每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

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王二叔的同事小张有一项工作,就是几乎每天都要做报告,Word版,有时一天要做几个。报告结构基本不变,但是报告要用的数据和图表来自于十几个csv文件。

王二叔帮小张用powerquery解决了十几个csv文件生成数据和图表的问题。帮了她一个大忙,王二叔也趁机蹭了美女几顿大餐。

昨天小张又苦着脸跑来找他:“王二叔,你能不能再帮我一个忙?”

“好哇,好哇!你说!”王二叔忙不迭地答应,心想又有美女请大餐了。

“你能不能帮我把做报告的时间减少到十分钟内?”

“what?”王二叔一蹦巴掌高。当初她做这个破报告要花两天时间,他给她缩短到两小时。现在居然又要缩短到10分钟!

“你就帮帮我吧,王二叔——”小张楚楚可怜地拉着王二叔的袖子哀求。

看着那张梨花带雨的脸,王二叔无法硬起心肠,只好答应。

尝试用powerbi偷懒失败

王二叔首先想到的是把word内容复制到power bi desktop中去,这样正文中引用的数字可以用powerbi来生成,图表更是可以用powerbi来生成。

每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

上图中正文中的50.80%和49.20%是用powerbi自动生成的数字,右边的饼图也是自动生成。

但是powerbi有三个问题:

一是没法批量替换客户名字。

二是只能导出PDF,而小张需要的是Word,还得转格式。

三是小张从没用过power bi desktop,还得教她怎么用。王二叔当然愿意耳鬓厮磨地去教,但是整套流程下来,王二叔自己都不敢保证十分钟内完成。

最后只好忍痛割爱放弃。

域和选择性粘贴的神奇妙用

最后王二叔选择了直接把Excel数字和图表嵌入Word中并保持自动更新的方式,达成了目标。

实现也很简单,只需要三步:

第一步:在Excel中生成Word中需要的数字和图表。

这个其实之前已经帮小张弄好了,只是有个别数字和图表需要微调而已。

第二步:复制Excel中的数字,在Word中选择性粘贴为无格式的链接文本。

每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

必须选择“粘贴链接”。之所以选择“形式”为“无格式的Unicode文本”是为了保持Word中正文的格式不发生变化。这一步其实就是利用了传说中的域功能。

粘贴成功后,鼠标放数字上,会灰底显示。

每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

凡是涉及需要动态更新的数字,都采用这种方式,先在Excel中生成,然后选择性粘贴到word里边。

第三步:将图表选择性粘贴为“Microsoft office图表对象”。

每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

图表必须粘贴为如图中所选的“Microsoft office图表对象”,才能自动更新。

凡是需要自动更新的图表,都采用这种方式。

王二叔曾试验过截图中的其他几种格式,微软虽然说明那些也会自动更新,但王二叔从来没成功过,不知道怎么回事。

第四步:保存

完成。

小张如何使用?

其实王二叔做的这是一套模板。

小张只需要在自己电脑上确保Excel文件名字和路径不改变,每次创建新报告时,先刷新Excel文件,然后复制上一次生成的Word报告,重命名,打开。打开时Word会提示:

每天都要做Word报告,涉及大量数据和图表,怎么在十分钟内搞定?

选择“是”,把客户名字替换之后,全选,再按F9,等1-2分钟,数据和图表就全部刷新了。再根据数据和图表修改下Word正文中个别地方的描述,即完成。

整个过程耗时在十分钟以内。

结语

当王二叔把模板和操作方法告诉小张后,小张一脸迷醉地望着貌比韩宣的王二叔,场景实在太美,不敢想象。

(注:文中的王二叔和小张纯属YY)

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