三堂课，破译企业生存密码

作者： 文档 资产 wissD8A66EF72D66

     朋友开的一家顾问公司一直被我视为偶像和楷模。既然是偶像，就一定有特别的地方。在我眼中，这家公司的最特别的地方就在于：活多，人少，没有人加班。
    混在同一个圈子，我当然知道这几个看似简单的特别之处背后的深刻含义。活儿多，意味着客户的认可和滚滚财源。人少，意味着高效和节约下来的的大笔开销。没有人加班？真是让人羡慕不已，简直是做到了这个行业里的极致！多少人才，因为竞争和压力而选择逃避，梦想着能在一个世外桃源里自由呼吸？！
    做企业，生存是一个问题，生存得好与坏是另外一个问题。奇迹既然是被人创造出来的，就一定有痕迹可循。终于，在无数次糖衣炮弹和死缠乱打的追击下，偶像无奈地向我开启了其笔记本电脑中的"羊皮卷"--企业内部的3个加密文档。

羊皮卷一：管理=最简单的手段

    第一个文档很短，短到一眼就能看完全部内容，因为上面只有1个网址和2个软件名称。偶像看出了我的诧异，笑着告诉我，这可是他们公司管理的精髓和全部内容，一套自创的1+2管理体系。
    偶像进一步解释道：1表示一个垂直管理平台，即企业的日常管理和员工培训都等方面工作，都在公司的网站上完成，省时、省力、省钱；2代表着两个软件管理工具，一个是用于时间和效率管理的企业秘书系统，一个是用于企业资源管理的文档协同系统。
    简而言之，安装了企业秘书的电脑，只要员工登陆后，即可连接到公司的网站上，实现电子考勤、外出报批、工资统计、文件查阅等相应功能，简化了日常管理流程。而新进员工，可以通过该系统来查阅公司的管理制度、岗位工作流程、案例与资料等内容，并参与网上课程培训，节约了大量的人员培训时间和成本。
    关于另外一个系统，偶像似乎不愿深谈，只是抛给了我这样一个问题："你认为文档是企业资产吗？"回答当然是肯定的。 文档 资产 wissD8A66EF72D66

因为作为这一行业的公司，一个知识密集型的企业，我一直视多年累积下来的文档资源为生命，怎么会不看重？但管理和应用这些庞大的文档资料却是我最头疼的问题，因为抛开文档管理员的工资不说，单就查找文档资料耗费的时间就早已经让我苦恼不已。"文档协同系统就是解决这类问题的，而这还仅仅是他最基本的功能之一"。
    管理的关键就在于把握重点，从企业最核心问题的解决入手。我是个对广告与说教没有好感的人。尽管偶像给我上的第一课有点像广告，但确实让我受益匪浅。毋庸置疑，有效的时间管理手段可以让更多的项目和收益流向企业，填进钱袋子；而有效的资源管理手段却可以盘活资源并防止资源流失，看住钱袋子。

羊皮卷二：效率=最适合的方法

    第二个文档是一个表格，看到他第一眼的感觉像是一个给儿童开发智力的拼图，再看又像是彩票投注站的选号表，因为上面布满了不同颜色的符号和标记。
    基于第一次打开文档时的经验，此时的我已经坚信，在偶像这里，越是看不懂的东西，一定越有价值。否则，怎么我不是别人的偶像呢？
    偶像就是偶像，果然没让粉丝失望。只用了3分钟，就完成了对我智力开发的全过程。这是一张周工作计划表格，横向只有"具体事务、执行时间、执行人、资源"4个项目，其中的执行时间被划分成很小的10栏，即一周5个工作日的上、下午；纵向当然就是一行一行的表格，第一列用以添加相应的具体事物内容。
    至于刚才考验我智力的那些不同颜色和形状的符号，分别出现在表格的具体事物和执行时间对应栏中，不同形状代表着事项进展的时间要求，不同颜色代表着事项的紧急程度和进展状况。比如：红色的方形符号，表示该事项必须要在对应的时间内提早全部完成；蓝色的三角形符号，表示该事项已进行到收尾阶段；绿色的圆形符号，表示该事项已全部完成，进入论证实施阶段……
    之所以耐心地解释这样一个表格，是因为我后来才知道，这是偶像公司的一道应聘测试题：用你喜欢的文字、色彩或符号，制作一个周工作计划表格，并用简短的文字把它描述出来。从答案里面，可以分析出应聘者的思维能力，文字表现力和想象力等诸多内容。
    据说偶像公司里类似的表格、工具或模板还有很多，当然也包括类似的应聘试题。"文档就是资产！知道刚才我为什么问你这个问题了吗？员工在公司网站上可以随时找到自己需要的工具，而这些实用工具或方法的应用，可以促成员工养成良好的工作习惯，大幅提升工作效率，为企业累积更多资产。"
    全面了解你的员工，让每一个员工都能选择到与岗位工作相关的最适合的方法或工具，并将之转化为一种长期的良好工作习惯。这是我接受再教育的第二课，此时的偶像已经上升为导师。

羊皮卷三：沟通=最感性的细节

    请注意，我说的是感性而不是性感或感兴趣。第三个文档给我的，就是这样一个感觉，我不确定我的描述和看到的文字是否完全吻合。
    " 亲爱的朋友：
    当您收到这封邮件的时候，阿梅刚刚离开热爱的[url]www.chinawiss.com[/url]客户服务岗位,感谢您长期工作上的帮助与支持！
    能够在优秀的[url]www.chinawiss.com[/url]与优秀的您相识是一件万分惬意的事情。接替我工作的将是wissA14B3D6793E8女士，她也非常优秀，您可以继续同她联络工作上的任何事情。她的分机号码是6793，手机号码是14B3D6793，邮箱地址依然是这个地址。
    阿梅的邮箱地址已变更为[email protected]，手机号码依旧是3D6793E8。如果您愿意，阿梅会以朋友身份依然同您保持联络。 顺祝
    商祺！"
    " 这是8年前我收到的一封邮件，也是我保留时间最长的邮件。"偶像导师娓娓道来，仿佛沉醉在甜美的回忆之中："收到邮件后，我迫不及待地就跑去见阿梅，希望她能加盟。因为我坚信，一个能够把告别仪式都做得如此完美的人，绝对不简单。现在，阿梅是我们的客户总监。"
    当然，还有一点我觉得有必要补充，阿梅的另外一个身份--是我的偶像师娘。

    其实，很多时候，看似复杂的问题解决起来非常简单。"将一些完美的细节和有效的工具，组合到关键的执行步骤中，会收获截然不同的效果。"这是我三堂课后的总结，也是三个小文档带给我的企业生存方法上的思考。
    关键词：文档协同 文档资产 文档管理软件 文档 资产 wissD8A66EF72D66

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