6步实践番茄工作法，专注地学习工作

0 原则

• 掌握最少必要知识，然后行动，获得反馈并指导下一轮的实践
• 知易行难，行动起来！行动起来！行动起来！

1 理论：番茄工作法的最少必要知识

1.1 番茄工作法是什么

一种注意力管理方法，让你能更专注地学习、工作和生活

1.2 番茄工作法能解决什么问题

• 拖延症：下周一要进行汇报，计划这周六搞定PPT，结果磨蹭到了下周一凌晨2点
• 迷失：
  • 工作上，上午11点，你在处理手头工作，这时邻桌同事遇到了无法解决的问题来向你请教，你停下手中工作去帮助他，这时领导需要一组数据，你跑去收集整理数据，这时来了一个紧急会议……你头大了
  • 学习上，今晚晚自习，计划着写完老师布置的作业，但是写作业时，时不时拿出手机来看看。一会儿再群里聊聊天，一会儿看看朋友圈，一会儿看下微博热搜，甚至刷起抖音停不下来了。最后，作业没写成，晚自习结束了。你失落了，恨铁不成钢
• 混乱：到了你写日报的时，苦思冥想却不知道写什么。好像一整天都在忙，又好像什么也没做成，瞎忙了一天
• 无聊、迷茫：周末在家，不知道要做什么，于是打开了视频网站，刷起了剧

2 实践：番茄工作法的执行步骤

2.1 步骤一：收集任务，得到活动清单

• 收集一个个任务，任务的描述言简意赅能看懂即可，不比拘泥于语言语法
• 这个步骤可以贯穿整天，小可以小到下班去游个泳，大可以大到完成一个项目、看完一本书

2.2 步骤二：做计划，生成今日待办

• 从活动清单里拿出top N重要的任务
  • 判断哪些任务最重要，可以用冒泡排序法，每一次俩俩对比重要性，再将更重要的任务与下一个任务比较，直至决出最重要的一个任务，然后开启下一轮比较
• 预估番茄钟数
  • 一个番茄钟是一个最小的时间单位，不可划分，原版一个番茄钟=25分钟，可根据自身情况调整
  • 预估的结果，如果规模过大，超过7个番茄钟，则拆成多个，因为预估不准；如果规模过小，小于1个番茄钟，则多个合一，因为番茄钟是一个最小单元不能再拆分了
  • 预估能力需要慢慢提升，比如看书时刚开始就是拍脑袋一个番茄钟看50页，番茄钟结束，发现只看了40页，那下次预估的时候就可以看需要多少个40页……
  • 在探索期，每天的番茄钟总数需要慢慢确定，比如第一天拍脑袋总数是10个，结果发现游刃有余，第二天升到16个，如果发现任务做不完了，调整到14个小时……依次类推，找到最大可接受的总数
  • 在稳定期，每天的番茄钟总数=最大可接受的总数，可以每隔一段时间做上调尝试，比如一周后，从14个调到15个，结果发现自己也能完成，原因可能是多方面的，一方面用压力激励，另一方面就是技能提升了
• 放入今日待办中并将重要的任务排在前面

2.3 步骤三：处理，每次只做最重要的事

• 遇到内部中断
  • 如果紧急，当前番茄钟作废，开启一个新的番茄钟去处理
  • 如果不紧急，记录到活动清单，从大脑清除，回到原任务
• 遇到外部中断
  • 告知，让对方知道你正在忙
  • 协商，决定当前任务是否作废
    • 如果紧急，当前番茄钟作废
    • 如果不紧急，记录到活动清单，从大脑清除，回到原任务
  • 计划，确定新任务何时执行
    • 如果紧急，立即开启新番茄钟处理
    • 如果不紧急，稍后再做计划
  • 答复，“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”
    • 答复你的安排情况
    • 答复你的完成情况
• 番茄钟数与预估值
  • 如果任务完成了，番茄钟正好结束，那么恭喜你，预估的能力NB
  • 如果任务完成了，番茄钟还没结束，过度学习，回顾一下这个番茄钟内的学到的知识，反思一下是不是任务预估时高估了完成时间
  • 如果任务还没完成，番茄钟就结束了，做二次预估，反思一下为什么会出现这种情况
• 任务完成后
  • 记录中断指标
    • 完成期间的中断次数及对应中断的分类
  • 记录预估指标
    • 实际花费番茄钟数
    • 重新预估的次数
  • 休息，放空大脑
    • 每1个番茄钟结束做一次短休息，原版的番茄工作法是5分钟，可根据自身情况调整
    • 每4个番茄钟结束做一次长休息，原版的番茄工作法是15分钟，可根据自身情况调整

2.4 提取，从记录的数据中获取有用的信息

• 从指标数据里提取有用信息
  • 中断
    • 中断次数有多少？
    • 哪些是外部中断？原因是什么？如何减少？
    • 哪些是内部中断？原因是什么？如何减少？
  • 番茄钟数
    • 今天完成的番茄钟数是多少？有改进空间吗？
    • 明天的番茄钟数是多少？
  • 预估
    • 重新预估了多少次？
    • 如何让预估更准确？
  • 任务完成情况
    • 有未完成的任务吗？
    • 是什么原因导致的？是预估不对？还是今天紧急处理了很多计划之外的任务？

2.5 应用，将改进方案用于下一轮

• 比如，昨天做事情时长时间没有休息，发现后期乏力，效率低下。今天要严格按照番茄工作法，进行休息，让高效更持久
• 再比如，昨天老是被手机通知声打断，一看原来是某些App发来了一些无关紧要的通知，今天我要把这些App的消息通知功能给关闭
• ……

2.6 反思，形成稳定的习惯

• 每天
  • 今天最有价值的知识是什么？
  • 它能指导你做什么样的实践？
  • 能够形成什么让你深信不疑的规条
  • 比如，今天学习了番茄工作法的知识，已经应用到工作中，虽然用得还不熟，但是工作效果有了提升，接下来的时间我应该继续实践番茄它，迭代优化它，直到找到最合适自己的方式，并形成习惯
• 每月
  • 本月最有价值的知识是什么？
  • 它除了能用在这个领域之外，还能用在哪些领域？
  • 比如，本月使用番茄工作法时，不断地实践->反馈->优化，最终找到了合适自己的方式。这里体现了一种迭代思想。它可以用在产品领域，产品的演化就是一个不断地迭代的过程，实际上很多事物可以看成一个产品，一篇文章、一个习惯、一个人……

3 其他

3.1 番茄工作法解决什么问题

• Q：为什么使用番茄工作法？

• A：完成过程它能让你专注，完成时他能给你反馈

• Q：为什么要专注下来？

• A：专注才能最大产生价值

• Q：为什么专注能最大产生价值？

• A：所有的价值都是你花费注意力换来的。注意力有限，也容易被浪费掉，专注能让你投入所有注意力用于生产

• Q：反馈有什么用？

• A：1. 正面反馈调用积极性，比如完成一个任务把它划掉，心里获得满足和愉悦，更愿意执行下一个任务

  ​ 2. 负面反馈看到问题，比如这个任务竟然花了4个番茄钟，原因一是预估不准，二是多次中断

3.2 重原理，轻形式

• 重原理：番茄工作法只要懂得收集任务，做好计划，每次只处理一个任务，跟踪记录好指标，提取指标信息用于实践，经常回顾反思就可以了
• 轻形式：不拘泥于形式
  • 比如收集任务时、生成今日待办时，是记录在纸上还是使用app，出发点永远是你，选择对你来说简单有效的方式就行
  • 比如你的番茄钟的存在形式，是实物的闹钟，沙漏，还是手机的闹钟，重要吗，选择容易获取的就行了

3.3 不止番茄工作法

• 你已经使用番茄工作法并形成习惯了，但是你才刚刚起飞，还有更广阔的天空。它只是一个引子，可以引出更多的知识
  • 比如产品的迭代思想
  • 比如质量管理的PDCA
  • 比如管理任务的GTD
  • 比如流程化，第一步做什么，第二步做什么，第三……
  • 比如标准化，一个番茄钟=25分钟，一次短休息=2分钟
  • ……
• 慢慢探索吧

4 参考

• 《番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法》