Excel表格之道 学习笔记(二)

第四章 规范数据

1.基本格式:数字在右,文本在左

总结的数字格式和文本格式的区别

数字 文本
特征 右对齐 左对齐
格式变化 各种变化 相对固定
长度 超过11位转科学计数法 相对稳定
四则运算 可以计算 经常无法计算

可以出个小题目检测下,比如以下四个单元格是数字还是文本?


通过数字靠右,文本靠左,可以判断出左边的两个单元格是数字,右边的两个单元格是文本

2.数字与文本的转化

1.数字->文本
操作:command+1 打开“格式”对话框,进行设置上的修改
注意:先转格式再录入信息,否则信息可能会丢失
2.文本->数字
方法一:直接转换格式
方法二:选择性粘贴(乘)
  操作演示:



方法三:分列(之后会讲到)

3.电子表格的通用格式

后台 前台
存储 展示
加工 传递
分析
计算

4.通用格式细则

电子表格是简化了的数据库,如果想要使用Excel的计算分析功能,则避免以下错误:

错误一:避免单元格合并

破解:

操作 演示
1. 取消合并
2. 选中需要填充的部分
3.F5定位空值
4.编辑公式,=上一个元素值
5.批量填充
6.选择粘贴数值

错误二:没有序号

添加序号一列,可以帮助还原数据

错误三:乱加表头

错误四:胡乱合计

合计栏是不应该出现在后台数据中的

错误五:不符合数据透视表规范

符合数据透视表的数据:尽可能把同类内容放在一列
例:
原表格:



符合数据透视表的样子:

序号 姓名 性别 课程 成绩

转换方法:可以用到插件Tableau


image

错误六:单元格非原子化

完美的表格

  1. 完整的字段标题
  2. 首字段做序号
  3. 数字和日期正确(建议做数据有效性规范)
  4. 符合数据透视表习惯
  5. 套用表格格式(快捷键control+L)
    • 意义:
      • 更易于阅读
      • 更易于添加数据
      • 帮助完善字段标题
      • 优秀的触及数据分析平台(排序、筛选、查重)

表格清理顺序

  1. 删:删除空行空列合计数
  2. 消:取消合并单元格,填充空格
  3. 统:统一格式、数字、文本、日期
  4. 转:转换表格
  5. 美:美化表格

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