协同：问题出在哪里？

 

你怎么给OA的发展分阶段？哪一阶段加入了简单的协同理念？

 

我们回顾一下办公自动化（ OA）的发展过程：

 

第一代 OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和移动办公。

 

第二代 OA是从90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时，OA系统也加入了更多的功能，如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。

 

90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理（ Collaboration）的兴起，OA的指导思想开始发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，OA中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等，第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的；更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。

 

纵观 OA的发展历程，我们发现，办公自动化很多时候作的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代OA开始加入新的理念如“协同”，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离。


 

起源于政府的公文和档案管理的OA一直没有发挥出更大的价值， 传统OA应用软件里，引入了协同管理相关的理念和 简单的协作工具 功能后，OA的应用情况有了哪些改变？

 

起源于政府的公文和档案管理的传统 OA系统一直没有发挥更大的价值，原因在于其难以与企业其它业务系统紧密集成，使得企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”，企业需要花大量人力物力在不同的应用系统之间切换以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，企业的运作效率得不到显著提高。

传统的 OA系统由于其体系架构的陈旧，无法很好的建立起一个协同运作的环境。随着协同管理思想的出现，它开始纳入一定的协同管理理念，在功能上也加入了简单的协作工具，利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同， OA的架构也比较灵活，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接。真正意义上的协同 OA可以帮助企业建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，实现企业内部各部门之间的协同，和企业内部与外部资源（包括客户和合作伙伴）之间的协同，从而使得企业内部资源（管理者、员工）和外部资源（客户和伙伴）能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。

 

有两种说法，一种是尽管新一代OA开始加入新的理念如“协同”，但从根本上来说，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离；另一种是协同OA是强调了办公的协同软件，你赞同哪一种说法？ 在您看来，协同软件、OA、协同OA是怎么样的关系？有着哪些方面的不同？

 

从目前市场上的 OA产品来看大致分为两类：

 

第一类 OA：沿袭传统OA，简单和低价

开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低，它的功能主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。并加入了一些辅助功能如， BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立，其中包含的各种信息依然以“孤立”和“静态”的形式存在。总体上来说，这类OA只能帮助企业迈入“办公自动化”的初级阶段，对希望利用OA提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。

 

第二类 OA：实现了部分的协作，有一定灵活性

第二类 OA相对来说是比较先进的OA，它开始纳入一定的协同管理思想，在功能上也进行了相当的改进，除了对工作流程的功能进行了加强之外，还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同，OA的架构也比较灵活，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接，其“办公”涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。

 

事实上，上面的两类 OA产品都没有实现真正意义上的协同。协同OA是伴随协同软件理论和技术的日趋成熟应运而生的，它源自传统 OA，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。协同OA基于全新的管理理念和功能体系而设计，因而它呈现出完全不同于传统OA的特性，它具有信息网状（将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网”）、业务关联（对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理）、随需而应（企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作）三大特性。

 

您认为协同软件的发展趋势如何？

 

协同软件是指个人或组织用来实现沟通和协作的应用软件，包括协同工具软件、协同平台软件，协同应用软件等。目前市场上应用比较多的协同软件有，IBM 的 Lotus Domino/Notes 和 Lotus Workplace ，微软公司的 Microsoft Office System 系列产品， 点击科技公司 的“竞开协同之星”、“竞开工作流系统”，泛微的协同管理应用平台（e-cology）、协同办公系统（e-nature）等。随着管理思想和信息技术的发展，我们相信协同软件将越来越体现出它的独特优势，并在如下三方面进一步提升其应用：

 

协同化：协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。协同软件一方面将加强自身“内含”的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境；另一方面，由于协同软件的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其“外延”的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。

 

智能化：协同软件不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当“参谋”的角色。这就意味着协同软件不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在，制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。

 

知识化：协同软件还应是企业知识管理的工具。尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的核动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。协同软件将利用自身的优势，更多的关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性的发展。

 

就政府行业来说，协同政务的发展情况及其趋势如何？你怎么定义“协同政务”这一概念？政府方面目前的认识程度如何？

 

从目前情况看，政府各部门在电子政务建设和应用中存在“重概念轻实效，重电子轻政务，重新建轻整合”的现象。各部门公共信息资源的整合利用受到体制因素的限制，难以发挥办公自动化系统的最佳效率，制约了政府公共服务水平的提高。

 

协同政务概念的提出是融入了“协同”的管理思想，基于电子政务概念的基础上产生的。泛微理解的“协同政务”是将政府机关的内外资源，包括政府内各职能部门之间，以及政府与外部的供应商、服务提供商、下级单位、上级领导及其他合作伙伴等整合在一个统一的平台上进行管理，使政府机关变成一个电子化的内外部协同工作的组织。它超出了传统的管理信息系统的内涵，以政府内外资源的完全整合，高度关联的信息，无缝集成的应用，高效和规范化的流程，创建一个完全相互配合的、统一管理的、协作的政务环境，从而提升管理智能和政务效率。

 

作为新一代的应用软件，协同软件如何有效让用户接受和认知，是目前协同软件产业面临的一个重要问题。与企业应用相比较而言，政府对协同软件的倾向性较低，这与电子政务概念在市场中广泛普及有一定关系，在政府部门市场中推广协同软件，需要将协同的概念和电子政务有效的结合起来。从目前政府部门的需求和应用情况来看，目前政府对协同政务概念的认知还有限，存在着对协同软件有潜在需求但又无法准确提取需求的状况，在政府部门推广协同软件需要一个长期的对协同政务的认知过程。

 

在协同政务的发展过程中，协同OA体现了什么作用，其发展趋势如何？

 

事实上，协同政务可以理解为协同 OA在电子政务平台上的实现。一个成熟的协同政务平台应当包括对外服务的政务外网、政府内部办公的政务内网、和各政务内网之间进行数据交换、信息共享和业务协同的政务专网三个部分。通过搭建政府内网和外网，实现政府内部办公的知识信息管理、业务流程管理、人员管理、会议管理等功能，以及外网的信息发布、信息检索、在线咨询等功能；同时，通过引入门户技术实现政府内网和外网的连接，建立起政府机构和外部公众交流的通道。

政府外网进行信息发布、网上交流、业务处理；政府内网进行日常办公及进行信息和业务协同。政务内网与政务外网之间进行隔离，从而保证电子政务数据和应用的安全性；政务外网通过物理隔离设备和防火墙与政务内网连接，并通过可靠的数据传输方式对外部信息进行采集、分析，并实现与外部资源的业务沟通。使得各政府机构在统一平台上传递信息、开展业务，可以促进原来分散的业务系统的整合，加速不同部门之间、不同行业之间的信息交流，紧密的将神经网络中的各级政府部门政务内网（含业务系统），企事业单位结合在一起，实现协同政务，资源共享，科学决策。

 

实现协同化电子政务的关键问题是什么？

 

伴随社会的多元化发展趋势，政府部门的管理工作面临着更高的要求，政府的职能将渐渐完成从计划到协调、从管理到服务的深刻转变。这将在客观上要求政府部门强化中央与地方政府之间、地方政府上下级之间以及同级政府各部门之间的协同，实现协同化的电子政务。如何实现政府部门的协同化管理？其关键因素在于整合性、敏捷性、实时性，需要整合资源，实现跨地区、跨部门、可变流程的协同政务。有效地解决信息化发展中遇到的“信息孤岛”等问题，连通各个孤立的政务信息系统，把分散的政务数据资源整合起来，提升电子政务的整体效能，而协同政务应用是突破信息孤岛、整合信息资源的有效方法。