如何开好项目回顾会

今天和大家分享一个团队复盘工具—开好回顾会,复盘的目的就是发现做的好的,继续进行,做的不好的,根据重要程度,优先对重要程度高的给出解决方案,然后实施,通过PDCA持续完善。个人和团队都是如此。

1.什么是回顾会?

了解敏捷的对回顾会应该都不陌生,它是Scrum框架5个活动的最后一个。但是回顾会有不仅仅用在敏捷开发中,采用瀑布式开发的项目同样要定期进行复盘。

那么什么是回顾会呢?在Scrum中,回顾会是用来回顾当前迭代中的流程、工具、沟通、环境、资源等各个方面,检视各个过程并提出改进项的活动,这个会议的重点是聚焦问题并持续改进,同时发现做的好的地方继续保持。这是一个最容易被忽略的会议,尤其是开发压力比较大时,回顾会经常是第一个被裁剪的过程。

2.为什么要开回顾会?

子曰“我日三省吾身”,通过不断反思来发现需要改进的地方,持续优化。做项目也是同样的理念,如果不做回顾,每个项目或迭代运行者相同的过程,意味着可能重复同样的错误,可以说没有回顾就没有持续改进。

3.怎么开回顾会?(流程)

回顾会是总结会吗?是
回顾会是反思会吗?是
但又不全是,如果只做总结和反思,没有具体的改进措施或操作,就不能充分的发挥回顾会的价值。
总结经验、反思不足都是回顾会的主要内容,但所有的内容都归入一个结果,总结经验也好,反思不足也罢,是否能转化为实际可执行的行动,是否可以解决根本问题,才是最重要的。

3.1回前准备

回顾会之前一定要收集足够的数据,包括迭代中故事完成度,燃尽图,速率图,每个故事耗时情况等,收集数据后需要向团队进行展示。其次,确定好要邀请的人员以及回顾形式和议程。回顾会的准备是非常重要的,准备是否充分会很大程度上决定能否开一个有效的回顾会。

3.2会议主要议程

收集观点
1)主持人在白板上书写 Well、Less well、Puzzle 三列。

2)向团队展示准备好的工作绩效信息,通过数据做初步分析,是否有显而易见的重大问题,是否有特殊情况导致本迭代出现异常情况,如果有重大问题,在回顾时就作为重点回顾。

3)鼓励团队成员在10分钟内写出自己的观点,针对出现的问题给出自己的解决方案,针对做的好的地方说出自己的观点。每个便利贴上面只写一项内容,便于分类。

4)主持人对所有的便利贴进行分类,把相同或类似的贴到一起。分类的方式有很多种,比如三栏式(Well, Less Well, Puzzle)、海星图(Start, Stop, Do Less, Do More, Keep)以及SSCC(Start, Stop, Continue, Change)等。下面我们以三栏式进行案例说明
Well:哪些实践对项目或团队非常有帮助?
Less Well:哪些实践项目或团队造成不良影响?
Puzzle:在工作期间有什么疑惑或问题?

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讨论解决方案
5)所有人员需要讨论Less Well中的内容,但限于时间和某些事项的严重程度,可以由主持人决定讨论的数量,一般3-5项。有人可能会说到后期,可能几乎没有需要Less Well了,那其实是一个好的现象,就像邹忌讽齐王纳谏中所说的“战胜与朝堂了”

6)使用“正”字投票法,对分组后的内容进行投票。

7)团队逐个讨论Less Well,找到可以采取的行动,并进行优先级排序。比如客户经常在开发的过程中提出需求变更,我们可以采取的行动应该是,在项目启动会上就变更规则达成一致意见,在实际执行中按商定好的变更规则执行。

考虑限制行动事项的数量,使团队在即将进行的迭代或工作期间有能力改进。尝试一次改进太多的事情却没有完成其中任何一件,比计划完成较少的事情并成功全部完成要糟糕得多。
没能在当前迭代中优化的事项可以放到下一个迭代中去做。

团队选择改进时,要决定如何衡量结果。然后,在下一段时间内要衡量结果,以验证每个改进成功与否。

会后实施
8)得出的行动应该指派到专人负责,并就行动计划在团队内达成一致。
比如上面的变更规则就可以指定由项目经理负责制定并限定时间。

4.如何开好回顾会?

  1. “打开”团队:让团队成员没有包袱,敢于、勇于说真话,少说套话;这样才能找出团队需要继续加强的地方、需要继续坚持的地方。
  2. 坚持:回顾会议有一个很重要的特点是持续坚持,如果只做一次回顾会,实际上意义不大。如果团队定期都会举行回顾会,那么团队成员就会时刻准备下一次可讨论的论题。
  3. 避免相互指责:我们的目的是通过回顾会发现问题并给出解决方案,并不是为了追责。
  4. 行动:回顾会产出的行动需要有专人负责,即使有些行动是针对团队所有人,也需要有专人负责提醒、检查。
    a) 回顾会上如果有改进项,就要制定行动计划,一个合适的行动包括了:执行人、执行时间、验收标准。
    b) 有些行动不能完美的解决问题,会被质疑。这种情况下,需要说服团队,不能因为没有完美的方案就不做,因为不做可能会带来更大的问题。
  5. “归零”心态:航天事业中,当出现了一项航天事故后,航天人会将所有的发射计划推到,并从零开始重新设计发射计划,并验证有无问题。

软件开发过程中,当出现严重质量问题时,修复局部往往不能真的解决问题,“归零” 心态就是从整体性、从零开始,论证整个系统、方案和流程的问题。

回顾会提出的问题、建议,不应该只是当前迭代、表面的问题,也可以从更为深刻的角度出发。

5.总结

回顾会不是追责会,它是一个可以让团队精进的会议;回顾会不仅仅是总结、反思会,它还会要求我们做好会后的执行工作。

按照处理问题的三大步骤发现问题、分析问题、解决问题。对项目执行过程中做的不好的地方进行反思,给出行动方案、验收标准,并执行。

稻盛和夫说“工作的根本意义在于磨练灵魂,提升心智,掌握人生主导权,工作是人生精进的道场”,所以我们每个人都应该去营造一个精进氛围,回顾会就是精进的一种方式。

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