利用微软文档管理解决方案实现E-Vision企业信息门户平台

天翼博雅科技发展有限公司基于 Office 2007 和 SharePoint技术开发的E-Vision企业信息门户，不仅可以帮助企业解决信息内容独立分散的整合难题，更为公司提供了服务员工的高层次的平台体系，使员工可以以门户为通道连接到各个业务系统展开工作。

1．应用背景：

现如今，一个普通的 Web 站点远远满足不了企业应用的需求，整个企业既需要有对信息进行统一管理的企业级信息门户，同时每个部门也都应有自己的部门站点，协助部门内部处理相关的事宜（如文档管理和信息交流等）。但是，企业在构建信息门户的过程中，由于缺乏统一的规划和一定的标准往往会产生很多问题。

企业信息和知识的发布、共享和管理成本过高

目前企业内的各种资料大多还是以分散的文件形式进行存储，用户查找相关资源的过程相当繁琐，管理维护起来成本很高。信息化程度高一点的企业建立了网站，可以在网站上检索和浏览信息，但网站的制作和管理非常耗费精力，而且扩展起来非常麻烦，远远跟不上企业发展的需要。还有的企业使用了非网络化的信息管理软件，但是这类软件的通用性不强，此外，过多的独立应用软件增加了管理和培训的负担，也为将来业务数据的交互、整合埋下了隐患。

很多企业的局域网业务和办公系统在建设初期的确为企业带来了丰厚的经济效益，但是随着企业规模的不断扩张，局域网式的办公系统在信息共享、协同工作等发面存在很大的局限性，而且缺乏对远程办公的支持，企业内部的各个分支机构和合作伙伴无法实现跨地域的网络协同工作，只能单纯依靠电话、传真、邮件等传统方法做有限的沟通与协作，甚至，企业中的关键业务人员在外时，业务或办公流程就无法正常运转，企业综合绩效受到了很大制约，严重影响了企业的市场竞争力。企业迫切需要一个现代化的协作平台来支撑企业的运营。

难以整合企业现有的业务系统和办公系统

企业内各种办公系统和业务系统大多是独立购买或研发的，这就导致了信息的重复输入，有时存储在不同系统中的数据得不到及时同步，造成了企业数据的不一致性，容易影响员工的日常工作，甚至会影响重大决策的制定和业务流程。企业内的运作也不能自动连续地运行。企业为了摆脱这样的困境，往往需要增加人员处理接口部分的工作，但这将导致运营成本的提升，同时降低了工作效率。要解决应用系统整合的问题，企业需要遵循统一的标准。

无法提供个性化的定制服务

员工是企业发展的重要资源，员工的工作效率直接影响到企业的经济效益和业务发展。因此，企业急需一个能够根据员工不同的工作性质，为每位员工提供个性化的服务平台。从而充分发挥员工自身的潜能，提高工作效率、降低管理成本。

企业数据信息的安全和可靠性难以保障

企业内部的各种数据、信息分散存储在不同的地方。众所周知，电子文档极易复制且复制后不留任何痕迹，因此离散的管理模式极易造成数据、信息的丢失，非法访问也时有发生。传统的解决方案中，安全策略极其薄弱，没有可靠的权限机制可以遵循，即使企业已经充分意识到了这种潜在的安全隐患，也难以建立有效的权限管理策略予以应对。企业迫切希望能够从根本上确保数据的安全、可靠，免除由于信息泄露而造成的经济损失。

Grapecity企业信息门户E-Vision解决方案基于Microsoft SharePoint Server 2007，为整个企业构筑了智能化管理工作平台。

2．解决方案：

E-Vision企业信息门户解决方案可以对企业共用的信息进行统一管理、存储和发布，确保信息在企业内部能够被即时地传递，并使得用户可以方便地对信息进行检索和查询。信息门户中管理、存储和发布的信息包括：企业全局情况、发展战略、规章制度、管理模式、重大事件、通知公告，从而使员工可以对企业整体情况和战略有一个总体的把握。有权限的用户还可以对企业产品信息、关键客户信息进行集中存储和管理，保持信息的更新，提高服务水准和工作效率。此外，用户可以在系统中对自己感兴趣的信息进行订阅，一旦相关信息发生了变化，系统就会按照预先设定的方式，发送邮件、即时消息、手机短信等通知用户及时查看。

为企业提供完善的协作平台

基于微软SharePoint Server 2007和Live Communications Server 2005架构的协作平台，使用户可以即时找到本地或远程用户，并通过文字、音频、视频等形式进行沟通，展开协作，共享关键的具有时效性的信息。协作平台中提供的桌面和业务线应用程序的状态识别功能消除了在查找关键工作伙伴以及与其通信方面的延迟情况。用户还可以将自己的日程安排共享给其他用户，也可以查阅他人的日程安排，以便于在适当的时间进行相互协作。同时基于LCS的协作平台拥有高度可扩展性，标准版本LCS可以扩展到1.5万用户，而企业版本更是可以扩展到到10万用户，通信的内容记录于SQL Server中，可以方便企业对即时通信内容进行审计。

整合业务数据，增强商业洞察力

企业各级管理人员在日常制定决策的过程中，需要对企业运营状况的各种业务数据进行综合把握。E-Vision企业信息门户解决方案可以将各个业务系统中的数据进行整合，实现业务数据的集中管理，以确保数据的一致性，同时提供了数据展现的统一视图，帮助企业增强商业洞察力，赢得更多得市场商机。

定制个人门户，有效提升个人工作效率

对日程安排、会议记录等协作信息进行统一管理，建立完善的协作机制。

个人门户将是E-Vision企业信息门户解决方案中用户主要的工作平台，它为用户提供了一个链接相关内容的通道。用户可以在个人门户中订阅和自己日常工作相关的新闻、通知、电子期刊和其他信息，管理自己的电子邮件、日程、任务、通讯录，并可以通过个人门户直接进入相关的工作环境。作为管理人员，还可以在个人门户中查阅自己权限范围内的报表和分析数据。个性化门户真正实现了以用户为核心的工作理念。

数据信息集中管理与授权访问

E-Vision企业信息门户解决方案为各级管理人员提供了与企业运营情况相关的各种分析数据，供企业管理人员通过协同办公平台及时方便地找到自己管理企业所需要的各种报表和分析数据。而数据的汇聚、转换、传输过程，都是基于SQL Server 和SQL Server Analysis Services 的数据仓库进行的，并与 2007 Microsoft Office system 的权限管理相集成，确保特定用户只能看到自己权限范围内的报表和分析数据，捍卫了企业数据的安全性。

3．应用效果：

上海葡萄城信息技术有限公司始终秉持充分了解客户目的与需求、提供最为切实丰富的行业经验、保持高质量的服务。E-Vision企业信息门户解决方案正是这种原则的最好诠释，它为企业的信息化建设提供了有力支持。

整合现有的业务系统，实现统一的信息管理平台

分析企业信息化的过程，不难发现，大多数企业在建立信息系统时都采用分步实施的方法：针对不同的应用需求建立不同的业务子系统。这种方法的好处是分期投资、见效快，但由此带来的问题也是非常明显的，各子系统都是针对特定应用开发、设计的，不同子系统之间存在着功能重叠的、信息存储冗余甚至互相之间数据不一致等问题，不同部门、不同系统之间难以实现信息共享，容易导致信息孤岛的出现，管理、维护起来也极为不便。

建立一个完整有效的企业门户，可以在一定程度上把分立系统的不同功能有效地组织起来，提供一个统一的信息服务功能入口，并利用相关的门户技术，整合企业的后台业务系统，减少信息孤岛的存在，并降低重复投资，为用户提供更加完善的信息服务平台。

全方位协作平台，增强了企业人员之间的信息共享誉协作

E-Vision基于SharePoint Server 2007与LCS构建的协作平台推进了企业的无纸化办公，增强了人员之间的连接，提升了协作效率，降低了协作成本，在企业的信息化建设中发挥了极为重要的作用。

提供个性化服务，为企业赢得更多商机

在以客户为中心的时代，服务的个性化是提高企业竞争力的关键，而企业门户的建立为个性化服务打下了基础。

有了企业门户，员工、客户、合作伙伴、代理商都可以根据自己的需求建立自己的工作区，并仅显示对自己有用的信息和事务处理窗口。

如果是公司的客户，可以指定工作区显示与该公司有关的新闻、股票状况、产品和服务信息。而如果是合作伙伴，则可以指定工作区显示该公司针对合作伙伴的计划、市场活动等信息。另外，企业门户还提供了主动式的个性化服务，它可以根据用户的注册信息和你所关心的内容，判别用户扮演的角色，然后把相关的信息自动“推”到用户的面前。

充分利用现有资源，降低运营成本

首先，企业门户将本需占用多个硬件平台的应用集成到较少的硬件平台，节省了企业在硬件上的投资。

其次，减少了多种未经集成的应用软件的总体维护成本，企业通常都有很多遗留系统，涉及的资源包括应用、数据库、文档等，这些资源往往按条块分割，因而 维护成本昂贵，企业门户的应用可以大大降低整个系统的维护成本。

第三，企业门户利用高效的互联网作为传输工具，降低了传播费用，减少了人力投入。

第四，企业门户的实施可以帮助改进企业的供应链管理，实现真正意义上的零库存。

为管理人员服务的运营数据展现平台(Executive BI)

・ 在管理人员门户上显示定制的KPI信息

・ 业务进展情况的分析及预测

・ 定制业务系统的快照

・ 定制基于业务分析的通知信息汇总

为企业专业服务人员服务的知识管理平台(Knowledge Base)

・ 将专业领域的常见问题及解答进行信息汇总，供专业人员共享

・ 管理针对不同业务的练习工具包

・ 从公司或企业外部获取相关的新闻，政策，案例等知识源，在知识库内共享

・ 客户案例信息，部门资源，培训材料，成功经验，失败教训等内部信息汇总