三个思考问题：
1.你是否想在处理事务时候体验到轻松掌控一切、稳操胜券的感觉？
2.你是否因为办公桌上杂乱无章的材料扰乱了自己的心智？
3.你已经为“提高效率”做了相关准备工作——确定了时间、工作区和工具，你还差最后一件事是什么？
今天和大家分享的是本书的第二部分的主题“远离压力，提高效率”的第四章——准备工作：确定时间、空间和工具
（一）
我们需学会处理事务时候应该遵循一个逻辑顺序，利用一些工作管理方法来管理我们的一切事务。以下四点方法可以帮助你！
一.下定决心，全力以赴
我们头脑中有聪颖机智的部分，还有略显蠢笨和迟钝的部分，聪颖机智的部分确定了我们需要处理的事情，而略显蠢笨的那一部分自动做出相应的反应。我们可以通过两分钟原则针对略显蠢笨的那一部分设计。在很大程度上，那些工作效率最令人叹服的人士就是成功地把绝妙的技巧运用于生活中的精英。
比如，如果你像我一样是一个准运动健身爱好者，大概你也有一套办法让自己去参加锻炼吧。我的窍门儿是着装——穿上运动服。一旦我穿上运动服，我就会不由自主产生去健身的冲动；否则，我就很有可能去找其他事情来消磨时光。
再比如，如果你拿出日程表，仔细搜寻今后两周内要处理的事情。很有可能你会发现某项提示,“噢，我要去……”。如果你立刻把这条提示信息记录在某个会促使你采取行动的系统里，你马上就会感觉轻松一些：思路更加清晰，做事更加积极。这并非什么高深的科学知识，仅仅是个有用的诀窍而已。
二.预留时间
建议安排整段时间来启动这一管理计划。准备一个工作区，包括事宜的空间、家具和工具。如果你能安排一段完全不受打扰的时间，你会感到自己的控制能力空前提高，并体验到一种强烈的成就感，从而激发自身的能量和创造力。以后，你便能利用短暂的工作间隙不断维护这个系统。
三.确定空间——准备工作区
你需要准备一个工作区。如果在办公室办公，一张办公桌和相应的办公空间就是最佳的位置。如果在家中办公，那么家中也需要的办公空间。如果你在这两处都有办公空间，你肯定希望在这两个地点建立起统一的、可以交替使用的管理系统，尽管会以其中一个系统为主。如果你觉得自己缺少这样的系统——你确实没有可以称之为工作区的任何核心场所——就必须创建一个。即使你的高科技生活充满变化，且从本质上来说是虚拟的，你仍然需要一个作为行动基地的私人空间。你可以在任何能够真正开展工作、处理事务的场所执行这个方案，但最好从主要场所起步。
出差人士也应该建立一个“移动中的工作区”，可以在旅途中配备一个高效的微型移动办公区：一个公文包、背包、文件夹以及便携携带的办公用品。
不要共享工作区：许多已婚夫妻会为家中唯一一张写字台你争我抢，而当他们在家中增加一个办公区之后，问题迎刃而解。
四.准备好你需要的工具
执行这套管理系统，你首先需要准备一些最基本的用品和工具。一些基本的管理工具包含：资料存放托盘、白纸、笔、便利贴、回形针、活页夹、回形针、订书机等。
除此之外，还可以通过计划手册来提醒自己。你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此需要一些外部装置来管理提示信息，并为自己指引方向。
归档工作很重要。是否因为办公桌上杂乱无章的材料扰乱了我们的心智？如果对随意堆放不可操作但具有潜在相关性的材料不加处理和整理，就会使我们的情绪受到一定程度的干扰。而且会阻碍工作流程的推进。往往导致事情变得毫无头绪的混乱状况。
不管是有形的物品还是电子数字化形式信息，我们都可以通过归档资料管理系统让我们更高效和简单。有形的办公用品可以通过档案柜、文件夹、打签机等形式给这些物品找到合适的物理空间和归宿。
成功归档分类有几个要点：
1.你的归档系统一定要放在触手可及的地方。尽量做到一个物品或者信息的归档时间不超过一分钟。
2.可以按照字母排序的方法建立良好的有形归档管理系统。
3. 确保又方便存储的庞大空间。尽量是抽屉中存放的有形资料少于3/4.如果每个抽屉都塞得满满的，你在潜意识里球会排斥新资料的存入。
4.用自动打签机来标注文件夹
“你拥有那些你所命名的东西。但你手机却未命名的东西并不属于你。”从这句话我们能看到力量。科学家现在还无法解释为什么带有打印标签的文件夹会让工作变得如此高效。但这是事实。
5.至少一年整理一次归档系统。定期整理你的文件归档系统，可以防止资料变得混乱，也能防止某些资料如石沉大海般被遗忘。给自己一个审视其中内容的机会。建议所有的机构都应该设立一个“整理日”。
（三）
已经专门预留了一个时间段，建立了一个新的工作区，也准备好了各种基本工具，万事俱备！还差什么吗？
如果你已经决定要花费一定的时间来建立自己的工作管理系统，要想获得最佳效果，你还需要做一件事情：处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。
假如你确实需要同某人通一次电话，或者你的秘书必须要请你处理某件事情，或者你有事情想要同你的生活伴侣商量一下，那就马上动手处理吧。要不然就将这些事务推迟，做好记录，待以后恰当的时候提示自己。
也就是说，你要为建立新的工作流程体系而集中你的全部注意力，这一点至关重要。
每日一问：你是否已经处理好你面临的所有问题？现在开始，把你手头所有的未竟之事收集到一起吧！
金句：通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。
——O.H.莫尼尔