为什么你做了计划,却总也完不成丨2019年时间管理

我来兑现承诺了。

这几天总有‘水友’在后台威胁我:

教主,你再不写那个‘超好用的时间管理方法’,我就要取关啦~

emmm...话都说到这份上了,我必须为自己辩解一句:

真的不是我不写啊,我拖稿是有正当理由的~

这个方法我上个月才开始用,必须得摸透了,才能给你们讲得明明白白的啊~

(这个理由可以接受叭~ 我想了一晚上,觉得很棒了~)

在时间管理上,我好像确实有点天赋...

因为从进入职场开始,一直到离开职场。我几乎被每一任领导都这么表扬过:

静静(教主)是个工作效率特别高的人。

同一项任务,给别人做可能需要2天时间,而我基本1天就可以搞定

但是...能者多劳...

所以,我也会有工作量大的时候。有段时间经常加班到晚上10点,12点。

手里干着活儿,心里想着:

“如果我一天能有26个小时就好了。”

以前,我一直以为:

我的工作效率已经很高了,当天完不成任务,是因为一天24小时太短,如果能多挤出2小时...就完全ojbk。

但现在,在我实践了「新的方法」之后,我对时间管理的观念转变了:

每个人的每天就是24小时,时间不可能因为我们的管理就会被节省,就会变多。

我们能管理的不是时间,而是自己的精力、任务、和执行方式。

关于「时间管理的困惑」,我咨询了一些朋友,发现大家目前存在的问题大概分为以下2种:

做事的时候无法专注,一项30分钟就能完成的事情,要拖拖拉拉2个小时,忍不住就要刷微博,看微信

总是高估自己的能力,上班前列的工作计划,下班的时候往往只能完成50%

今天这篇文章,就是想帮大家解决这2个问题,给大家把时间管理讲透

做事无法专注

我猜,有大概80%的人,在每天下班之后都会有这种体会:

今天又踏马什么都没干。

我曾经特意观察过这类的同事,发现他们其实不是什么都没干。而是干的太多了。

写推文的时候,刷刷网页,说是要找素材,不知不觉看了1个小时明星八卦;

谈合作的时候,聊聊微信,说是在沟通对接,但不知不觉打开了N个对话框,吐槽了2小时领导和同事。

然后,活没干完,一天就没了。

可能有人会觉得,上班的时候偶尔看看网页,刷刷朋友圈不占什么时间。

但当我偷偷摸摸打开男票手机的这个功能之后...

发现,他每天「把玩手机」的时间,超过8个小时,多么地丧心病狂啊。

这是我的时间使用情况,男票不让截他的,说破坏形象 

所以,耗费时间的第一元凶就找到了-手机

那这时候我们怎么办呢?把手机扔了别用吗?好像不太合理。

唯一的方法就是让手机自己忙起来,你别打扰人家。

在这里要用到一个辅助工具-「疯狂番茄APP」

我之前在推文中写过番茄钟的用法,这里就不细讲了,大家可以戳这

番茄钟的主要做用就是:锻炼短时间内的专注力。

以25分钟为单位,让你去专注工作。工作25分钟,歇5分钟。

而最近,我开发了番茄钟的新姿势,在使用番茄钟的时候,你可以打开这个屏幕,让自己完全没法触碰手机

这个全屏黑色倒计时,真的强

每天睡觉前看看手机的时间消耗,再看看番茄钟上你工作几小时,你会发现:

我怎么浪费了这么多时间啊~

意识到自己对时间的浪费,找到浪费的症结所在,是开始管理时间的第一步。

高效完成任务&计划

在任务量少的时候,使用番茄钟来提高单位时间内的效率,足矣。

但在任务多的时候,番茄钟就不够用了。

为什么?

因为这个阶段,你需要解决的不是专注,而是焦虑。

举个例子:

在我做了自由职业之后,每天的工作多得要死。

写公众号、写知乎、作图、谈广告、做写作课、批作业、对教案、运营持续群、写作群、写约稿...

每天睁开眼,我的第一感觉就是:怎么还有那么多事没做啊,真想直接死过去。

换句话说,任务多的时候,我实在没办法专注去做一件事,因为做这件的时候,总会想着那件还没做,心里急到发慌。

这个时候怎么办呢?

想办法消除焦虑感。

这里就要提到一个新的时间管理工具了:「滴答清单」

滴答清单的设计原理,来源于GTD时间管理法。

GTD=Get Things Done

翻译成中文叫:把事情做完。

听起来似乎很简单,但用起来还是有点门道的。

使用GTD的时候,要遵循3个要点,我一步步来给你们演示哈~

第一个要点:清空大脑。

在上面的例子中,大家都看到了:

任务一多,我们心里就会慌得一比,最后导致什么都干不好,什么都干不完,然后疯狂焦虑。

之所以出现这种现象,其实是因为我们用错了大脑的功能。

大脑是用来思考的,不是用来记忆的。

当你把乱七八糟的事情都往脑子里堆的时候,你会不自觉地想着这些事,无法安心。

所以,我们要做的第一步,就是把大脑的空间腾出来,把记忆工作任务的事项,交给‘别人’。

这个‘别人’,我目前在使用的,就是「滴答清单」。

首先,把你今天要做的所有事情,都一个个丢到滴答清单里。类似这样:

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其次,在滴答清单中建立几个文件夹,对这些任务进行分类。

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之所以要进行分类,有2个原因:

方便自己统一一整块时间去做某类事情,比如,我把买书放到一起。积累够几本之后,就可以一起搞定~

方便自己回顾在某个领域做成的成就,进行复盘和总结。

然后,在滴答清单中,给这些任务分别标上截止时间以及重要程度,滴答清单可以自动排序,你只要负责从上到下,一件件做完就可以了。

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比如,我标完优先级之后,清单就变成了这个样子。

其实这时候,滴答清单就相当于你的外包大脑,你可以不用再在脑子里想还有什么任务没完成了。直接把所有想到的任务都丢到这里,标好时间和优先级

每天早上打开清单,按顺序,一个个去完成就可以啦。

第二个要点:思考先行。

这一点非常重要,可以说,直接颠覆了我做事的认知。

GTD时间管理法的发明者说:

“我们之所以事情多了会焦虑,其实是因为,我们不知道这件事该怎么做,我们感到害怕,预想中觉得这件事会很难。”

就好比我自己,有时候我该写知乎文章了。

然后,我在滴答清单里摆着一个任务:

写知乎文章-如何提高决策力。

光看着这个任务,我会很痛苦,因为它太大了,我不知道该怎么入手。

心里会一直想着:怎么写呢?怎么写呢?怎么写呢?

那怎么能不痛苦呢?

在把这个任务写到滴答清单里的时候,就顺便或者立即,写出“我准备如何做!”

如下图:

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当我把做这件事的步骤写出来了,心里就有谱了,不觉得难了,也不会被它一直困扰。

最后,找个时间去执行就ojbk了。

第三个要点:最小可交付。

这个很简单,大家应该都懂,就是先把耗费时间少的任务干掉。

当一项任务摆在你面前的时候,你先去衡量:

这个任务花2分钟的时间能完成吗?

如果能,就立即去做。不要拖。越拖事情越多。


PS:时间管理给你们写了哦,以后催稿温柔一点,不要再使用取关威胁这一招了哈,哈哈哈,虽然很管用。另外,我明天想发篇广告可以不

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