将工作化繁为简的笔记术

对未来的最好策划,是善于处理目前,完成最近的工作任务。

                                                                                                            麦唐纳

我们每天拖着还在睡梦中的脑袋,走进办公室。

一看到堆在桌子上报表,项目报告,开会议程,让人时时刻刻都有扭头逃跑的冲动。

可是,为了未来的生活,就算是满肚子的牢骚,还得老老实实地坐到椅子上,把这一项项工作给捋顺了。

而在这个捋顺的过程中,有人善于处理问题,业务能力不断精进;而有的人常常会被一堆工作所困住,身心疲惫,痛不欲生。

其实,于工作中,大家都想拥有一种简洁高效的工作方法,保质保量的完成繁重的工作任务,达到“善于”处于问题的水平。

在《麦肯锡笔记思考法》中就提出一种有效解决问题的笔记术。通过3种笔记本和1支笔,就可以将工作化繁为简,有效击破。

当然,这不是夸大其词。在麦肯锡公司中,这是一种处理工作的基本方法,人人都会用。

《麦肯锡笔记思考法》作者:大岛祥誉,现为Senju Human Design Works董事长,在他刚进入麦肯锡工作的时候,发现自己的前辈和同事只利用3种笔记本,就能找到问题的本质,从而有效而有迅速地解决掉问题。

大岛祥誉在掌握这种方法后,就将它使用到工作与生活中,实现人生一次又一次质的飞跃。

《麦肯锡笔记思考法》就是大岛祥誉对这种笔记术所进行的深度分享。

笔记法通过解决问题的四个步骤,以三种笔记为依托,将对信息的分析与思考的过程进行记录,找出核心问题,再解决它。

先介绍一下三种笔记;

横线笔记:就是有着横线的笔记本,很常见。这个笔记本主要是用于收集信息,现场调研时使用。

横线笔记

方格笔记:页面全被小小的方格所占据。这个笔记本主要用于对存在的问题进行全局的分析和设计,用来整理处理问题的思路。

麦肯锡笔记:在有方格的笔记本上,顶端多了两条横线,用于注明标题;底端也有横线,注明信息来源;可以说,是一种特别的方格笔记。此笔记主要用于成果输出。

特殊的方格笔记

了解以上三种笔记以后,接下来需要了解它们在解决问题的过程中的具体应用。

在《麦肯易笔记思考法》中将解决问题分为四个步骤;

第一步:收集与问题相关的各种信息,并将信息按照:Why原因,How对策,Where问题所在这三种类别进行分类。

过程:

首先,先要将信息进行记录下来,使用横线笔记。

其次,需要将记录下来的信息,进行分门别类,有效的整理,使用方格笔记。

最后,通过表面存在的问题,找到问题的本质,也就是核心问题。只有处理了这个问题,才能从根本上解决问题的困境。

第二步:建立解决方法的暂时性假设。此处的假设也是指暂时解决问题的方案。

过程:

首先,先将最核心的问题筛选出来;再把与这个核心问题最相关的各种信息,从一堆的信息中单独摘出来。此处使用横线笔记。

其次,对这些信息,按照“事实”“解释”与“行动”三种类别进行分组。此处需要使用方格笔记,整理信息。

然后,找到一条解决问题的逻辑主线。

第三步:验证这条逻辑主线的合理性

验证逻辑主线是否可以解决掉这个问题,需要现场提问、调研与讨论。

比如,有一架精密的仪器设备坏掉了,根据它的运行原理,收集相关技术参数,找出设备无法运行的真正问题,根据这个问题设计了一套修理方案。

此时,需要对这一套修理方案进行评审。判定它的可行性与有效性。

这就必须到现场与使用设备的人员、工程师等进行探讨,验证。这个过程主要涉及到收集各方的意见,需使用横线笔记。

第四步,将取得的成果进行输出。

通过验证,原先解决问题的方案可行,最后还取得了一个好成果。那么,问题的逻辑解决方案与方案最后取得的成果,都要进行输出;比如:形成一个报告,一个PPT。这个过程主要将个人思考可视化,可增长个人解决问题的能力。

这个过程主要使用:麦肯锡笔记。

通过以上四步,你就会发现,三种笔记的使用,可以一举攻克难题,避免我们在海量信息的表面盲目漂流。

当然,看似就四个步骤与三种笔记,在实际应用的过程中,我们还需要长时间的实践锻炼。

相信,通过麦肯锡笔记术的一步步积累,我们的思考能力与解决问题的能力,会快速增长;在对待工作上,也会有一个全新眼光,将我们从被动便为主动,更可以有效的规划未来生活。

之前,看到一个帕斯卡赌注理论,也被称为“最坏/最好分析法。”

如果你不知道这样到底有没有用,可以问自己几个问题:

如果我做了,最好的结果会是什么?

如果我做了,最坏的结果会是什么?

如果我不做,最好的结果会是什么?

如果我不做,最坏的结果会是什么?

那么,做与不做之间的差距,每个人自行横量。

只是,过去的无助,在现下找到一种解决办法,可以有效应对未来的一切问题,何乐而不为呢?

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