企业如何应对知识管理中的文档管理

知识管理专家董小英教授曾说过，企业要获得成功，要像成功的人一样，情商和智商兼备。情商是企业的文化，而智商则体现为企业对知识资本进行管理和转化利用的能力。有知识没文化，企业不能发展壮大，有文化没知识，企业的战略和设想就无法落地，只能成为纸上谈兵的一种理念。由此可见，知识管理的重要性。

那么知识管理的战略如何定？企业中的知识如何梳理？企业知识管理系统如何应用？解决这些问题的关键在于文档管理。经调查发现，企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰：首先，企业里的知识内容庞杂、体系繁多，该如何做好分类。其次，当所有的知识已经放在系统上统一管理起来后，该如何确保知识的安全性。最后，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到这些内容呢？

为此，我们特意找到了国内专门从事文档管理的edoc2研发团队。针对这类现象，edoc2研发团队提出了可行的解决方案，整个文档管理的流程主要包括：数据采集、共享协作、文档应用、文档权限以及文档统计等。值得一提的是文档管理中的安全问题，可以设置合理的权限体系来解决。比如可以设置每一个知识库目录都对应着相应的部门，找到知识库目录和公司部门对应的映射关系，就可以通过横向的权限设置来控制文档。这样可以避免部门之间交叉泄露的可能性。

文档管理具体流程如下图所示。

edoc2 知识管理解决方案为企业中各种知识工作者提供更有效率的工具、更完整的知识网络，提高知识的重复使用率，以节省可观的时间成本：

1. 1)         利用专家的知识与经验提高企业员工的能力，为企业创造价值，事半功倍。

2. 2)         提高整个企业有组织地学习知识的能力，实现对企业知识的沉淀和积累，使企业知识资本日益雄厚。

3. 3)         实现企业知识的共享。个人的知识如果不被共享，对于企业来说，其价值是十分有限的。

4. 4)         保证企业能针对外部竞争环境和内部管理要素的变化，做出迅速及时的反应。

5. 5)         提高企业对经营环境的创新能力、决策能力、操作和控制能力。

总之，作为企业而言，必须学会如何应对知识管理中的文档管理，这样才能对企业的知识管理有所帮助，才能使企业在竞争中保持不败。