证件卡、准考证，就用“Office 2010的邮件合并”

        使用“邮件合并”功能打印信封也许很多人已经用过了，但使用“邮件合并”功能打印证件卡、准考证一类的也许有人没试过，当然也许有人认为很简单（刚开始我就是这么认为的），其结果是偶和一个同学折腾了半天，最终搞定。记录于此，希望对那些有类似需求的朋友用所用处。

        这里以批量打印准考证为例，在某一Excel表格中记录有参考人员名单及相关信息，大致情况如下图。

        首先在Word中将准考证的模板做好，接下来两步算是比较关键的了，这里着重说明一下。

        第一步：插入邮件域。在Word中，切换到“邮件”标签，执行“选择收件人→使用现有列表”命令，在弹出的对话框中选择存有相关数据的Excel文档。

        在弹出的“选择表格”对话框中选择工作表（数据在哪个表就选择哪个），如果表头使用了标题行，则勾选“数据首行包含列标题”）。建议在Excel表中使用标题行，这样操作起来更容易辨别每一列的内容。

        接下来净鼠标指针定位到模板中相应的位置，依次执行“插入合并域→……”等命令，使得在各个位置都插入了域标记。

        至此，邮件合并的第一大步基本上就算完成了，接下来的第二步是准考证一类的需要在一张A4纸上打印多张证件的非常关键的步骤，这一步没处理好，是没办法在一张A4纸上按适当的比例打印出多份证件的。

        第二步：生成证件文档。双击模板的边框使“绘图工具”工具标签自动浮于上方，然后选择“位置→文字环绕”。

        接下来在“邮件”标签中执行“完成并合并→编辑单个文档”命令，在弹出的对话框中选择“全部”并“确定”。

        这时Word会自动生成一个名为“信函1”的文档，并且每页一张准考证，仔细查看准考证的内容可以发现，是根据Excel中的数据生成的准考证，说明“邮件合并”这一步没有什么问题。

        在“开始”标签中执行“编辑→替换”命令。

        在打开的“查找和替换”对话框中，切换到“更多”模式，然后在“查找内容”中输入“特殊格式”的“分节符”，“替换为”中留空。

        最终的效果是在“查找内容”文本框中出现“^b”标记。

        单击“全部替换”按钮，这时你就会发现文档出现变化了，一个页面中出现了多个准考证了，这时通过更改页边距进行调整，就可以轻松实现在一张A4纸上打印出8张准考证了。

        至于在一张A4纸上到底打印多少张证件，一般还会和证件本身的大小有关，掌握了方法，具体的打多少张自己慢慢调吧。

 

        注：

        最后稍微小结一下需要注意的地方。

        1.不要使用“邮件合并向导”，直接使用“选择收件人→使用现有列表”。

        2.证件的模板格式要设置为“嵌入”型，即Word 2010中的“文字环绕”。

        3.在“邮件合并”完成后生成的“信函1”文档中，使用“替换”命令“删除”“分节符”。

        4.调整页边距。

 

        再注：本文操作环境为Office 2010，其他版本请参照执行。基本上注意“注”中的四点，在任何版本的Office中应该都不会有问题。