文档设置及使用

原文链接： http://stynzf.blogbus.com/logs/15944928.html

在上一篇文档（《微软文档管理解决方案2007》之一：安装部署）中，讲述了如何安装部署“文档管理解决方案”

这次我们通过将该子网站作为“Windows中文站”的一个文档资料库来看看如何使用该解决方案

首先，进入到“共享文档”文档库。删除里面的测试文档。（可以使用“操作”——“使用Windows资源管理器打开”进行批量的操作）。



一、创建栏

在“设置”菜单下拉列表中选择“文档库设置”。



首先删除方案里面自带的几个测试的栏（红色框部分）。然后点击下面的“创建栏”。



输入栏目为：分区。类型为：选项。



在“要求此栏包含信息”下选中“是”，表示这是一个必须填写的栏。
在选项框中输入可供选择的项目：基础架构、沟通与协作、其他。



根据上面的步骤添加两个相同的栏。
一个名为“版块”，可供选择项目为：Windows Server、Exchange Server、SharePoint Server。
一个名为“文档类别”，可供选择项目为：安装部署、备份恢复、其他。



二、设置“元数据导航树”

在“文档管理”网站中点击“管理元数据导航树”



进入导航树管理页面，分别有“树根管理”、“增枝”、“修枝”、“剪枝”四个功能。



点击“剪枝”，进入“删除节点”页面，将方案原来自带的一些测试的节点全部删除。



点击“增枝”，进入“创建新节点”页面，按照下图在根节点下新增一个“按分区查看资料”节点。



接着再新建一个下级的节点，命名为“基础架构”



根据前面的步骤创建多个节点，完成后如下图所示。



在导航树管理页面，点击“树根管理”，进入“树形管理”页面，这里可以修改树根的名称，例如我们修改为“winos.cn文档库”。还可以设置需要关联的库，这里还是使用默认的“共享文档”库。




修改完成后可以看到树名称已经更新了。



全部设置完成后，返回“文档管理”网站，可以看到文档树按照设置创建成功。




三、文档管理解决方案操作

1、创建文档

我们上传一个文档到文档库中，系统会要求分别填写三个相关的栏，以便对文档进行分类。



完成后可以看到上传的文档，同时也显示该文档在不同栏中所属的选项。



如果是在文档中新建一个文件，同样会要求我们输入相关信息。



最后我们可以在网站上看到如下的效果。



2、下载文档

通过“文档属性树”，我们可以方便的根据我们规划的属性快速的找到相关的文档。如果我们需要对文档进行编辑或者下载，可以直接点击该文档，在弹出的窗口选择直接打开还是保存文档。



该解决方案还提供了一个批量下载的功能，我们可以勾选需要下载的文档前面的小方框，，然后点击“下载选中的文档”，批量进行下载。



使用批量下载，系统会把选中的文档打包成一个ZIP文件，把所选的文件包含在压缩包中。



另外，解决方案还提供了一个“下载列表”的功能，类似于购物网站的购物车，让我们可以在不同的分类中找到我们需要的文档后，一个个的添加到下载列表中，最后再一次下载所有的文档。





当我们下载文件后，系统会对其进行记录，通过列表，我们可以知道每一个文件被下载的次数，方便我们进行统计。



3、文档评分

除了下载量的统计，方案中还提供了一个对文档进行评分的功能，当我们查看一篇文档后，可以在后面的评分中的星星图标上拖动鼠标，给文档进行评分，



4、文档订阅

我们还可以通过“订阅”功能来实时的关注文档发生的变化，点击文档后面的“订阅”



系统会弹出一个窗口告诉我们已经订阅了该文档，当文档变更时会发邮件通知我们



当然，也可以使用“取消订阅”的功能来取消文档变化时的邮件通知。



5、查看文档详细信息

在文档列表的中，有一个蓝色的小图标，点击它可以显示该文档的详细信息