每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

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王二叔的同事小张有一项工作，就是几乎每天都要做报告，Word版，有时一天要做几个。报告结构基本不变，但是报告要用的数据和图表来自于十几个csv文件。

王二叔帮小张用powerquery解决了十几个csv文件生成数据和图表的问题。帮了她一个大忙，王二叔也趁机蹭了美女几顿大餐。

昨天小张又苦着脸跑来找他：“王二叔，你能不能再帮我一个忙？”

“好哇，好哇！你说！”王二叔忙不迭地答应，心想又有美女请大餐了。

“你能不能帮我把做报告的时间减少到十分钟内？”

“what？”王二叔一蹦巴掌高。当初她做这个破报告要花两天时间，他给她缩短到两小时。现在居然又要缩短到10分钟！

“你就帮帮我吧，王二叔——”小张楚楚可怜地拉着王二叔的袖子哀求。

看着那张梨花带雨的脸，王二叔无法硬起心肠，只好答应。

尝试用powerbi偷懒失败

王二叔首先想到的是把word内容复制到power bi desktop中去，这样正文中引用的数字可以用powerbi来生成，图表更是可以用powerbi来生成。

每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

上图中正文中的50.80%和49.20%是用powerbi自动生成的数字，右边的饼图也是自动生成。

但是powerbi有三个问题：

一是没法批量替换客户名字。

二是只能导出PDF，而小张需要的是Word，还得转格式。

三是小张从没用过power bi desktop，还得教她怎么用。王二叔当然愿意耳鬓厮磨地去教，但是整套流程下来，王二叔自己都不敢保证十分钟内完成。

最后只好忍痛割爱放弃。

域和选择性粘贴的神奇妙用

最后王二叔选择了直接把Excel数字和图表嵌入Word中并保持自动更新的方式，达成了目标。

实现也很简单，只需要三步：

第一步：在Excel中生成Word中需要的数字和图表。

这个其实之前已经帮小张弄好了，只是有个别数字和图表需要微调而已。

第二步：复制Excel中的数字，在Word中选择性粘贴为无格式的链接文本。

每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

必须选择“粘贴链接”。之所以选择“形式”为“无格式的Unicode文本”是为了保持Word中正文的格式不发生变化。这一步其实就是利用了传说中的域功能。

粘贴成功后，鼠标放数字上，会灰底显示。

每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

凡是涉及需要动态更新的数字，都采用这种方式，先在Excel中生成，然后选择性粘贴到word里边。

第三步：将图表选择性粘贴为“Microsoft office图表对象”。

每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

图表必须粘贴为如图中所选的“Microsoft office图表对象”，才能自动更新。

凡是需要自动更新的图表，都采用这种方式。

王二叔曾试验过截图中的其他几种格式，微软虽然说明那些也会自动更新，但王二叔从来没成功过，不知道怎么回事。

第四步：保存

完成。

小张如何使用？

其实王二叔做的这是一套模板。

小张只需要在自己电脑上确保Excel文件名字和路径不改变，每次创建新报告时，先刷新Excel文件，然后复制上一次生成的Word报告，重命名，打开。打开时Word会提示：

每天都要做Word报告，涉及大量数据和图表，怎么在十分钟内搞定？

选择“是”，把客户名字替换之后，全选，再按F9，等1-2分钟，数据和图表就全部刷新了。再根据数据和图表修改下Word正文中个别地方的描述，即完成。

整个过程耗时在十分钟以内。

结语

当王二叔把模板和操作方法告诉小张后，小张一脸迷醉地望着貌比韩宣的王二叔，场景实在太美，不敢想象。

（注：文中的王二叔和小张纯属YY）