电子传真系统在企业中的应用

电子传真早在 WIN95 那个年代就可以通过 Microsoft Fax 使用拨号猫收发传真，不过相对于传统的传真机仍有很多不便之处，后来赛门铁克出了 WinFax 传真软件，其优点是：在网络中实现多用户共享一个 Modem 之类的传真设备进行软件传真，这比硬件传真机实现共享（通过多条电话线进行物理连接）所需的投资要小许多。支持 Modem 、 ISDN 等具有传真功能的设备进行软件传真，而且就设备投资方面来说比起传真机要便宜许多。可以与 Outlook 集成进行邮件传真，也就是以邮件的形式发送传真到对方的邮箱中。这是传真机所无法实现的。当然，也可以直接发送传真到对方的传真机上。支持因特网传真，这样就可以以非常低的通信费进行传真，大大节省长途传真通信费。这相对于传真机来说具有相当的优势，因为传真机要实现因特网传真，必须向邮电部门申请类似服务，交纳大笔的费用。支持广播传真，可以进行批量传真，满足企业大宗传真业务需求，这是传真机所无法实现的。支持附件传真，也就是像邮件一样将常见的文档（如 Word 、 Excel 等）作为附件添加，但是在对方传真机上打印出来的则是文件中的内容，而不仅是一个文件名，这样就可以进行多类文档的传真了。 可以对传真封面进行个性设计，增强企业形象宣传，这与传真机相比具有绝对的优势。支持扫描传真。可以直接从扫描仪上将扫描文件传真，这在要求进行真迹传真的情形中非常适用。

 

综合来讲，应用电子传真对企业而言，可以省成本，减少收发传真的时间，提高效率，但仅仅是客户端安装是远远不够的，我们部署过类似于 WinFax 传真软件，只适用于少数用户，需要有外线电话， LICENSE 许可，熟练操作的培训，不利于集中管理，如何能够更行之有效的应用传真，为企业创造出价值出来呢？企业传真服务器的好处在于，传真统一管理，用户所发的传真文件在传真服务器上有备份， 发件人可以随时查询，查找历史记录及文档，可以大大方便工作，提高效率，可以根据用户需求 , 每个用户一个传真号码，方便用户使用。简化工作环节，提高工作效率，加强管理。电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时 间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理。集中传真资源，节省设备的购置费用和维护费用。如果选用传统的传真机，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的开支。而传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约。由于企业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，而采用传真服务器就可以节省维护费用。有效节省办公通信成本，高效传真系统节省传真传输时间，因而节省通信费用。同时利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用 IP 网关，通过 Internet 发送传真，大幅度降低传真费用。信息沟通更加及时通畅，用一个自己的传真号码与客户保持安全的传真通信，甚至在身处异地的时候也能通过 Email 收发传真。传真资源共享，多个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。结合办公应用系统，充分保护原有投资，传真服务器能够与企业的其他业务系统有机集成，在现有的 OA 系统内实现自动传真，从而不但有效利用了现有资源，而且使用户的原有投资得到充分保护。

 

企业传真服务器其实是一台服务器，使用传真卡接入外线电话，根据同时使用情况，分为 2 路、 4 路以此类推，最大好处是可以应用到企业的邮件系统，跟用户的邮箱做关联，我们使用的是 EXCHANGE 邮件服务器，有相应的 EXCHANGE 版本，还有 NOTES 邮件服务器版本的，能够基于邮件应用层面的应用，我们不用担心它会不会使用 SMTP 协议，企业传真服务器只用我们提供一个公共邮箱账户给它，它再通过分给用户的电子传真账户来转发传真邮件。我们使用过共享复印机，它可以做到复印、打印、扫描于一体，用起来很方便，而且也很好维护，同样地传真服务器会根据我们发给它的邮件，把附件通过传真发出去，我们不用去跟客户确认传真是否到达，传真服务器也能过滤掉很多垃圾传真营销，也避免有人打长途电话，总之，初期的投入换来的是以后的成本降低，我们要考虑到企业的传真使用率，当达到一定量的基础上选择传真服务器才是正确的选择。