最佳拍档-Exchange Server2010和SharePoint Server 2010

概述

对于当今大多数企业而言，电子邮件是可以让我们员工产生最佳结果的关键性通讯工具。对于电子邮件的日益依赖已增加了邮件的发送和接收数量、完成的工作的种类、甚至业务本身的速度。在这种变化当中，我们的期待也日益增长。

对于业务主管来说，我们通过电子邮件的下发工作任务，如何能够保证我们企业员工即使在跨部门、跨区域的情况下也能够进行有效地沟通、协作。并且我们可以更加容易地、快速地了解工作的进度，对他们的工作的过程更好地进行监督、控制。同时我们如何快速地得到公司的第一手的资料，方便我们明确、有效地做出准备的决策呢？

对于IT主管来说，我们可能首先面临的第一个问题是，我们的信息是必须是安全的，现代社会信息是第一生产力，如何防止我们内部消息不被泄露。随着对电子邮件的需求和利用的日益增长，企业安全性需求也越来越复杂，那么如何为我们的电子邮件提供一个更好更可靠地安全平台呢？如何防止未经授权地访问？如何防止文档内容不会非法复制和传播？

对于合规部主管和记录管理者来说，在当前受到严格管制的环境中，有效保留业务记录正变得日益重要。其中包括电子邮件，这些资料已迅速成为法律、法规以及相关的调查中的主要数据来源。那么如何对我们的电子邮件进行更好地归档、管理呢？

对于我们企业总体来说，我们希望每名员工都能够有更高的工作效率、更佳的生产力，能与同事和业务合作伙伴轻松展开更好地协作。并且我们希望相应的人员无论何时，无论何地，无论使用笔记本还是移动设备都可以用最简单的方式获得公司最全面、最安全、最可靠的信息。

基于上述的企业的需求，我们可以利用SharePoint 2010和Exchange 2010两种产品，为我们提供了一个更佳、更安全的解决平台。SharePoint 2010 作为一个商业协作的平台，它提供全面的内容管理和企业搜索、加速共享业务流程并便利跨界限信息共享以更好地了解业务，从而有助于提高组织的工作效率。SharePoint 2010 通过一个集成平台而不是依靠分散的系统来支持整个企业内的所有 Intranet、Extranet 和 Web 应用程序。此外，该协作和内容管理服务器还为 IT 专业人员和开发人员提供了实现服务器管理、应用程序可扩展性和互操作性所需的平台和工具。Microsoft Exchange Server 2010是全球领先的最新移动电子邮件和协作平台。它通过电子邮件来交换信息，实现员工之间的沟通、交流、协作，员工与领导之间的安排工作任务、汇报工作、与外界联络等。协助企业在业务上运作得更有效率, 在同业更胜人一筹。通过将两种产品的整合，为企业量身定制了一个更高效、更优的企业解决方案。

案例一：整合企业信息，实现安全协作平台

客户需求：

需要构建统一的企业门户，实现企业内部资料、电子邮件等各种信息资源整合，需要提供安全、高效的文档协作机制，并实时了解协作情况，同时要求相应员工可以随时随地通过浏览器、PC或者移动设备访问公司资源

案例应用描述：

建立统一门户网站、有效地管理各种文档和信息以及电子邮件，并将电子邮件等信息直接发送到网络的文档库或者列表中，实现资源的共享，通过SharePoint平台实现跨部门、跨区域、跨机构人员对文档的讨论、协作，管理者可以实现地对信息进行检索和查询，并且通过身份验证、权限管理、RMS等多级完全，有效地保护文档。同时提供多种接口，保证用户方便快捷地访问资源。

优势分析：

整合企业信息内容，有效提升生产效率

人员之间的协作更加紧密

提供更简便、直接的信息获取方式

提供完善的用户管理和安全访问控制

保护重要文档内容不受非法复制和传播

  

案例二：通过SharePoint实现企业电子邮件归档

客户需求：

企业需要合规部主管和记录管理者应在其记录管理规划中也同时包含电子邮件，那以方便我们对电子邮件进行有效快速地归类管理，并且提供对不同的邮件设置保留方法，方便我们日后的查询、搜索。同时对于邮件的相关情况，我们需要有完整的日志记录。

案例应用描述：

我们可以通过SharePoint记录中心网站中创建文档库用以存储相关邮件内容以及附件。并且可以对内容进行分类记录，方便企业进行存档。同时通过SharePoint强大地搜索功能，快速找到相关记录。同时设定规划策略以定义保留期和审核规范，从而帮助企业履行法规义务，并设置暂时保留功能，使文档处于保护状态，防止指定的记录过期或不小心被删除掉，同时提供完善的日志管理。

优势分析：

方便快速地归档管理，大大提高了工作效率

帮助企业尽量减少诉讼风险和遵循法规

管理员可以保存配置设置

帮助用户保留需要的，删除不需要的信息记录

用户选择电子邮件是否保留或超期

完备的日志方案 

 

案例三：打造个性化的管理界面，实现信息整合

客户需求：

企业需要用户可以将日常工作所需的各种信息集中汇总到同一个操作视图下，而不需要在多个界面之间进行切换，从而提高整个企业的工作效率和生产力。例如我们在访问公司网站的同时，可以直接查看到自己邮箱、日历等信息。

案例应用描述：

个人生产力是企业不断发展的基础，我们在构建解决方案的同时，我们希望为我们的用户提供更简捷的访问方式。我们可以利用SharePoint中的集成的Exchange Web Parts功能，实现与Exchange的整合，在访问公司网站的同时，访问个人邮箱中的各种信息。实现SharePoint与Exchange应用的无缝交互，为企业人员打造出了理想化的工作模式

优势分析：

简化操作，大大提高生产率

个性化的管理界面

信息的高度整合

SharePoint与Exchange应用的无缝交互

 

 

 

案例四： SharePoint与Exchange公共文件夹

客户需求：

公司采用传统的Exchange公共文件夹作为信息存储的平台，但是由于微软在后继的Exchange的版本中会逐渐取消对它的支持，那么我们采用什么产品，完成平滑地过渡呢？

案例应用描述：

在过去的这些年里，Exchange公共文件夹给企业提供了很好地存储平台，但从Exchange2007开始，我们发现它不再作为默认的组件安装，并且在后继的Exchange版本中也逐渐淡化对它的支持，那么作为企业我们还需要一个更好地为我们解决数据存储功能，并且我们希望它能够在原有的功能有些加强，例如文档管理，内容改变后的自动提示，与OCS、InfoPath的结合，以及对所包含内容的搜索，那么SharePoint平台为我们实现了公共文件夹的迁移，并提供更多的功能。

优势分析：

SharePoint提供了Exchange公共文件夹的取代方案，为企业将Exchange公共文件夹迁移提供了解决方案

我们可以完成Exchange公共文件夹和SharePoint的并存访问，提供一段时期内的平滑过度

我们可以通过SharePoint爬网功能，实现更好地完成对Exchange公共文件夹的搜索，提高日常的工作效率

我们将Exchange公共文件夹集成到SharePoint中后，我们可以进行文档管理、协作 ，内容改变后的自动提示，与OCS、InfoPath结合等功能，大大增强了公共文件夹原有的功能

案例五：捕捉企业信息变化，实现畅通的访问方式

客户需求：

现代企业，信息瞬息万变，我们需要快速地捕获到企业的信息变化，及时地获得对我们有利的第一手资料，并且我们希望对于重要的资料存放在我们的邮箱、Workspace中，即便我们在网络不连通的情况下也可以快速地访问到相关的资源，实现脱机的资源访问。

案例描述：

我们可以通过SharePoint文档库的即时通知功能，当文档库中的任何信息发生变化的时候，我们都可以得到邮件通知，此外可以通过RSS订阅和连接到Outlook功能的功能将文档库或者列表中的信息立刻转移到自己的邮箱，以便即使在网络不连接的情况下，也可以通过Outlook缓存和SharePoint Workspace等功能访问相关信息

优势分析：

提供了高度整合的信息平台，方便我们快速地获得企业最新地资料

建立了畅通有效的通知机制

提供了更加灵活地访问机制，保证信息的有效访问

 

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