房晓明
房晓明

如何开一场高效的线上会议？

写在前面

这次疫情开始，很多的会议都转到了线上，不管是腾讯会议还是ZOOM，用户都呈几何倍数增长，面对越来越多的线上会议，我们如何能够让会议变得更加高效？

一、会前更多的准备

线上会议的难度其实比线下会议还要大，因为离开了面对面的约束，人们还没有养成线上沟通的习惯，这个时候需要我们在会前做更多的准备

准备的内容包括基础的

时间

会议平台

参会人物

议题和流程

尤其需要提前准备的是议题以及会前发放的资料，线上会议和线下会议不同，线下的会议人已经坐在这里了，哪怕议题不清晰，碍着面子也要听你讲完

但是线上的会议如果议题不清晰，大家都是成年人，都懂的

除此之外，相关的材料要提前下发，每个人都要明确材料的内容以及自己思考的解决方案，要带着方案来，而不是会议开始才去琢磨

除了流程和材料，还需要做减法，议题最好不要超过三个，最好是一事一议，会前内容的设计如果不够精炼，那么冗长的会议是无法避免的

会前主持人要提前设定好发言的顺序，避免出现“安静时刻”

不然等到会议开始，采用点名的方式督促发言，既不利于会议的推进，又会影响与会人员的感受

会议除了安排主持人之外，还要提前安排记录员，去记录会议当中大家提出的要点

二、会议当中心要在

1.与会者

会议已经开始之后，如果条件允许，与会者最好全程打开语音和视频，这样做是效果最好的，因为可以最大限度弥补不能见面所带来的虚拟感

假如有人提出自己不方便语音和视频，可以适度允许TA关闭

但是说实话，这样的参与者一般情况下参与的效果都不会太理想，要么是环境比较嘈杂，要么是根本不在工作状态

2.发言人

发言的人要假想摄像头对面是有人的，如果你实在想象不了，建议你在摄像头前面放一张照片，或者摆几个玩偶都行

发言人摄像头的角度要与眼睛持平，摄像头的角度如果低于眼睛，会把人照出双下巴和大鼻孔，高于眼睛又会显得人比较矮，所以最合适的是摄像头与眼睛持平

而且发言的时候讲话者需要双眼注视摄像头，而不是自己的电脑屏幕，这样能够让其他的与会者有更加真实的交流感

在穿着上要以简单为宜，减少配饰，和言谈上，讲话过程当中也要去减少自己的小动作，以免让其他参加者分神

3.组织者

主持人或者发言者每讲一段时间，要与参与者确认是否有听到，这个事情非常重要，因为在线的会议经常会面临某些人网络不好的情况

如果不去做确认，很有可能有成员漏听了相应重要的信息，建议最多5分钟就要确认一次

当询问到与会者意见的时候，需要要求没有意见的伙伴回复“没意见”，而不是沉默

在会议当中记录员要及时记录发言人的要点，并且在平台上进行公布，和发言人核对之后再去整理最后的会议纪要

这样这样的做法既可让发言人觉得自己的观点受到了重视，同时及时核对，也避免了出现任何的理解性错误

当会议过程当中出现滔滔不绝的发言者，主持人可以用提问的方式进行打断

当然了，如果在会议之前规定好每个人的发言时间最长不能超过多久，也是一个不错的选择

三、会后落实执行

在会议结束之后，能否落实执行才是衡量会议是否有效的唯一标准，这个时候就需要记录员在会后做好资料整理

将整个会议过程当中的决议以及分工执行的细节做成甘特图，写明每一个人什么时间什么节点提交的工作成果是什么


这里可以采用的工具是石墨文档——多人共享编辑同一个文档，不受限于其他人的进度

会后要安排“督战官”依据时间节点，提前去去跟进尚未主动提交进度的成员，以确保任务的完成

在这个过程当中，总负责要及时的在群里面公布哪些人已经完成了相应的任务

这样一方面表扬了已经完成的同事，另外一方面，也是对那些尚未完成的小伙伴的一种敦促

尾声

最后想说，线上办公的趋势，哪怕不经过疫情，也是无法阻挡的趋势，毕竟这样节省了大量的人力物力，提升了办公的效率

会前更多准备

会中把控注意

会后专注落地

疫情来临，对各行各业都是一场考验，凡是杀不死我们的，终将让我们变得更加强大

当危机来临，我们有能力让自己变得更好，一起加油！

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