后我保持定期跟进。
最后,既然这个事情只能我来做,那么,我需要把这些事情安排进我的系统里。
创建一个小项目【GTD写作】
列出完成这个小项目需要的多个步骤。
收集资料
列大纲
写GTD第一篇文章
写GTD第二篇文章
……
把这些每个步骤都安排到未来7天的日程里,到时间它会自动出现在我的今日待办清单里,并且会在每天晚上9.30提醒我开始这个任务。
如果这些任务不需要安排进日程,那我需要把这些任务安排进我的“下一步行动”清单里,方便我在有时间的时候,或者做每日工作安排的时候,拿出来尽快完成。
至此,一个任务信息就处理完毕了,是不是好像没那么简单?
综上,处理一个信息如此,但是同时处理20条这样的任务会更有效率,因为进入这个思考状态,专注状态,会更有创造力。如果只是偶尔处理一条,根本没有时间进入思考状态,所以也没有这个效果。
b.依次处理,不要跳,不要挑
上面第一个原则里的完整处理流程可以说明很多问题。
比如说『处理』
这个动词,不仅仅是指你要花费时间哦。
你还需要“判断这个事情的本质是什么?确定下一步的行动方案,然后进行相应的清单归纳”
。
在很多时候,我们处理这些收集起来的任务时,会优先挑那些看起来紧急的事情,比如赚钱。
但这不是正常的处理程序,只能算是“如有必要,才需进行”的应急搜索模式。
正常的处理程序原则就是,正确的对待每一条你已经决定收集进来的信息,它一定有其价值所在。
在处理过程中,一件一件的去处理是一个非常好的习惯。
它可以让你避免遗漏
,没有区别对待
的去思考每一个自己记录下来的想法。
这样就不至于因为收集和处理前后有时间差,而让一个原本比较好的思路,在处理阶段被忽略。
c.聚焦:一次只同时处理一个
忘掉你可以同时思考六件事情吧。
一次只处理一个事情,哪怕它只是一个很小的事情。
你不需要同时处理六条任务信息,只需要一次把一个信息深入思考透彻,处理完备。原因请接着看。
任何事情都是经由两次创造而成的,第一次是在自己头脑里,第二次是在你的行动中。
这句话我一直都记得,很重要。
大部分关于事情的思考都是在『处理阶段』完成的。
如果你把思考过程放到后面的行动里,你的行动就会出现反复。
因为没有方向,没有思考,定性。所以你一边思考一边行动,快速的做着各种充满局限的决策。
所以『处理阶段』就像是战略层面的思考。
而行动里的创造就像是战术层面的,负责去解决具体问题,不用再去思考这是什么,为什么这么干了。
做到了这一点,你会发现你的人生很不一样,因为你从此变成一个不纠结的人。
d.永远不要再次放回来
把事情从收集箱里处理完,安排进自己的管理系统,这是一条“单行道”。
因为你只需要思考一次就够了。
如果你把一个任务信息拿出来,但是却不对他进行深度处理,不去判定这个信息的本质。
那么你很快就会对这些事情产生『认知疲劳』,进而对这个系统产生不信任。
因为,你的“不思考”会让你感觉这套系统形同虚设。
(2)处理过程中的关键“问题”
关于这个处理流程,你可能已经有概念了。
只是这个过程中有一个最重要的“问题”你得时刻记着。
这个问题就是『下一步行动是什么』?
如果问什么是GTD最核心的东西,这个“问题”可能就是那唯一的答案。
不断的去问:
下一步行动是什么?
下一步可能不需要行动。那它就是需要丢弃的,或者参考资料、备忘待查之类的信息。
下一步行动是什么?
2分钟能完成吗?能完成就马上去做。两分钟完不成就需要再问:
下一步行动是什么?
下一步行动,一个步骤完不成,需要列计划、方案、项目。
下一步行动是什么?
方案构思好了,下一步行动列出来了吗,一个项目的第一个行动步骤尤其重要。
最终确定一套方案的步骤,以及多个下一步行动。将它们放入『下一步行动』待办清单,一有时间就尽快处理。
最后别忘了:下一步行动必须是可执行的具体行动。
一旦确定了下一步行动后,接着你会面临三种选择:
- 立即执行:如果2分钟内可以完成,马上做。
- 委派他人:如果有比你更合适的人选来做这件事情。
- 推迟执行:把任务放进系统里,随时有空处理,或者有些事情可以指定日期处理。
这些流程我穿插在前面的内容里已经举例说明了,可以再翻回去看一下。
走完这些处理流程,把你昨天开始收集的所有信息处理完。
估计你现在手上有一大堆『项目』要做了~
明天我们接着下一步,如何组织建立好清单。