经济寒冬企业如何减少糊涂帐

 

经济寒冬企业如何减少糊涂帐

 

    安徽某公司的部门助理郝彬，最近正忙着跟着老员工学习业务。自从公司使用了泛微E- cology协同办公系统之后，他所承担的职责一下少了许多。要知道，以前在月底的时候，他帮部门的同事贴发票就得贴好几天。遇到一些同事贴错票或者忘了填原因，他还得来在财务和同事之间来回跑。所以每次一到月底报销的时候，郝彬总是忙的团团转，有时候连中午饭都得到下午2、3点才吃。

    即便如此，每个月还是有很多报销被退回，领导也经常会对一些费用产生质疑。而郝彬有时候就夹在中间，两边不讨好。不过在公司使用协同办公OA系统之后，费用控制变得非常明晰，彻底杜绝了糊里糊涂的账目、报销。郝彬也终于也从无头绪的报销事物中解脱出来，开始学习部门业务，于个人和部门而言，都能实现更大的价值。

    报销流程成内耗

    对于公司负责业务拓展的员工来说，公司的财务似乎永远都和自己过不去。半个月/一个月的报销周期，经常会因为记不起月初费用发生原因，或者丢失了报销凭证，导致自己垫付资金的损失。本来就因为繁琐的报销搞得情绪不佳，这时候再遇到财务人员的铁面无私，往往会恶化业务人员和财务人员之间的关系。一个为公司业务拓展疆土，一个为公司内部严格控制，两个都是为公司尽职却经常导致无谓的内耗。

    同样烦恼的还有领导。面对摆在桌子上的一大堆需要签字确认的单子，即使有三头六臂，领导也不能一一仔细审查，很多时候只能凭借信任和感觉签上自己的名字。而这种确认往往存在一定的隐患，是否如实报销，是否超过报销额度，都是对公司财务状况的考验。

    在目前全球经济危机环境中，开源节流是提高企业在逆境中竞争力的有效手段，而对于公司费用支出的有效控制，是开源节流首先要解决的问题。对于使用协同办公OA系统的企业来说，协同管理下减少的糊涂账，无疑是经济寒冬中的取暖素材。

    明晰账目提高效率

    同样因为协同OA，以前负责部门行政业务的郝彬，也看到了提升的机会。

    在公司使用泛微协同办公OA系统之后，郝彬从繁琐的行政业务中脱离出来，开始帮助同事进行业务和项目的助理工作。到月底报销时，他只需要提醒同事在OA系统上确认并提交自己的报销申请，就可以完成以前需要几天的工作。同事们不再纠缠于报销琐事之中，可以集中精力进行业务开发，部门的业绩也明显提高。而郝彬也开始熟悉部门的业务，并逐渐发挥自己的作用。

    公司的领导也可以轻松实现对项目、费用的控制。泛微协同OA系统包括七大项目模块，其中项目管理（e-Project），资产管理e-Logistics），财务管理（e-Financials）和工作流程管理（e-Workflow），可以让领导轻松了解到项目的进程，员工的工作进度，以及跟项目有关发生的费用。一目了然的项目管理，领导可以放心的审批并指正。

   

    一个运营良好财务健康的企业，往往在企业内部流程以及费用管理方面有着杰出的表现。在无“内忧”的背景下，企业的做战能力才能进一步放大，而以泛微为代表的协同OA系统，就是提高企业效率、明确企业内部责任的有效辅助器。在这次百年一遇的全球经济危机中，它们的作用将进一步得到展现。