Jira实战 | 通知方案

Jira策略管理实战手册: 为应用程序管理员提供配置、清理和维护Jira的模板。

文末提供Kindle版印刷版获取方式。


 

Jira实战 | 通知方案_第1张图片

 

通知方案是用来控制在标准问题事件上谁能收到电子邮件,这些事件包括“问题创建”、“问题更新”、“工作日志”,等等。当我们尝试在项目间共享设置的时候,有可能每个JIRA项目都有自己的通知设定,项目级管理员能在项目管理部分查看他们项目的“通知”页面,用来查看当前的设置,然而,任何通知的变更需经由JIRA应用管理员进行处理。

 

通知方案– 在问题生命周期事件中,发送电子邮件消息的设置。

示例: 问题创建、问题更新、问题分配,等等。
属性:

  • 名称

  • 描述

  • 通知设置 

 

最佳实践

应该这么做

为每个通知策略创建一个方案,而不是为每一个项目都创建个别的方案。

  • 示例: “通知用户”方案或“通知项目用户和C-Level领导”的通知方案。

 

尽可能的控制“问题垃圾”。

  • 如果你在每一个步骤都通知用户,会产生过量的电子邮件,用户会过滤消息,最终可能会忽略这些通知。

 

注意JIRA电子邮件队列会影响公司邮箱服务器。

 

重用现有的通知方案。

  • 除了少部分的项目之外,大多数都具备相同的通知方案需求。

 

不该这么做

设置不必要的通知,只有少数的项目需要定制化的通知或一般事件处理器。

  • 在每一个步骤都通知用户会产生大量的电子邮件,用户会过滤消息,最终可能会忽略这些通知。

 

添加不可能或无用的通知。

  • 示例: 如果在创建界面上没有添加关注人的功能,请不要“在问题创建的时候通知关注人”。

 

通知用户自己的操作行为。

 

不要在问题创建的时候通知报告人,这会创建很多无用的邮件流量。

 

在所有的行栏目添加"jira-users"组。

 

工作表:通知方案

下面的工作表包含了简易的通知方案的建议,根据你的需要修改这个工作表,由于大多数的最终用户不能够看到通知相关的设置,可以添加相关信息到用户帮助文件和文档。

 

这个例子引用了一个自定义的角色,叫做"Observers",这个角色可能是你的合规团队、财务团队、稽核员或是其他相关的非项目正规成员。

 

下表呈现了建议的通知设置:

 

事件

建议通知

注记

问题创建

项目负责人

当前经办人

项目角色  (Observers)

如果用户或在问题创建的时候自动设置这个值,只能包含“当前经办人”。

问题更新

所有关注人

当前经办人

报告人

n/a

问题分配

当前经办人

项目角色  (Observers)

当经办人更改后,会通知到先前的经办人和当前的经办人。

问题解决

所有关注人

报告人

n/a

问题关闭

所有关注人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题评论

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题评论编辑

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题评论删除

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题重开

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题删除

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

n/a

问题被移动

所有关注人

当前经办人

报告人

项目角色  (Observers)

项目负责人

n/a

已添加工作日志

项目负责人或留白

只有在使用时间跟踪功能的时候才有用。

开始解决问题

项目负责人或留白

停止解决问题

项目负责人或留白

工作日志已更新

项目负责人或留白

工作日志被删除

项目负责人或留白

一般事件

留白

这是个工作流转换时的额外事件通知。

 

标准和自定义通知

每个问题级别的活动都关联到一个事件,例如,每一次创建新的JIRA问题时,都会触发叫做"问题创建"的事件。当标准事件被触发的时候,JIRA会自动寄送邮件通知。标准案例:问题创建、分配、更新、解决等。某些事件的规则存储在JIRA内部,其他的存储在工作流转换的后处理功能里。

 

建议

不要忘记在工作流的“问题关闭”转换的后处理转换上设置“问题关闭”通知,将默认的功能从“一般事件”变成“问题关闭”。

 

Jira实战 | 通知方案_第2张图片

 

此外,你能在自己自定义通知点上提醒收件人,这个自定义事件的触发器是在一些特定事件发生时用来提醒用户的。

 

示例

  • 提醒研发主管,问题已经预备进行代码审查。

  • 提醒测试团队,问题已经预备要验证

  • 提醒高级主管需要批准

 

我们可以通过三个步骤添加自定义通知,第一,在管理页面系统->事件创建一个新的事件并选择"通用"模版,新的事件就能够在新的方案中被使用。第二,将用户、角色、组添加到关联的通知方案的新事件中。第三,在关联的工作流上添加一个后处理转换,以触发事件通知。

 

在下面示例中,让我们用这三个步骤来添加称为"Ready for Verification"自定义通知。

 

新事件

 

Jira实战 | 通知方案_第3张图片

 

通知方案分配

 

Jira实战 | 通知方案_第4张图片

 

工作流后处理功能

 

Jira实战 | 通知方案_第5张图片

 

批量变更通知

“批量变更”功能可以一次修改多个问题,例如,一步骤解决五十个问题,在全局权限中定义了谁可以使用这个功能。

 

建议

当基于管理原因进行批量变更问题的时候,在“步骤3/4:操作细节”页面时出现时,取消选择"Send mail for this update"选项。注意:这个复选框只有具备项目等级的管理权限的用户才能看到,允许管理员在“幕后”进行批量变更而不会产生多余的通知邮件。这个变动预期会记录在数据库中并且显示在问题“活动”区域里。

 

Jira实战 | 通知方案_第6张图片

 

关于《JIRA策略管理实战手册》

本文节选自《JIRA策略管理实战手册》,为Jira管理员提供配置、清理和维护Jira的模板。

 

此实战手册包含:

  • 152条建议- 帮助您设置、清理和维护Jira

  • 50个工作表,以及其他相关模板、代码片段和示例

  • 33个需避免的反面真实案例

  • 每个管理区域的最佳实践和注意事项

  • 作者作为管理员犯下的十大错误

 

关于翻译,编辑和审稿人

 

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钟冠智 Kerwin

 

现任Atlassian 大中华区负责人

前CSDN Atlassian Agile DevOps谘询顾问

大中华区首位ACP-100认证专家

Atlassian 中文社区发起人

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Ollie Guan

 

携程集团 PMO

Atlassian Community Champion

2018 Community Perfect 10 awards

2019 Community awards winner

2020 Top Community Answerers

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周琦

 

优秀的项目管理者及流程改善者曾先后服务于IBM研究院、阿尔卡特朗讯、奇安信(原360企业安全)集团等世界500强企业。

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现任某大型保险健康管理中心高级运营经理, 负责健康管理平台规划建.设与推广。先后服务于HITACHI集团、NTTDATA集团、奇安信(原360企业安全)集团等世界500强以及独角兽企业。敏捷实践倡导者,Atlassian产品粉丝。2018规模化敏捷峰会组委会成员。

中科院工程师、系统集成高级PM、PMP、CSM、CAL、Prince2、SAFe SA 、CMMI ATM。

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Xudong Liu 刘旭东

 

中国移动研究院信息技术及安全管理中心高级项目经理,负责企业研发相关工具建设及培训工作。

 

有近5年的Jira及Confluence的建设及培训经验,在中国移动内部构件多套基于Atlassian产品的研发工具链产品,帮助多个团队实现基于Atlassian产品的研发管理工作。

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闫锦

长期混迹信息安全圈。曾就职于某高校,作为项目管理负责人承担多项国家密码专项,以项目管理主管身份参与到科研项目管理中。

现就职于奇安信(原360企业安全)集团,担任研发学院运营负责人。

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现任某大型金融集团高级敏捷教练,为集团子公司提供敏捷转型咨询和实施服务。

曾多年供职于海外,有近十年的敏捷实践经验,精通精益敏捷方法论,熟悉规模化敏捷框架SAFe,认证SAFe Program Consultant。

在跨文化沟通与分布式团队管理方面具备丰富的经验,曾辅导过欧洲,美国和中国等多个团队和项目。

擅长使用以Atlassian产品为核心的DevOps工具链落地组织级敏捷转型,Atlassian中国用户社区创始人和Leader。

 

 

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