SAPERION案例： 西门子采用SAPERION进行归档

SAPERION 案例研究

西门子公司

今天发生的事情到明天就成为历史�D�D成为SAPERION 的一员！

 

西门子

西门子档案系统是德国最庞大、最古老的公司档案系统之一，用户可使用SAPERION 界面这样访问该系统：输入相应的搜索词语，点击几下鼠标，就能搜索到展示西门子160 年历史的各个方面：40 万张历史照片；3000 份胶片、唱片和磁带；还有长达 四公里 的档案架，它存放了记录、文档和17000 件展品。2007 年5 月，德国公司档案保管员协会的成员在西门子召开会议时，对此大为震惊。他们在那里看到了如今在归档领域使用最先进的软件，能够取得怎样的成就！

 

自2003 年以来，SAPERION 解决方案就应用于早在100 年前建立的慕尼黑西门子档案系统。该系统确保可以访问迄今为止存储在档案数据池里面的所有文档。它允许你通过计算机进行快速、有选择的搜索。所选择的归档信息可按原始格式立即显示。可以使用全文搜索选项来搜索信息。

 

公司历史的每个详细资料都能在几秒内搜索到

 

庞大的历史资料库不但旨在供公司内部使用，还可供公众使用。档案部的七名员工每天会接到来自世界各地的请求，这些人包括科学历史学家、新闻记者、个人或者会展组织人员，甚至请求查询这家公司漫长历史中很不常见的详细资料。西门子公司档案部文档经理Ute Schiedermeier 回忆说：“比如说，最近就有人想知道西门子第一次谈到空调技术是在什么时候。通过SAPERION 提供的主题词表功能，再结合相应的搜索词语和布尔代数，我们很快查到了答案：1876 年，公司创办人Werner von Siemens 在写给他兄弟的一封信中提到了他房间里的空调。”为了提供采用数字格式的各种文档（如历史信件），我们先得拷贝原先用手工或者使用打字机做成的文档。这一步必不可少，因为许多文档无法扫描进去。用这种办法生成的文本与描述属性结合起来，然后以文件形式逐步集成到档案里面。原始手稿（其中包括西门子兄弟俩的8000 手写信件）保存在西门子公司档案部位于慕尼黑奥斯卡- 冯- 米勒环路的装有空调的贮藏室里。为了保护手稿，只在特殊情况下才可以碰这些手稿。

 

17000 件西门子产品－－每一面都拍摄了照片

 

17000 件西门子产品都拍了照片，从1847 年研制的针式电报机，1924 年的第一部传奇式西门子无线电装置，到西门子生产的第一台个人电脑，不一而足。因而，这些照片及各自的描述属性都集成到SAPERION 档案里面。照片、图片、图画或者其他图像分为三个质量级别：72dpi ，用于在互联网上显示；300dpi 的jpg 格式用于通过电子邮件发送；300dpi 的if 文件用于长期存储以及精美印刷。胶片仍只有描述内容格式。

 

西门子公司的Reiner Philipp 、Ute Schiedermeier 和Alexandra Kinter

 

面临挑战

+ 访问西门子集团的所有历史数据 + 高亮显示搜索词语

 

 

解决方案

+ 西门子集团档案部使用集中归档解决方案 + 通过灵活的SAPERION 界面，各个国家的所有子公司都能搜索

 

“全文搜索是我们每天都在做的工作；高亮显示是一项重要功能，可以立即得到结果。” Ute Schiedermeier ，西门子集团西门子公司档案部文档经理

 

西门子在慕尼黑的档案部

 

西门子公司档案部包括两方面的资料：一方面是历史档案，另一方面是公司各部门单独存放的当前文档，两者使用特定的归档标准区分开来。Ute Schiedermeier 解释说：“我们西门子公司档案部保存的每个资料都满足法律规定的记录保留期，它们在本年度不再需要，又具有所需的存档价值。”当然，也有重要的当前文档可能需要今天就集成到文档库存里面。这包括传阅函件、新闻稿、网站内容或者西门子旗下的杂志。没有必要扫描这些文档，因为它们已经通过数字格式来分发。

 

公司档案部的工作团队每年平均接到通过电子邮件发来的1500 次至2000 次请求。以前，展会组织人员或者博物馆经理不远千里来到设在慕尼黑佩拉奇的展品库，参观及选择其中的展品，以便到时借去展览。另外，档案部的员工不得不发送照片，帮助对方做出决策。如今，这个过程采用了电子化。档案保管员Alexandra Kinter 解释：“要是有人打算借一些战前的家用电器去展示，那么我只要往SAPERION 输入相应的标准�D�D类别和时间段。结果，我会收到PDF 格式的列表，里面含有该展品的所有特点，包括照片。然后，我可以通过电子邮件发送列表，然后相关人员就可以坐在办公桌前，方便地选择相应展品。”2006 年，用这种方式选择的西门子电气设备出现在全球40 多次展会上。

 

借助这种方式，Ute Schiedermeier 及其同事们不仅大大加快了响应各种请求的速度，从事科研的用户也能充分利用该软件。在西门子档案部的参观室，他们可以使用SAPERION 来搜索文档及展品。

 

SAPERION 允许高亮显示搜索词语

 

自1969 年以来，借助穿孔卡的电子归档或者自动归档就成了西门子公司档案部探讨的一个议题。不过，所有以前开发的系统都是专有系统，既无法承受数量越来越多的数据，从长远来看又满足不了软硬件方面的更高要求。2003 年，几个因素对SAPERION 解决方案产生了有利影响：首先，该系统不是把文档存储在目录中，而是采用加密方式来存储。这样一来，机密数据得到了保护，以免遭受未经授权的访问。选择SAPERION 解决方案的第二个因素是，可以进行SQL 全文搜索查询，这样一来，搜索词语会在已扫描的位图中高亮显示。与Google 相比，使用SAPERION 可以把局部地方篇幅很长的报纸文章和商务信函中的搜索词语标记出来。这样一来，很容易发现要找的那部分。Ute Schiedermeier 解释：“全文搜索是我们每天都在做的工作；高亮显示是一项重要功能，可以立即得到结果。”

 

位于其他国家的子公司的集成工作正在进行中

一旦要集成西门子各部门的分散档案，SAPERION 在管理访问授权方面的功能就显得尤其重要。西门子公司档案部有权给予指示，还可以为德国埃朗根的医疗工程档案部、柏林的燃气轮机站档案部、西门子威迪欧（VDO ）以及设在奥地利和瑞士的全国性组织提供咨询服务。这意味着：原始文档始终放在现场保管，而数字拷贝和相应属性集中存放在慕尼黑的SAPERION 服务器。总部的员工确定允许谁可以访问哪些文档。一旦第一家说英语的子公司连接到该系统上�D�D2007 年秋季，印度的档案库将建立及联系起来---SAPERION 的灵活界面将必不可少，因为这种情况下，它可以在现场进行调整，以便满足搜索要求。

 

Ute Schiedermeier ，西门子公司的文档经理

 

 

优点

+ 响应专家所提请求的速度有望大大加快 + 从事科研的用户可以进行自己的研究 + 加密存储防止未经授权的访问