虽然沟通软件和手段层次不穷，电子邮件仍然是最重要的工作信息交换工具之一。在绝大多数工作场景下，写邮件、回复邮件是毋庸置疑的工作内容。邮件沟通有许多优势，便捷、快速；可以同时发送给广泛的接受群体；跨地域跨时区，经得起混合办公模式的挑战。
但滥用邮件也会造成陷阱，例如由于缺乏直观带来的沟通误差；语言被曲解；回复效率不可控；邮件数量庞大等等。
同时，作为工作内容的一部分，邮件是白纸黑字的存在。相较于电话或当面沟通，写邮件时必然需要更加严谨。忙里偷闲总结一下写工作邮件的心得。
1. 敲键盘前的第一个问题：这是适合写邮件的工作场景吗？我能描述得够简单，直接吗？邮件会不会让事情更复杂？
如果第一个问题的回答是否定，比如预计需要长篇大论，或内容存在敏感信息，请先大胆尝试其他沟通方式：打电话、当面沟通、正式会议等等。
如果不存在以上疑问，我们来到第二步，工作没有无用功，写一封有目的性并最能达成目的的邮件。
2. 这封邮件的目的是什么？或者说我希望收件人读完后做什么？
可能是寻求帮忙；可能是需要得到授权；也可能是为收件人提供信息或向对方寻求信息等等。总之，工作邮件不需要心路历程，而是目标明确。
3. 目标读者是谁？
有时我们会将邮件发送给多人，并CC给更多的人。这也许会有点心理安慰的作用 —— 你看，总有人会读到我的邮件，并回复点什么。但这是一厢情愿，越是广泛的收件人，邮件越容易被忽略。想想自己是如何娴熟地将群发邮件移进垃圾箱的 ：）
所以我们需要设定好目标收件人，他们在这件事中所处的角色是谁。站在目标收件人的角度考虑一下，他们有足够背景了解你要称述的主题吗？读完之后，他们最需要做的是什么？也许他们需要下一步动作指引或者截止日期？
4. 邮件标题 -- 六字箴言
标题绝不超过6个词组，越短越好！不仅要让收件人从标题中快速获得核心信息，还需要吸引他们想要打开你的邮件读下去。因此，大胆使用关键词设置标题，比如“项目简报”、“会议邀请”、“授权申请：”等等。如果是英文邮件，大写关键词是更强有力的办法，比如“ACTION REQUIRED”.
有时邮件会被回复很多次，标题会滑稽地变成“回复：回复：转发：XX项目会议更新 7/10”。如果邮件讨论已经改变走向，请毫不犹豫地更改掉邮件标题。“回复：回复：转发：XX项目会议更新 7/10” --> “下阶段实施方案：XX项目会议更新 7/10”
5. 邮件正文结构化
将我们的想法组织归类，确保要写的内容是紧密相关的。如果能拆解成不同主题，就另起邮件来写。确保每封邮件只传达一件事情。
最核心的内容写在正文最上面，让收件人以最快速度获得讯息。
只要可能，尽量用bullet points或列表来替代大块文字和段落。例如：
“您好！
我正在为今年高级管理人员培训做准备，这项培训将针对全公司的中层及高层经理们展开。请问在培训内容中，能不能采纳一些之前您展示过的演讲内容？如果可以，请将PPT文件发送给我。有三个PPT会非常有用，第一个是您在关于教练式管理的分享会上的演讲。第二个是上周我们做头脑风暴时您总结的内容。最后还有您及其团队就360度评估做的回顾和总结。为节省您的时间，您可以将部分PPT页面摘取出来，放在一个文件中发送给我。
如果有任何问题，请随时电话交流。如果可以，能不能请您在下周四前将文件发送给我？非常感谢！”
以上是一段典型的豆腐块邮件。用结构化的原则，我们来改造一下：
“您好！
请问能否将分享以下三份PPT的部分内容，用于即将针对全公司的中高层经理们展开的管理人员培训？
1. 做高效的教练式经理人（12月4日教练式管理分享会）
2. 个人总结 （2月5日头脑风暴）
3. 团队总结（3月1日360度评估回顾）
便捷起见，请将相关内容合并在一份文件中，在下周四（3月17日）前邮件回复。谢谢！”
是不是读起来更直接？理想情况下，邮件结构最好是一个关键点，分解不超过3个子观点。复杂一些，也尽量不要超过三个关键点。视觉上还可以用以下方法改造邮件内容，以其更加直观。
最重要的内容写在第一句话，并确保第一句话足够短，不换行。
灵活使用空格、换行，让段落更清晰。
使用子标题。
排版时考虑好手机接收时的兼容问题。
6. 文字简洁明了
因为多年在英文工作环境中，以下的例子均为英文。不过简洁明了的表述，是一个相通的原则。首先，非必要的介词尽量省略，包括OF, IN, ABOUT, FOR, INTO, THAT, THE
其次，删除会引起歧义或语义不明确的表述。例如BASICALLY, REALLY, MOSTLY, SOMEWHAT, VERY等。
没有太多价值的短语也要避免使用，例如the point I wish to make is that; the fact of the matter is; we would like to note that; at the end of the day 等。
你甚至可以像构思电报一样，想一想写下的每个字是否有意义。并想办法让它们以最简短的方式呈现。比如due to the fact，其实用because就可以代替；at the present time直接写成now就可以，毕竟这不是英文写作考试。:)
7. 保持专业和工作礼貌
记得一个忙碌的上午，我收到一位美西同事发来的消息。他问我在不在线，因为好多事情在处理，我快速回了句yes；接着同事问我能不能帮个忙，我回了句what；然后同事立马打来电话问，是不是我们之间有什么误会，为什么我态度很不好？赶紧道歉并解释了一番，幸运的是对方是为耿直的人，并没有计较并表示可以等我处理完紧急的事情再回复他。这件小事，让我记忆犹新。工作中时刻保持克制和礼貌并不是件容易的事，但不论什么理由，因为文字的随意造成误解和矛盾，实在不是聪明的行为。
写邮件时虽然不需要过多寒暄，以友善的问候开头总是有必要的。例如，可以将“您好！”设置在邮件模板里，每次都以它开头。少用语气词，比如将okay替换成ok。谨慎使用网络用语和表情包。使用工作中的特殊缩写时，考虑一下我们的收件人是不是都看得懂。
8. 校对一遍总会有用
及时每天要发几十上百封邮件，每次点“发送”前校对一遍，总不会错。毕竟我们都做过发完邮件10分钟后，立刻召回邮件的傻事。
校对时，可以大声读出来，检查基本的语法、拼写错误；回溯邮件表达出的语气是否专业和礼貌；再想一想收件人真的能看明白你需要他/她们做什么？更重要的是，确保BLOT (Bottom Line On Top) ，即最核心的信息是不是在邮件标题或正文开头以交代清楚。
9. 附件、转发及其它
增加附件时通常要注意两点。第一，如果附件很多，有没有明确的指引，每个附件分别包含什么内容。第二，文件大小是否超过容量。尤其是发送至企业外部邮箱时，请考虑好双方的邮件服务器对附件的大小限制。
如果邮件需要转发给某些人，一般是需要对方知晓但不需要快速回复的情况。那么，请区分对待收件人和被转发人，必要时用不同的段落提供信息。如果邮件回复已有多轮，检查历史回复中是否存在冗余信息，是否存在敏感信息，做必要的删除。另外，再次确保邮件主体能概括核心信息。
每次选择“全部回复”前，想一想是否有人不需要接收你的回复？尤其当邮件同时涉及团队内部和外部的讨论时。
最后，不要滥用紧急设置，只在真的必要时使用“！”或者设置成高优先级邮件。
10. 保持邮箱的整洁
我发现，在自己固有的工作节奏下，保持收件箱清零，是减轻压力的一个好办法。我们不用时刻查收邮箱，可以保持每天或每两天的频率，清理未读邮件和代办邮件。
同时为了提高效率，可以设置“2分钟”规则。即打开邮件速读，如果发现2分钟内处理不完该邮件，就迅速添加到代办事项里。如果能在2分钟内处理，及时优先级不高，我也建议马上回复或处理完该邮件。这样，我们能保证每封邮件只读一次，减少不必要的重复。
至于如何设置和管理邮箱文件夹等使用技巧，不在本文中赘述。希望大家都拥有从容自若应对工作邮件的能力。