菜鸟学exchange之三：管理公用文件夹和通讯簿

项目背景：

西安凌云高科技是一家拥有300名员工的高新技术企业，总部在位于西安。在上海和北京分别有分公司。西安凌云高科技有限公司的邮件系统对公司的成功非常重要，销售工资依赖于消费者的快速和可靠的联系，其他的部门同样也非常依赖邮件系统来完成各地的沟通。

项目环境：

凌云高科技有限公司我们已经安装了exchange邮件系统，能够正常的收发邮件，在企业的内部已经实现了邮件的转发，经过一段时间的试用以后，用户发现给多个收件人发送同一封信的时候，每一个收件人都会受到邮件的一个副本，但是对于一些比较大的邮件来说，就非常消耗用户的邮箱存储空间和邮件服务器的存储空间，那么我们怎么样才能帮助我们的公司解决这个问题呢？？

项目标准：

能够为各个部门创建公用文件夹共享文件信息； 为各个部门的负责人设置管理该文件夹的权限； 为各个公用文件夹启用电子邮件地址； 限定各个部门公用文件夹的大小； 管理各个公用文件夹的权限设置；

项目实施：

首先我们应该知道公用文件夹是一种简单高效的、用于在邮件用户之间收集、组织和共享信息的方式。只要拥有相应的权限，就可以进行创建、查看和更改等各种操作，而且还可以通过启用邮件地址的方式，将邮件直接发送到不同的文件夹中。 公用文件夹一般由公用文件夹树和公用文件夹存储2部分组成； 公用文件树：一组具有层次结构的公用文件夹，一个树可以具有多个公用文件夹存储，这些公用文件夹的存储能够相互复制信息。 公用文件夹存储：用于储存公用文件夹的数据库。公用文件夹存储存放拥有相应权限的用户的公用的数据。公用文件夹存储必须与一个共用文件夹树关联。 在exchange中一共有2种数据类型的公用文件夹：公用文件夹和系统文件夹。 公用文件夹：用户可以使用outlook直接访问性这些文件夹。在其默认配置下，当展开公用文件夹的时候，“exchange系统管理器”将显示这些文件夹。 系统文件夹：用户不能直接访问这些文件夹。在outlook中使用这些文件夹存储像、空文件夹和数据库忙的时候、脱机地址等一些详细的信息。（在默认情况下，“exchange系统管理器”只显示公用文件夹，而不显示系统文件夹，但是要查看这些文件夹，可以打开“exchange系统管理器”、然后选择“文件夹/共用文件夹”右击它，然后选择“显示系统文件夹”。） 但是我们需要注意一个问题；如果出现同步的问题要么是服务器繁忙，要么是共用文件夹正在使用，解决这个问题的原因就是重新启动服务或者重新启动计算机，但是我们建议还是不要重启服务！！ 公用文件夹实例和复制状态有利于邮件管理员掌握多个exchange服务器之间公用文件夹之间的复制情况，而全文索引主要用于实现公用文件夹快速搜索和查找。

1.1.1创建公用文件夹：：： 安装exchange之后，系统会自动的建立一个名称为“公用文件夹”的公用文件夹树。可以在树下为我们公司创建公用文件夹的信息。 1.1.1.1.在“exchange系统管理器”中，展开“文件夹”容器右击“公用文件夹”即节点，选择“新建”“公用文件夹”的命令如图1-1所示。

 

 

1.1.1.2.在公共文件夹的属性中，在常规中选择“名称”输入我们公司的名字即公用文件夹的名字。如图1-2所示。

  1.1.1.3.按照同样的方法我们来创建公司各个部门的公用文件夹如图1-3是为我们公司创建的“公用文件夹”。

 

1.1.2.1.管理公用文件夹： 首先我们知道管理好公用文件夹对于我们网络管理员来说有什么好处呢？首先我们应该知道管理好文件夹能够减少我们的工作量。

 

1.1.2.2.打开“exchange系统管理器”窗口，展开文件夹选择“公用文件夹”然后选择“管理设置”，然后就会出现如图1-4所示的界面。当然有时候我们需要注意的是在执行操作“管理设置”的时候，有时候是不能建立哦！我只要在相应的公用文件夹下面创建一个子公用文件夹就可以设置了。可以在下面的三个之中根据我们的实际情况来选择要具体完成的实施操作。在这里我们选择“修改客户端的权限”，单击下一步即可。

 

 

 

1.1.2.3.在指定的操作中，可以从选择的公用文件夹结构中进行添加、删除、修改或者替换用户的操作，在这里我们选择“添加用户”。如图1-5所示：

 

 

1.1.2.5.在添加用户的界面中我们“选择用户”然后在弹出列表中选择需要添加的用户，当然我们还可以选择“类型”来完成相应的步骤。如图1-6所示

 

 

 

1.1.2.6.在添加的用户中我们选择我们添加的用户为我们添加的用户赋予不同的权限；如图1-7所示。

 

 

1.1.2.7.如图1-8所示是完成操作的界面：

 

1.1.2.8.当然我们修改客户端的权限我们还可以通过设置“exchange系统管理器”中的“权限”来设置：如图1-9所示。

 

 

1.1.2.9.限制公用文件夹： 我们为什么需要限制公用文件夹呢？？ 我们可以通过控制文件夹的最大容量、设置已删除邮件的保留时间和邮件的期限。当然我们一般还是采用默认的比较好一点。我们也可以根据实际的情况来进行修改。如图1-10所示

 

 

 

1.1.3.1使用公用文件夹： 我们可以通过OWA来访问公用文件夹也可以outlook 2003来访问当然想要用outlook express来访问必须的通过一种工具来访问关于outlook express的访问我们会在后面讲到。如图1-11是用OWA来访问的。

 

 

下图是我们使用outlook 2003所登录的界面：我们只在“IE浏览器中输入”“http://服务器的IP地址（服务器的FQDN名）/public”。

 

 

 

1.1.3.2.用word向公用文件夹发送信息： 我们选择打开word然后选择“发送”然后选择“exchange文件夹”，然后选择要发送的文件夹，单击确定如图1-12是发送完成后的界面。

 

 

 

1.1.3.2.创建子文件夹：我们可以在客户端创建也可以在服务器端创建自文件夹，如图1-13所示是我们在客户端为财务部所创建的子文件夹。

 

 

1.1.3.3.管理子文件夹：：既然我们已经创建了子文件夹那么我们是不是也需要管理子文件夹呢？先在我们为我们公司的财务部的员工的子文件夹来设置管理的权限，如图1-14所示：

 

 

 

1.1.3.4.选择“财务员工”的属性然后就会弹出如图所示的界面。然后选择添加的账户如图1-15所示：

 

 

1.1.3.5.如图1-16是我们把所有权限（除过test1）修改成“无”的权限，因为我们是用管理员登录的而管理员的权限又是无所以才会出现下图界面。当然我们还可以用其他的方法来设置权限。

 

 

1.1.4.1.管理地址列表：地址列表是用来组织收件人，以方便用户找到联系人的收件人。在exchange中，默认会为所有的用户创建一个全局地址列表，在其中包括一些详细的信息。邮件用户可以使用地址薄，在该列表中查找收件人的电子邮件列表。 创建新的地址列表，在“exchange系统管理器”的界面中我们选择“收件人”然后展开选择“所有用户”然后单击“新建”选择“地址列表”，如图1-17所示：

 

 

1.1.4.2.在打开的“创建exchange地址列表”窗口中，为新建的地址列表命名，如图1-18所示：

 

 

 

1.1.4.3.单击“筛选规则”然后在“高级”中选择相应的参数来完成。如图1-19所示：

 

 

 

1.1.5.1.转换不同的通讯薄。我们都知道地址薄只有在outlook 2003和OWA中才会有，而在outlook express中是没有地址薄的但是公司的老板需要我们在outlook express中需要有地址薄那么我们怎么样才能会完成老板的需求呢？？我们来通过一种工具（address magic）来完成下面的操作。 1.1.5.2.运行address magic，打开通讯薄地址转化的向导界面，如图1-20所示：

 

 

1.1.5.3.选择源地址薄的类型是全局地址列表（global address list），包含的是exchange所有哦收件人的对象如图1-21所示。当然我们可以根据实际的需求来设置更多的选项。

 

 

1.1.5.4.然后选择目的通讯薄为“WAB”。如图所示1-22所示：

 

 

1.1.5.5.选择地址转换的选项，允许创建相同的收件人对象，如图1-23所示：

 

 

1.1.5.6.然后就是完成的界面，如图1-24所示。

 

 

1.1.5.7.如图1-25是通过OE来访问的界面。

 

 

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