阿里内贸团队敏捷实践(二)自组织管理

本文是作者原创，原文发表于《程序员》杂志 2013年3月刊

引言

实现团队的自组织管理，非常有助于团队形成合力，极大地提升团队整体的工作效率。本文结合原阿里ITU内贸团队的敏捷实践经历,阐释了从何为自组织管理、为什么进行自组织管理、如何进行自组织管理等内 容，同时给出了团队实施自组织管理的效果。

在《射雕英雄传》里，以全真七子的武功是打不 过东邪黄药师的,但当他们摆出了“天罡北斗阵” 时，却能和黄药师打成平手。这就是团队合作形成合力的威力。

自组织管理是原阿里ITU内贸团队采取的一种敏 捷实践，该实践旨在帮助团队成员加强团队合 作，形成团队的合力,从而提高团队整体的工作效率。

何为自组织管理

我们提倡的自组织管理是指团队中的每一位成员 都是团队的Owner,都为团队的目标负责，在团队 事务上没有一位绝对的管理者,每位团队成员都 可以作为团队事务的管理者,组织团队中的所有 成员一起完成团队事务。

为什么进行自组织管理

传统管理指的是在一个团队中由一个人负责团队 的管理,而其他成员不参与团队事务的管理,管 理者发布命令,团队成员执行命令。这样的管理 存在诸多弊端。

传统管理对于团队事务很难做到面面俱到。要 创建一个优秀的团队,需要管理的团队事务非常 多,例如项目管理、组织团队建设活动和团队分 享活动等。如果仅由一位管理者来负责管理很难 全部完成。即使全部完成了,由于没有充足的时 间进行过程管理,其结果也会打折扣。

传统管理执行力不够。在传统管理中,主管是指 挥者,发布指令,团队成员是指令的执行者。但团 队成员是人而不是机器,他们都有自己的想法, 有时对于自己不认可的事情,即使内心不愿意, 迫于主管的权利也只能执行,而这样做事的话往 往执行力不足,经常需要主管的督促。

传统管理很难充分发挥团队合力。团队的合力在 于每位成员都在积极主动地为团队目标付出自 己的一份力。团队中经常有一些较积极的成员会 提出一些好的建议和想法,比如希望一起做某个 工具,来提高工作效率,他们希望主管认可其想 法,并能组织大家完成这个想法。但在传统管理 中,或者因为主管认为这个想法没有价值,又或 者因为管理者没有时间来组织这件事情,导致这 些想法最终没有落地,于是利于团队工作的想法 就会越来越少,最后只有管理者一个人来思考如 何提高团队的工作效率等事情。

为了消除传统管理带来的弊端,我们团队尝试进行自组织管理实践。让团队中的每一位成员都参 与到团队事务管理中,让某些方面表现出过人之 处的成员,管理其擅长并感兴趣的团队事务。

比如让喜欢旅游和娱乐活动的成员负责团队建设 活动;让擅长写单元测试的成员,组织大家一起 提高单元测试覆盖率和质量;让擅长项目管理的 同事负责项目管理;让对项目管理有兴趣有想法 的同事负责组织大家一起开发开源项目;让喜欢 写作和分享的同事负责打造团队分享的氛围。

如何进行自组织管理

目前,我们团队还没有实现高度的自组织管理, 主要由主管向团队所有成员分配团队事务,然后 团队成员组织大家一起完成这项团队事务。而组 织的形式采取任务发布和认领的方式。

任务的发布和认领

组织者把团队事务分解成若干子任务,并制作成 一张任务认领表放在confluence上让所有感兴趣 的成员去认领。表1是一个典型的任务认领表,有 些任务需要注明任务的详细信息。

领取的时候必须写上计划完成时间。实践表明, 领取任务的同学自己写上计划完成时间会有一种 无形的督促力,能够提高任务的完成度。

另外,分解出来的子任务需要的时间越短越容易被领取。我们通常划分出来的一项子任务只需要 1天左右的时间就能完成,完成了以后可以继续领 取其他子任务。如果有些子任务没有人认领,组 织者一般会去认领这些子任务,或者主动询问其 他没有认领的同事有无兴趣认领这项任务。

促进任务的完成

组织者不仅负责任务的分配,更应该促进任务的 完成。比如组织提高单元测试的同事会针对比较 难写的单元测试Case写一些分享文档,帮助大家攻克难写的单元测试。如果在做某项子任务的过 程中出现了问题,组织者要主动帮助他们解决问 题。还需要对于所有的认领者给予适当的激励。 比如,每个模块完成时在团队群里发一条表扬的 通知,或者按时请完成任务的同事喝饮料,以激 励和提醒其他同事按时完成认领的任务。

     鼓励每位成员组织一项感兴趣的公共事务

如果只有一位团队成员组织公共事务,那么领取 任务的积极性可能不会很高。而如果团队中的每 位成员都组织一项公共事务的话,积极性就会高很多。因为人都有互惠心理,当你支持其他同事组织的 团队事务时,别人就会主动支持你组织的团队事 务,这样无形当中就形成了一种积极合作的氛 围,从而推动所有公共事务的进展。

主管在自组织管理中的作用

主管在自组织管理中充当着支持者、协调者和指 导者的角色。一支传统管理团队向自组织管理团 队转型,需要主管的大力支持和帮助。

支持组织者的工作

主管不仅需要口头上支持组织者的工作,比如在 周会上鼓励团队每位成员去认领任务,并且更要 在行动上支持组织者的工作,比如首先认领组织 者划分的子任务。

      赞同并支持团队成员实现自己的想法

主管管理的目的应该是帮助团队顺利完成工作, 并且帮助团队成员快速成长。因此,当主管听到 团队中一些积极的同事提出好的想法时,只要这 个想法符合团队目标,应该尽量帮助他完善这个 想法并支持他去做。而对于不合理的建议,也应该帮助团队成员进行 分析和思考,帮助他思考出这个建议不合理的原 因,并使他的思考更加成熟和正确,以期下一次 能提出更好的建议。而不是没有仔细思考这个想 法就拒绝了。如果贸然拒绝的次数多了,团队中 积极的想法就会越来越少。

鼓励团队合作

肯定了团队成员的想法后,很多成员都会想自己 去把这件事情做成,这时主管应该鼓励他采用团 队合作的方式来完成这件事情。让他把这件事情 和大家分享下,看看团队中有没有其他同学有兴 趣一起来做。这样不仅能快速地使这个想法落 地,而且提高了团队的合作能力。

勇于承担责任

从传统管理向自组织管理转型的过渡期可能会 出现一些问题,因为很多团队成员可能由于缺乏 管理经验,造成项目延期或故障。这时主管应该 主动承担责任,通过这种方式信任和保护团队成 员,使团队成员会积极努力地把自己负责的管理 职能做好。否则,一旦有问题,团队成员可能就会 猜疑,甚至抱怨这种管理方式是否合理。

如何打造自组织团队

进行这样的自组织管理,不仅需要管理者的大力 支持,更需要每位团队成员的配合和支持,所以 培养团队合作氛围和团队管理能力尤其重要。

培养团队合作氛围

因为我们进行自组织管理的团队事务都倾向于通 过团队合作来完成,不提倡单兵作战,所以自组 织团队必须有很好的团队合作氛围。在招聘时,我们倾向于招聘喜欢团队合作的成员 加入团队。在工作中,通过一起解决问题来提高 团队合作氛围。比如,如果晚上将发布软件的某 个版本,而团队中的某个成员开发的模块有点问 题,团队成员会一起加班来分析并解决问题。在 工作之外,团队会经常做一些非零和博弈活动来 培训团队氛围。比如一起吃午餐、打桌球、打牌和 唱歌等。

锻炼团队成员的管理能力

因为自组织团队需要每位成员都参与到团队事务 事务中,所以需要培养团队内的每位成员都有一 定的管理经验。对于缺乏管理经验的成员,可以 先让他们做一些简单的管理事务,如团队分享管理和团队活动管理等。

自组织管理的效果

在自组织管理中,团队中的每位成员既是管理 者,又是执行者。每位成员管理着自己擅长并感 兴趣的事情,这样事情通常都能很好地完成。而 且团队中的每位成员都能站在管理者的角度来思考问题,增加了团队成员之间彼此的理解,工作 效率自然有所提高。

我们团队通过自组织管理完成了诸多团队事务, 例如开发了一个Eclipse Code Review插件Tala, 完成了单元测试行覆盖率70%,完成了整个系统 的功能导航图等。在工作之余,我在翻译国外的并发文献时,也运 用了这种自组织管理方式来组织翻译活动。我在 论坛的发帖,目前已经征集到十几位爱好者,翻 译完成几十篇并发编程的译文,对翻译完的译文 进行互相校对。这样的形式比我一个人翻译要高效很多。

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