基础设置要点简介之工作流

系统关于工作流的设置工作包含两部分工作，一是基于企业的特殊需要，使用Workflow Builder软件包工具自定义工作流。详情需参考ORACLE的相关文档，这里不赘述。二是为系统设置工作流管理员。系统在安装后的初始化工作流管理员是系统超级用户SYSADMIN，企业应当首先使用SYSADMIN进入系统，将工作流管理员改为一个真实的用户，或者输入“*”，则所有用户都“可以”具有工作流管理员权限（用户实际是否有工作流管理权限还必须取决于其被赋予的“责任”或“菜单”功能），如下图48所示：

 

 

 

实际具有工作流管理权限的用户在进入工作流管理“开发员工作室”TAB页后，可以查询出系统所有的“工作流类型”，可选择其一作具体设置，如下图49所示：

 

 

 

上图中，工作流管理员选定具体需设置的工作流后，点击“运行”则可以打开该工作流的“属性”设置界面（具体有哪些属性可设置，不同工作流各不相同），如下图50所示：

 

 

 

 

工作流管理员在工作流管理“状态监控程序”TAB页，可以监控选定工作流的具体运行情况的若干条目列表，针对每一个条目，可以查看其“活动历史记录、状态图、参与者回应、详细资料”等若干信息（必要时工作流管理员可实施干预，如更新属性、倒退、暂停、取消等等）。如下图51所示：

 

 

 

 

系统在各应用模块基于业务处理功能，预置有若干不同工作流，有关详情容以后结合具体业务模块应用再来讨论。以下重点介绍一个比较特殊的工作流：在多个业务模块中均需使用且系统实施必须事先完善设置的“账户生成器流程”。

传统的手工业务模式下，所有可能涉及会计记账处理的业务处理例如物料接收、发出等等，作为业务处理人员在日常工作过程中是不需要考虑如何记账的，只是需要将有关业务处理记录例如入库单、出库单等作为原始凭证提交给会计人员去做处理。会计人员依据这些原始凭证制作“记账凭证”并手工为之指定“会计科目”或“账户代码”，以便正确地向总账GL实施“过账”。

手工业务模式或会计电算化模式下，由于作为原始凭证的业务单据不包含准确的记账信息（会计科目或账户代码），需要会计人员手工去做处理，这在业务量很大，记账科目数量设置较多的情况下，会计人员的工作负担将十分繁重。再考虑人工处理难免有疏漏，可能需要反复“对账”，每月月底必须及时结账关账、时间紧迫等等因素，故非人工的、高度准确的“会计分录（日记账）”自动生成功能（即所谓“自动会计”）是系统设计时必须考虑解决的重要问题。

在EBS系统中，账户代码被扩展为一个包含多个段组合的会计科目弹性域结构，系统在业务流程类表单例如采购订单、发票等做业务处理时，依赖所谓“账户生成器流程”根据业务处理的自身属性，自动生成准确的帐户代码组合并记录于业务表单的相关字段中，如下图52所示采购申请界面每个申请行（分配）所对应的“会计账户”（弹性域结构）：

 

 

 

 

系统周期或人工启动向总账GL的“过账”流程，对符合条件的“事务处理”成批生成会计分录（日记账，是否还需复核审批视乎企业规定），一般来说无需再做繁琐的“对账”工作。这就大大减轻了会计人员的工作负担，记账科目数量的多少一般也不再成为障碍。（手工或电算化模式下，会计人员往往不愿意设置某些过渡性的“中间科目”，例如物料接收的“应计负债”等等，这对于会计工作的准确性有不小的影响）

ORACLE系统基于每个新定义的分类帐（帐套）自动生成所需的“账户生成器”，系统预置有14个账户生成器（工作流类型），对于每个“账户生成器”可以根据需要设置不同的“流程”（每个工作流类型有其LOV值，还可以使用Workflow Builder自定义添加），如下图53所示