让PowerQuery、数据透视图和PPT发生化学反应

最近我遇到个坑爹的重复体力劳动活儿：有这么一类（注意不是个）表，见下图，

表格

要把它做成图表，放到PPT里，类似于这样：

ppt

总共有17个指标，这意味着至少有17页PPT要做。17个指标的维度有多有少，所有图表类型也要求不一样。

坑爹之处在于：每周都会收到N份这样的表格，然后要做N个这样的PPT。目前N》=5，随着业务增长，这个N会不断增大；并且当老大需要某份表格的PPT时，我得在最短时间内拿出来。而这只是我工作内容中很小的一部分。

所以，靠体力活儿肯定不行。

常规思路一

我能想到的常规思路是在PPT中插入数据图表，然后把17个指标的数据分别复制到图表的数据源中。

这样可以简单计算出一个工作量：在PPT中插入17个数据透视图，然后复制粘贴17次数据，再对每一个数据透视图进行微调。再加上文字描述，一页PPT至少要花费5分钟。这样，做完这个PPT需要90-120分钟。

常规思路二

直接在Excel中选择指标生成透视图，然后再复制粘贴到PPT中，粘贴时选择“粘贴为链接”，这样，Excel中的图表更新后，PPT中的图表会自动更新。PPT中文字描述部分需要用到的数据依然采取复制Excel数据再粘贴为链接的办法。

类似于下面这样：

让PowerQuery、数据透视图和PPT发生化学反应

采用这种方式，只是第一次稍微花费时间多一点，以后就比较方便了：直接把数据粘贴到这个Excel中，刷新一下，这样数据透视图就更新了；然后打开PPT，再更新下链接即可。

让PowerQuery、数据透视图和PPT发生化学反应

采用这种方式，除了第一次稍微花费时间多一点之外，以后要做一个PPT，只需要花费不到5分钟。相比【常规思路一】90-120分钟，效率提高了17-23倍。这已经是很吓人的改进了。

但是这种方式有一个弊端：

万一指标及其维度的个数发生了变化，或者给过来的数据里，指标的顺序发生了变化，所有的事情都会乱套。

是时候祭出PowerQuery大法了

使用PowerQuery来处理，思路和【常规思路二】类似：在Excel中生成图表数据后复制到PPT中，粘贴为链接来PPT中的数据图表即时更新。

不同之处在于对原始数据的处理：

首先，在PowerQuery中引入来自于文件夹（名字叫“原始数据”）的数据源，建立一个名叫“原始数据”的查询。目的是避免每次都要修改原始数据的文件名。对该查询进行简单清理，如删除不必要的列，提升标题等。

其次是分别建立17个查询，都引用（注意不是复制）“原始数据”这个查询。引用的好处是“原始数据”发生变化了，17个查询会跟着变化；如果用复制的方式，“原始数据”发生变化之后，还得手动修改17个查询。

第三步是把这17个查询加载到表。之所以不加载到数据模型是因为将来PPT的文字描述中还需要表中的数据。我顺便将数字处理为百分比了，这样看着顺眼。

以上三步在PowerQuery的界面中即可完成，而且也没有复杂的操作，就是引入数据源，引用数据源，删除不必要的列，改变数字格式，提升标题等。所以，原始代码就不给出了。

第四步是在17个表中分别生成各自的数据透视图。

接下来的步骤和【常规思路二】一模一样了：复制PPT需要的数据图表，然后在合适位置粘贴为链接。这样将来可以即时更新PPT中的数据图表。

如何在新的数据来了之后更新PPT呢？

第一步，把原始数据丢到“原始数据”文件夹；

第二步，打开建立好的PowerQuery模板Excel文件，刷新；

第三步，打开PPT，更新链接，完成。

这样花费的时间也在5分钟左右。

这样做的好处是，即使指标及其维度的数目或位置发生了变化，都不会造成任何影响，每次生成PPT都只需要5分钟。我要生成5个PPT也只需要半小时；如果要生成更多PPT，假设要生成10个，那也只需要一个小时就能完成。

如果要生成几十个，上百个PPT，那就得借助VBA的威力了——不过这是我的猜测，还没有机会来验证。

结语

所以，PowerQuery最大的好处是以非常有弹性的方式，把重复工作封装起来，将我们从无休无止的重复体力活儿中解放出来，去干其他自己想做的事情。

当我们需要在office程序之间共享数据时，粘贴为链接是最佳思路——数据与图表会随着原始数据更新而更新。（不过要注意一点，office365最近的升级导致放在onedrive的原始数据粘贴为链接后更新失败）。