大家好!
今天和大家聊一聊“收口”在工作中的重要性。当然,大家看到“收口”这个词时,可能会有不同的解读,下面我就对此进行详细展开。
引子
今年的8月5日,我看了CCTV新闻频道播放的国务院联防联控机制新闻发布会,了解疫情防控的最新动态信息。
从那些最新披露的信息中,我能感受到国家对于疫情的快速响应。在如此天罗地网般的防控机制下,每个人都能感到非常放心。
除此之外,我也关注到了发布会上的一些工作方式,特别是问答流程。
在发布会上,由一位工作人员(或是领导)负责对台下记者的问题进行“识别”和“判断”,并将问题“分发”给旁边最适合回答这个问题的部门负责人。
整体看下来,我感受到了一种高效的信息处理,因为在分发过程中,所有问题都会由最为合适和专业的人进行解读。
如果没有这一位负责分发的工作人员,相信现场会非常混乱,因为对于同一个问题,不同背景的人会有不同的解读,特别是一些可能涉及多个部门的问题,很有可能出现最合适的人没有响应,而却由不是最合适的人抢答,或者对于一些复杂棘手的问题,干脆就没有人回答。
另外,我还观察到了一个细节,这位负责分发的工作人员也会和记者朋友们做一些简单的互动,活跃气氛,比如对于一位正在用中文提出问题的少数民族记者或外国记者,就说了一句“你的中文越来越好了”。
是的,作为一位信息收发的中枢型工作人员,既需要有精准定位问题的能力,这并不是一日之功,而是需要长期的工作接触和积累,同时还需要具有一定的高情商,在两者兼具的情况下,才能做好这一工作。
对“收口”的解读
乍看到“收口”这个词,大家会觉得这是在医院里最常听到的词,会联想到手术后将伤口缝起来,或是伤口的自我修复。
这里的“口”自然是伤口,对于伤口而言,最重要的莫过于是将其“封住”,以免外界的各种微生物通过伤口进入人体内部,进而使人体出现各种各样的病症和反应。
而这篇文章中所说的“收口”,其实就是引子中的“接收和分发”,也可以认为是一个信息中枢,所有信息都将汇总到这一信息中枢之中,统一由其进行识别、处理和分发。
这就像是国资企业中的办公室,由办公室文员或相关工作人员对公文进行中枢性处理,全面负责公文的收发,及时按照规范将所有不同来源的公文进行收集,然后对每一篇公文进行初步的查看,并根据公文文种、紧急程度等将公文进行统一处理,并及时传达给相关部门。
这也可以是笔者曾经负责过的文档中心,将所有的信息汇总到一个平台进行统一管控,既能完整全面地将信息收集起来,确保没有任何信息资产的遗漏,又能将信息分享给需要,且符合权限的同事,不同权限、不同部门、不同团队的人员都能各得其所。
这也可以为任何负责信息收发的机构,或者是那些类似于共享服务中心的团队。
比如在提供翻译服务的团队中,就会由一位管理者或者项目经理对每一份待翻译文件进行初步分析,了解其最终交付时间、难易程度、所属行业、与翻译记忆库的匹配度等。在此基础上,将文件分发给最合适的译员,这样能极大确保文件的最终交付质量。
所以,收口在不少工作场景中扮演了重要的角色。
在明天的文章中,我将对收口在工作中的几大应用场景进行解读,敬请期待!