给无法完全掌控的事一些“预留时间”

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时刻表运行，但依然会有意外事件发生。同样的情形也可能发生在你身上，所以为意外事件留时间很明智。

某百货公司的经理，提前计划在下个星期一举行大减价活动，不幸运的是，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，1/4的职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价活动就此流产。这就是未预留处理意外事件的时间的一个例子。

即使是很有经验的人，如果不给无法完全掌控的事一些预留时间，也难免陷入忙乱：布朗老师有着11年工作经验，在同事眼中一直是工作相对轻松的人，因为每天他都把要做的工作罗列下来，并根据轻重缓急作出处理。

但有一次，周五要开家长会，因为家里的一些事情，一直到星期四晚上布朗老师都没有准备好发言稿。当时他并没有着急，因为周五上午他没有课，他想可以那时去完成。可是让人意外的是，周五第一节课后两个同学玩耍时，一个学生不慎摔掉半颗门牙，那可是个大事情！他一边给双方的家长打电话，一边赶紧带学生去医院。冲水，洗牙，治疗……他在旁边抓着孩子的手，告诉他别担心，别害怕；快结束时，双方家长相继到来，又得跟他们一一交谈，帮助协商处理事宜，安抚受伤方家长，在另一方家长面前极力强调互相理解，这样处理结果才让双方都满意。可等这一切都忙完后时间已经是中午一点半。准备发言稿只有1个多小时了。他很着急，又不能休息，幸亏之前他把需要讲的事情罗列在那，只是没有详细的准备。由于开家长会的经验还算丰富，把安全问题详细陈述后，会议还算成功。

如果布朗老师能在周五之前把稿子准备好，为突发事情的处理预留好时间，那天他也不会那么忙乱！一般来讲，一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”而无法执行。

所以在制定计划时，必须给无法掌控的事情预留一些时间，做到充分部署，才能应付自如。

聪明人有三个预防此类事件发生的方法：

第一，每件计划都留有多余的预备时间；

第二，努力使自己在不留余地又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些；

第三，另准备一套应变计划。惠普公司的前任总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚：他花20%的时间和顾客沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间在电话上，5%的时间看公司的文件，15%时间用在与公司没有直接或间接关系但却有利于公司的活动上，例如预备业界共同开发的技术专案，或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。

而重要的是，他每天都要留下一些空档的时间来处理那些突发事件，例如接受新闻界的采访。

只要是成功人士，在谈及时间管理时都会强调应对突发事件的重要性，其中重要的就是之前我们就得预留时间来应对我们意料之外的事情，每天的计划都应该有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。

给无法完全掌控的事件预留时间不仅不会浪费时间，反而会节省时间、提高效率。现实中许多人的日程安排得满满的，但是一天下来总是疲于应付诸多的事件，回头一看所谓的计划再满也都没有实际执行。

所以，不管做什么事情我们都要清楚，实际可能会比预期花更多时间。这就要求我们安排每项任务的时候都预留出一定的时间，从而能够如期，至少是不会太晚完成任务。如果我们幸运地没有被打扰，顺利完成了计划，那我们就可以把剩余时间用来安排下一个任务。

制订计划不要太满，要留出机动时间，使计划有一定的机动性。毕竟现实不会完美地和计划完全一致，给计划留有一定的余地，这样完成计划的可能性就会增加。

给无法完全掌控的事一些“预留时间”，是时间管理中的一门艺术，掌握了这门艺术，我们做起事情来才会更顺利、更成功。