工时表使用入门指南

工时表是跟踪员工工作时间的基本工具，在帮助准确发放工资、向客户收费方面起到积极作用。记录工时表的方法有很多种，例如纸张、电子表格软件和在线工时软件。为了尽可能准确地记录工时，使用在线工时表软件是一个明智的选择。

工时表基础知识

不论是经理还是企业主使用，工时表都可提供以下信息：

员工信息： 工时表通常以员工的基本信息开始，如姓名、员工编号、部门，有时还有职位或职称。

时间条目： 工时表记录员工的工作时间。其中包括日期、每个工作时段的开始和结束时间，以及当天的总工作时数。

任务/项目细目： 工时表通常要求员工将工时分配给具体任务、项目或客户。这种细分对于企业了解不同活动的时间使用情况很有用。

总时数： 计算指定时间段内的总工作时数。其中包括正常工作时间、加班时间、休假时间、病假或其他类型的假期。

审批确认： 员工填写工时表后，通常需要主管或经理审批。电子确认可验证所记录工时的准确性，然后再进行工资或账单处理。

与薪资或计费系统集成： 一旦经过核实和批准，工时表信息就能计算出员工的工资或薪金，以便进行薪资处理。对于以客户为基础的工作，工时表数据还可输入计费系统，以便准确地向客户开具发票。

记录保存和文档编制： 工时表对于审计、内部分析和法律合规都是必要的。应根据公司政策和法规要求安全存储和保留这些数据。

目标一致性：通过查看每周或每月的工时表，项目负责人可以了解时间是否有效地用在了特定目标的计划和任务上。

工时表的用途是什么？

工时表在工作环境中的主要用途是工资单、人力资源管理和会计。工时表就像一个数据库，其中包含企业支付员工工资所需的所有时间条目。

如果你是项目经理或人力资源部门的一员，还可以在项目管理中使用工时表。了解团队在任务上花费的时间有助于发现时间管理问题并改进工作流程。时间跟踪是准确报告时间的最佳方法之一，尤其是在团队工作中。

与其他方法和工具搭配使用，工时表可以提高透明度。相关人员可以看到员工工作了多长时间，休息了多久，什么时候休息。如果使用在线工时表，如项目管理工具或时间跟踪软件，项目经理就可以看到其他人的工作内容和时间。

通过计算任务花费的确切时间，你还可以计算出项目成本、员工参与率以及需要的资源。

员工甚至可以使用工时表来提高生产力。他们能准确地看到自己在一项任务上花费了多少时间，并直观地了解每天的时间是如何度过的。

工时表最重要的优点之一及其广泛使用的原因是，其允许所有员工知道他们的工作时间。对于典型的 8 小时工时表，所有员工都必须添加与该阈值匹配的每日工作时间。

企业可以受益于工时表。由于管理者能全面了解资金的去向，因此可以降低成本或停止在没有经济意义的领域投资，并将这些资金重新投入到利润更高的活动中。

工时表使用案例

简而言之，工时表有两个使用方向（内部和外部）和四种主要使用情况：

1、薪资和工资管理：工时表主要用于根据工时计算员工工资。它为准确处理工资单提供必要的数据，包括正常工作时间、加班时间、休假时间和其他类型的假期。

2、项目管理：在建筑、施工或软件开发等以项目为基础的行业中，工时表有助于跟踪特定任务或项目所花费的时间。这些信息对于项目成本计算、预算编制和确定项目的盈利能力至关重要。

3、服务型行业：在法律、咨询、自由职业或按小时提供服务的企业中，工时表有助于准确向客户收费。它提供了不同活动所花费时间的详细明细，可根据实际工作情况准确开具发票。

4、资源管理：工时表可以帮助管理者了解员工如何在不同任务或项目中分配时间。这些信息有助于资源分配、识别瓶颈以及通过有效分配资源优化工作流程。

工时表在内部保存，用于审计、绩效评估、内部分析和改进、预测和规划等。工时表也会作为时间报告被发送到外部，用于各种利益相关者报告或客户管理。

与纸质工时表相比，基于云的在线工具更不容易丢失数据。在线工具8Manage工时表能将你的数据安全地存储在服务器或云端，并在未来多年内使用，还能让你更轻松地搜索所有杂乱无章的数据。

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