如何策划并执行一场线下活动？

一. 明确活动目的，制作活动方案

活动方案常用格式

• 活动主题：自己想好+和活动汇报对象沟通
• 活动时间：要考虑用户时间是否方便
• 活动地点：要具体
• 活动对象：已有的用户或潜在用户，同时也是甲方潜在用户（这是合作达成的基础之一）
• 活动描述：活动描述、活动亮点（用以拉赞助/经费报批）
• 推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等
• 预期效果：效果要预估出大概数值，常用的效果包含两种1. 活动给服务对象带来的直接利益 2. 活动对平台数据、平台用户的影响
• 成本预估：准备一份报价单，包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。

下面是一些通用的推广渠道：

1. 免费

① 百度系

百度知道、百度百科、百度文库、百度百家、百度熊掌、百度贴吧、百度经验

② 360系

360百科、360问答、360安全社区

③ 自媒体

微博、微信、今日头条、一点资讯、天天快报、百度百家、UC大鱼、QQ公众号、网易媒体开放平台、腾讯内容开放平台、凤凰媒体开放平台、360众媒号、网易云阅读作者中心、米聊订阅发布平台、封面号、

④ 网络社区

天涯、知乎、豆瓣、相关贴吧

⑤ 创业服务平台

猎云网、36氪、创投圈、IT橘子、新芽、虎嗅

⑥ 权威媒体

速途网、派代网、站长网、卢松松博客

⑦ 社群：

QQ群、微信群、陌陌群

2. 付费

① 搜索引擎推广

百度、360、搜狗、神马

② 网盟

百度网盟、广州全盟

③ 广告平台

花度广告、B站、美拍、抖音、腾讯社交广告、主流视频网站广告

④其他营销方式

KOL、社群营销、异业合作、事件营销、邮件营销、直播广告、H5分享页面

二. 制作活动推进时间表，推进准备工作

执行阶段，一般需要召集参与此次活动的人员开一个准备会议。根据已确定的活动时间向前倒推，梳理活动节点，分配好各项准备工作并确定各项工作负责人，活动总负责人随时跟踪完成情况。

注意事项：

1. 活动页面制作

需要准备一份需求文档，将流程和需求罗列清楚，讲明如何设计如何实现何时上线等关键问题，然后随时与技术保持沟通，确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。

2. 物料设计制作

同样说明设计需求，包括风格图案、尺寸大小等，并跟踪制作公司制作情况，包括使用材质、色彩偏差等，确保保证保质保量完成。

3. 活动征集注意事项

• 活动描述：活动背景+主办方+奖励
• 活动主题：沟通过后定好的
• 活动时间：明确
• 活动地点：清楚详细
• 活动对象：已有用户、潜在用户
• 参与方式：收集用户信息（最基本：姓名+手机号）
• 活动规则：各种要求和注意事项提前说清楚，比如参与人员筛选标准（性别、年龄、身高、职业等）、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。如果是收费活动，支付方式和账号写清楚，什么情况可以退费如何退还等等。一定要留活动问题咨询方式，不论你的规则写得如何简单清楚，总会有部分用户有各种你想不到的问题咨询，尤其是收费活动。切记！
• 活动场地及奖品展示：放图片或者视频

4. 报名统计及通知

报名情况一定要及时统计，一旦发现报名人数过少，离预期人数差距过大，及时反馈给总负责人，商量是否增加投放渠道和投放力度，保证活动人数。活动前通知报名成功用户，根据报名留下的联系方式，电话、短信都行，确认能够准时参加活动的具体人数。

5. 专人保持与甲方对接工作，及时了解甲方需求变化，并通知总负责人做出相应调整。

6. 提前确定活动主持人，以便对方安排时间，并熟悉活动串词。

7. 最重要的一点：参与人员保持随时沟通，做到信息共享。最好是建一个活动群组，大家及时相互通报各自工作进展和活动安排变化，避免一个环节出现纰漏最终影响到整体准备工作。

三. 制作活动执行方案，分解执行任务

需制作一份活动现场执行方案，结合设定的活动流程，把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人，执行方案一般精确到分钟。

活动现场执行方案包括：

• 活动目的：简单描述活动，并说明本次活动目的。（执行人员和项目推进人员不一定是一批人，所以需要再次申明。）
• 活动时间地点：工作人员提前1-2小时到场，熟悉场地环境，准备各自负责物料和奖品，尤其是负责签到的同学，要提前赶到聚拢活动用户，不要让用户觉得早到无人接待。聚拢用户也方便后到用户找到签到负责人签到准备活动。
• 活动流程：活动流程表根据活动环节安排而定
• 物料、礼品清单：名称、种类、数量、使用环节、使用地点
• 活动应急预案：提前设想好最可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法

四. 现场执行

现场执行常见问题及应对办法有：

1. 内部人员问题

执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位，签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求，如果有多名摄影还要做好分工划分职责……总之尽快把所有现场的准备工作做到位。提前建一个活动执行群，出现突发情况，及时通报，比如某个执行人员迟到，总负责人要立马安排其他人补位；有人遗忘工作内容或走神，旁边的同事要及时提醒协助，总之执行人员要齐心协力保证活动顺利进行。

2. 用户问题

用户签到环节，签到负责人要快速联系未准时到场用户询问查明情况并标记清楚，对最终到场人数做出准确预估。一旦用户人数不足，及时通知总负责人，评估是否影响后续活动环节，如有影响，总负责人做好决定后第一时间找到主持人告知调整方案，同时通知到受影响环节的执行人员；参与用户出现问题或发生矛盾，如果相应负责人不能单独解决，第一时间通知活动现场总负责人出面协调解决。

3. 活动流程有变

如果活动进行中再出现流程变化，总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对，并通知其他执行人员。

最终预定的各项流程全部执行完毕，用户离场，所有执行人员可以放轻松一些啦，大家拍个照片，盘点收集一下剩余物料和礼品，完成清场任务，就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。

五. 活动复盘

1. 活动流程，哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题，思考以后如何优化流程；
2. 总结所有出现的问题和自己的应对措施，有哪些应对得不错，有哪些应对不足以后如何改善，最好都记录下来。