如何做好项目范围管理，预防项目蔓延？

项目范围控制是项目经理的管理项目的重要内容。项目范围管理是对项目所要完成的工作范围进行管理和控制，也就是项目经理要确保项目团队做的是“做且只做”的工作。

 

在项目的执行过程中，范围蔓延或者项目失控是困扰很多项目经理的大问题，项目和组织的资源是有限的，如果不进行科学及时地控制，很大程度上会导致项目资源的低效甚至无效消耗，更有甚者会导致项目失败。范围不断扩大，项目工作就永远做不完，那么项目进度和项目成本也将无法把控。

如何控制项目的范围蔓延呢？

一、做好需求管理是源头

  项目范围来源于需求，作为下属，要深刻理解决策层的需求；作为乙方，就要透彻理解甲方的需求。需求只要被提出，就应该被有效管理，但并不意味着所有需求就一定要被满足。满足需求的成本过高或者需求的优先级过低，对项目整体并没有多大影响的，就需要将他们排除在项目范围之外。

易趋需求管理可以统一、集中地管理各种类型的业务需求，全程管控需求从提出、受理到开发、上线的全过程，图形化展示需求的全方位信息，保证提交的需求不会遗漏，影响成果交付，同时全方位地展示需求信息，能够更精准地进行需求甄别，避免项目范围蔓延。

 图1 易趋需求概况视图

做好需求跟踪也是需求管理的一项重要工作，更是避免项目范围扩大的有效手段。产品想要按时交付并且达到满足业务方的需求，同时让干系人满意，需要及时更新与跟踪，确保每项需求在项目结束时都能够顺利交付。以易趋需求模块的需求跟踪为例，每项需求能够清楚展示其类型、状态、责任人，还能展示关联用户故事、关联版本、关联测试用例、关联缺陷，让需求管理更高效。

 图2 易趋需求跟踪视图

二、计划分解不模糊

要明确项目工作中“做且只做”的部分，那么项目计划（WBS计划）重要性就愈加凸显。WBS计划就是要把项目可交付成功和项目工作量化、可视化，分解成一个个可以管理、可估算的管理组件。通过WBS计划将项目范围所涵盖的层次和具体内容结构化、可视化地展示出来，所有项目计划里没有的部分，就不是项目工作范围之内的部分。

以易趋模拟的项目计划为例，项目管理者将项目进行分解成不同的层次和任务，每项细分的任务可以设定起止时间，系统生成具体工期。每项任务可以落实到具体的责任人，细化到设置每个任务下的人员工时。还可以监测到不同任务间的依赖关系。项目成员对自己身上的任务清晰明了，就能最大限度地控制项目成员做项目范围之外的工作。

图3 易趋项目计划视图

三、计划变更记录和基准对比

为了尽早发现项目范围的变化和偏离，就要将每一次的项目计划都进行完整记录，还要及时将项目计划与项目基准进行比照，要保证在整个项目期间都保持对范围基准的维护，确保所有变更请求、纠正措施或预防措施都通过实施整体变更控制程序进行处理，就能够避免无谓的项目范围扩大。

在易趋平台中，系统会记录项目每一次的计划变更，自动生成计划编号并提供基线对比功能，也可以任意选择两次计划进行对比。如图3中，选择两次项目计划进行比对，易趋系统可以将项目计划的变更情况进行比对，红绿黄视图一部了然。项目经理要及时对比变更情况并进行分析，避免范围的变化和偏离。

图4 易趋项目计划版本对比视图

 

四、确认范围化整为零

与项目验收不同，项目范围确认主要分期分批地尽早完成，对于项目过程中阶段中的具体可交付成果的确认就属于项目过程中的确认范围。每一阶段的交付成果都需要经过审核，也就形成了交付物计划。每个交付物都要交给干系人审核，将确认范围化整为零，项目范围化一个个的交付物，这也是避免项目范围蔓延的重要手段。

以易趋模拟的交付物计划为例，交付物计划中规定了交付物名称、所属阶段、状态、责任人、实际完成时间以及评审状态等信息，交付物由责任人提交后可进入评审工作流，根据评审要素进行综合评审，保证项目范围不偏离。

图5 易趋交付物计划模拟视图

 图6 易趋交付物评审视图

五、其它

当然，除以上重点以外，项目经理也还有其它技巧预防项目范围蔓延，比如项目经理应该坚持规范的项目范围变更流程，需求提出或计划变更都要经过规范的流程，那么也许干系人可能就会因为要接受综合评审而弃不合理要求的提出；或者项目经理强调为完成这个额外的需求所要付出的成本以及对项目进度的影响，能够有效杜绝干系人提出“无理”的需求。

总结

项目范围控制是项目十大知识领域之一，也是考验项目管理者管理能力的判断依据之一。项目范围控制贯穿整个项目，从需求提出到计划制定、变更、确认范围直至项目验收，控制好项目范围，才能够保证每个交付成果都能够最大化的为公司、为客户创造出利益，这样的项目才是最有价值的项目。