MOSS 2007应用日记（4）――如何创建和使用文档库

1.1创建文档库

在部门网站“行政部”的右上角点击“网站操作”，选择“创建”



点击“文档库”



在名称处输入文档库名称：行政部文档
导航选择默认的“是”
传入电子邮件可以根据需要设置一个文档电子邮件，让用户可以通过发送到该邮件地址直接发送文档。

注：关于传入电子邮件可以参看一个说明：[url]http://stynzf.blogbus.com/logs/10151094.html[/url]

文档版本历史记录可以根据实际情况启用，启用后会保留各个修改的版本，很实用的功能。
文档模板可以设置新建文档库时候使用的模板，包括各种office文档，这里选择word文档。



创建成功后可以在部门网站的文档处看到新增的文档库“行政部文档”



1.2使用文档库

点击“行政部文档”进入该文档库，点击“新建”菜单里面的“新建文档”



弹出一个警告提示，确认即可。



系统会打开word软件进行编辑。



编辑完成后，点击“保存”，会出现另存为窗口，默认位置是保存到“行政部文档”文档库中。

注：由于我使用的是word 2007，如果要和低版本的word兼容，可以勾选下面的“保留与word97-2003的兼容性”。



未勾选兼容性的会弹出提示窗口。



确认后可以在文档库中看到新建的文档。



除了新建文档，还可以使用“上载”功能将文档上传到文档库中。



由于前面创建文档库的时候，设置了允许传入电子邮件，所以还可以使用发邮件的方式直接将文档发送到文档库上
打开outlook，新建一封邮件，收件人为文档库传入电子邮件地址： [email protected] 。将要添加的文档“行政部文档二”作为附件，发送该邮件。



等待一会后就可以在文档库中看到发送的文档了。



1.3文档库和Outlook的协作

在文档库中，点击“操作”菜单的“连接到Outlook”



系统打开Outlook，并弹出提示窗口



确认后可以在Outlook中看到有一个“SharePoint列表”，里面增加了一个“行政部―行政部文档”，当文档库文档有更改的时候，Outlook会自动同步，发现新文档的时候，可以点击文档下面的“下载此文档”



同步后可以在Outlook中阅览文档的内容



如果要编辑该文档，可以直接双击该文档，系统会弹出一个询问窗口，点击“打开”



系统会启动Word打开该文档，此时显示文档为脱机状态，无法编辑。如果需要编辑文档，点击上面的“脱机编辑”



系统会提示需要将文档保存到电脑上以方便编辑



输入需要编辑的文字并保存



因为在联机状态，关闭文档是会弹出一个窗口，询问是否更新文档，点击“更新”



此时在Outlook中可以看到文档已经更新



同时网站上文档库的文档也已经更新，可以自行打开查看。

1.4使用邮件通知文档库的更改

我们可以使用文档库的邮件通知功能来跟踪文档库的变动
在文档库中，点击“操作”菜单中的“通知我”



输入一个通知标题，这里采用默认
发送对象是文档库更改的时候向谁发送邮件，这里也是默认自己



下面的是对发送通知的类型、时间等进行定制，可以根据需要自行修改。这里按照默认设置。



确认后，系统会发送一封邮件告诉你创建成功。
确认后，系统会发送一封邮件告诉你创建成功。



回到文档库中，选择一个文档，点击右边的下拉小箭头，选择“删除”，将文档删除



等待一会后，可以在Outlook中收到系统发送的邮件，告诉你“行政部文档二”已经被删除。



1.5使用RSS订阅文档库的更改

在文档库中，点击“操作”菜单中的“查看RSS源”



点击“订阅此RSS”源



由于系统中有Outlook 2007，会自动弹出一个消息窗口



确认后可以在Outlook中的RSS源看到添加了一个行政部文档的RSS



发现的问题：
使用Outlook订阅RSS，无法很好的同步，测试后好像是因为缓存的关系，暂时找不到解决的方法。
使用Maxthon自带的RSS订阅器可以正常的更新同步
这个问题留待解决。

1.6使用回收站

如果有文件误删除了，可以使用回收站将其还原。
点击左下角的“回收站”



勾选文档，根据需要选择“还原所选项目”或者“删除所选项目”